8.1. Chức năng AUTOSUM
- Autosum là nút trên thanh công cụ, dùng để chạy hàm sum().
- Cách sử dụng: nhấp vào ô cần tính tổng, nhấp nút autosum (hoặc Alt+=), Excel sẽ tự động điền đối số cho hàm, nhấn enter nếu ta đồng ý, còn nếu đối số không đúng thì bạn phải sửa lại.
8.2 Thiết lập quy tắc nhập liệu
- Quy tắc nhập liệu là những quy định để người nhập dữ liệu hạn chế sai sót.
- Cách thiết lập: Chọn vùng cần áp dụng quy tắcà vào menu Data/ Validation:
Setting: thiết lập kiểu cho dữ liệu nhập vào vùng Input Message: thông báo khi hộp định vị ở trong vùng Error Alert: thông báo khi nhập sai
8.3 Sắp xếp dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp, có thể chọn cả tiêu đề cột hoặc không. c1. Vào menu data\sort:
Tiếp đến, nhấp chọn Header row nếu vùng dữ liệu có cả dòng tiêu đề, nếu vùng không có tiêu đề thì phải chọn No header row.
Chọn cột cần sắp xếp trong mục Sort by, nhấp Ascending ( tăng dần) hoặc Descending (giảm dần)
c2. Nhấp nút để sắp xếp tăng dần ( hoặc giảm dần )
8.4 Lọc dữ liệu
Có hai kiểu lọc dữ liệu trong Excel: AutoFilter (tự động lọc theo điều kiện đơn giản được chỉ định) hoặc Advanced Filter (lọc nâng cao)
8.4.1 AutoFilter
Cách lọc như sau: b1. Chọn vùng dữ liệu
b2. Vào menu Data\AutoFilter hoặc nhấp nút , khi đó hàng tiêu đề của vùng dữ liệu sẽ xuất hiện hộp lọc.
b3. Nhấp vào nút mũi tên của tên cột cần lọc, chọn điều kiện lọc. Các điều kiện lọc là:
All: hiển thị toàn bộ các nội dung (bảng ghi) trong vùng Blanks: chỉ hiển thị những bảng ghi trắng
Nonblanks: chỉ hiển thị những bảng ghi không trắng
Top 10…: lọc ra n bảng ghi thuộc nhóm dẫn đầu hoặc ngược lại Custom: dùng các toán tử so sánh để lọc
Chú ý: Bạn có thể sử dụng các kí tự đại diện như *, ?
** Hủy bỏ lọc:
- Hủy lọc một cột: Chọn điều kiện lọc là ALL của cột đó.
- Hiển thị lại toàn bộ dữ liệu trong vùng:Vào Data\Filter\Show All
- Bỏ lọc (tắt chức năng lọc): nhấp vào nút AutoFilter hoặc vào Data\Filter\AutoFilter.
4.2 Advanced Filter
b1. Sao chép dòng tên trường sang một vị trí trống và nhập các điều kiện lọc vào (để làm vùng tiêu chuẩn lọc). Nhập điều kiện trong vùng tiêu chuẩn như sau:
- Điều kiện lọc có liên quan đến trường nào thì nhập vào dưới tên trường đó. - Nếu điều kiện lọc là hằng thì nhập hằng vào dưới tên trường tương ứng. - Nếu điều kiện lọc là một quan hệ với một hằng thì nhập dấu phép tính và hằng vào dưới tên trường tương ứng.
- Nếu điều kiện lọc phải thỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện có liên quan đến các trường khác nhau thì nhập điều kiện trên cùng một dòng.
- Nếu điều kiện lọc phải htỏa mãn đồng thời nhiều điều kiện liên quan đến một trường, bạn phải sao chép tên trường và dán nó ở các cell cùng dòng với dòng tên trường và nhập điều kiện vào ô ở dưới.
b2. Vào menu Data\Filter\Advanced Filter\ theo hướng dẫn của hộp thoại:
Action: nhấp chọn một trong hai yêu cầu sau
Filter the list, in place: lọc và hiển thị kết quả trên cùng vị trí dữ liệu cần lọc.
