- Clear (rõ ràng)
Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất.
- Complete (hoàn chỉnh)
Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết. Trên cơ sở đó quá trình trao đổi thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn.
- Concise (ngắn gọn, xúc tích)
Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, xúc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết.
- Correct (chính xác)
Điều quan trọng nhất là thông tin đưa ra phải chính xác, có căn cứ. - Courteous (lịch sự)
Thông điệp có nội dung tốt, nhưng hình thức thể hiện và phương pháp truyền đạt không tốt thì cũng không mang lại kết quả như mong muốn.
N ếu một nhà diễn thuyết trình bày một vấn đề có nội dung rất hấp dẫn nhưng áo quần nhàu nát, nói năng thô lỗ, thì khó có thể thu hút được người nghe.
Vì vậy, để giao tiếp thành công thì bên cạnh việc chuNn bị thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ và ngắn gọn, còn phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác.
Một nhà khoa học có uy tín, một giảng viên giàu kinh nghiệm đến nhận một giảng đường mới. Sau khi vui vẻ vẫy tay chào và mời sinh viên ngồi xuống. N gười giảng viên mở đầu: “Hôm nay tôi đến đây để chia sẻ cùng các bạn những kiến thức…”. Bằng hai từ “chia sẻ” lịch sự, khiêm nhường, người giảng viên không hề làm giảm giá trị của mình, mà ngược lại, với hai chữ “chia sẻ” ấy, người giảng viên đã tạo được bầu không khí ấm áp, tin cậy trong giảng đường, các sinh viên cảm thấy được ton trọng, nên hào hứng, chủ động tham gia học tập, thảo luận, sẵn sàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ với giảng viên, giúp cho buổi học thành công mỹ mãn.
Một giảng viên trẻ, mới từ nước ngoài về, bước vào giảng đường với vẻ mặt xa cách, và bắt đầu: “Hôm nay tôi đến đây để truyền dạy cho các anh, chị
những kiến thức mới… các anh/chị phải…”. N gười giảng viên không biết rằng: chỉ bằng mấy chữ “truyền dạy”, “phải” anh ta đã đào một hố sâu ngăn cách giữa mình với sinh viên. Sinh viên nhìn giảng viên đó với ánh mắt thiếu thiện cảm, không muốn hợp tác cùng anh ta, và bắt đầu xăm xoi, “bới lông, tìm vết” để xem giảng viên đó có đáng mặt, có đủ trình độ để “truyền dạy” cho mình hay không? Không khí giảng đường trở nên ngột ngạt, vì đôi bên Thầy – Trò không thể xích lại gần nhau được. Và tất nhiên, buổi học không thể thành công như mong muốn.