- Accuracy (chính xác)
Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công.
Thực tế đã chứng minh rằng: Thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả. “Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng từ ngữ nêu sự kiện chính xác (ví dụ: đối với người cần nêu rõ họ tên, địa chỉ, đặc điểm, mục đích liên hệ… Đối với vật cần nêu rõ: tên gọi, quy cách, phNm chất,…), nêu con số chính xác (ví dụ: gặp mặt vào lúc nào, mấy giờ, mấy phút: Giao hàng vào lúc nào, nêu ngày giờ cụ thể, số lượng là bao nhiêu,… Số liệu trích dẫn phải có
nguồn gốc rõ ràng,…) và chính xác cả về khả năng thực hiện lời cam kết của mình. Trong giao tiếp cố gắng tránh “hứa hão”, “nói bừa”, vì nó sẽ làm mất đi niềm tin của đối tác, làm tổn hại uy tín của người giao tiếp. Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng: Biết chắc công việc ngày mai mới có thể hoàn thành, nhưng vì sợ mất khách, nên cứ hẹn khách đến chiều nay. Khách đến nhưng việc chưa xong, khách mất công đi lại, chờ đợi, nên rất bực bội, bạn sẽ mất người khách đó mãi mãi. Hơn thế nữa, người khách đó sẽ tuyên truyền cho các người khách khác, bạn sẽ mất uy tín và lầm vào tình cảnh tồi tệ.
Ví dụ: một giáo sư có uy tín, có rất nhiều sinh viên đã và đang theo học. Là một học trò cũ, khi gọi điện đến nhờ giáo sư để xin một cái hẹn, bạn không nên nói chung chung: “Tôi là sinh viên cũ của giáo sư có việc cần hẹn gặp”. Mà nên trình bày cụ thể, chính xác: “Tôi là N guyễn Văn A., sinh viên lớp KTXD K42, được giáo sư hướng dẫn N ghiên cứu khoa học năm học 2002-2003, muốn được gặp giáo sư để xin thư giới thiệu đi du học”.
- Brevity (ngắn gọn)
Thông tin được truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị. Tránh truyền những thông điệp dài dòng, rườm rà, vòng vo, với nhiều thông tin thừa không cần thiết.
Các tác giả C. N orthcote Parkinson và N igel Rowe trong cuốn “Giao tiếp” (1979) đã đưa ra một nguyên tắc rất đáng để chúng ta suy ngẫm và vận dụng “Thông tin quá nhiều cũng nguy hiểm như quá ít vậy. Hãy nói cho mọi
người những gì họ cần biết, nhưng đừng bao giờ để họ bị chìm ngập trong quá nhiều thông tin”.
Vì vậy, khi giao tiếp bạn cần cân nhắc, chọn lọc thật kỹ lưỡng để có được những thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt.
- Clarity (rõ ràng)
Thông tin cần truyền đạt một cách rõ ràng, chuNn xác, tránh dùng những từ ngữ (hoặc những cách mã hóa khác) mập mờ, có thể hiểu hai, ba cách khác nhau.
Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro giao tiếp, hiệu quả giao tiếp càng cao.