Copy to another place: lọc và hiển thị kết quả trong vùng được chỉ định ở mục Copy to bên dưới.
List range: Vùng chứa dữ liệu để lọc Criteria: vùng tiêu chẩn lọc
Unique: nếu có hai bản ghi trở lên giống nhau thì chỉ hiển thị một bang ghi trong vùng kết quả.
* Bỏ lọc: Vào menu data\Filter\Show All
8.5 Tổng kết dữ liệu theo nhóm
Thực hiện qua các bước sau:
b1. Sắp xếp lại vùng dữ liệu theo trường cần nhóm. Ví dụ ta sắp xếp theo điểm trung bình tăng dần:
Ho ten Toan Ly Hoa Trung binh Xep loai
b 1 2 3 2,00 Yeu f 2 8 7 5,67 Trungbinh d 5 8 5 6,00 Trungbinh h 8 5 5 6,00 Trungbinh n 7 4 7 6,00 Trungbinh c 4 8 7 6,33 Trungbinh m 7 6 6 6,33 Trungbinh g 7 7 6 6,67 Trungbinh k 7 5 8 6,67 Trungbinh j 8 5 9 7,33 Kha
e 7 8 8 7,67 Kha
b2. Đưa hộp định vị vào vùng dữ liệu, vào menu Data\Subtotals\
Each change in: chọn trường khóa (mỗi khi giá trị của trường này thay đổi Excel sẽ chèn vào một dòng tổng kết)
Use function: chọn hàm (cách nhóm) dữ liệu
Add Subtotal to: chọn các trường dữ liệu cần thao tác với hàm đã chọn. Replace current subtotal: thay thế Subtotal đã có
Page break between group: phân mỗi nhóm dữ liệu thành trang
Summary below data: kết quả kết nhóm nằm bên dưới dữ liệu kết nhóm Remove all: xóa bỏ tất cả các Subtotal đã thực hiện
Ví dụ, với cách chọn như trong hộp thoại trên ta sẽ có kết quả như sau:
Ho ten Toan Ly Hoa Trung binh Xep loai
b 1 2 3 2,00 Yeu So luong 1 f 2 8 7 5,67 Trungbinh d 5 8 5 6,00 Trungbinh h 8 5 5 6,00 Trungbinh n 7 4 7 6,00 Trungbinh c 4 8 7 6,33 Trungbinh m 7 6 6 6,33 Trungbinh g 7 7 6 6,67 Trungbinh k 7 5 8 6,67 Trungbinh So luong 8 j 8 5 9 7,33 Kha e 7 8 8 7,67 Kha So luong 2 Tong so 11
PHỤ LỤC
A. Sử dụng chuột
Chuột là thiết bị nhập tọa độ và tín hiệu điều khiển.
Để thao tác nhanh chóng và dễ dàng với chuột ta cần nắm chuột như hình trên tức là:
Ngón trỏ đặt lên nút trái và dùng để quay nút cuộn giữa. Ngón giữa đặt lên nút phải.
Dùng Ngón cái và hai ngón còn lại kẹp vào hai bên thành chuột.
B. Bố trí phím trên bàn phím (QWERTY)
Gồm các nhóm:
Function: Các phím F1-F12 được sử dụng cho những chức năng nhất định. Ví dụ: F1 – trợ giúp.
Phần chữ cái.
Phần con trỏ di chuyển ←↑↓→.
Numeric (phần phím số): Gõ số khi NumLock đã bật. Các phần khác… (điều khiển).
C. Các phím thông dụng
Escape: Thoát khỏi các hộp thoại (cancel). Khi bối rối, hãy thử dùng phím này. Tab: Di chuyển giữa các đối tượng hoặc chèn một khoảng trắng lớn vào văn bản. CapsLock: Khi phím này được bật, toàn bộ chữ gõ vào đều là chữ hoa.
Shift:
o Shift+ A-Z: Chữ hoa.
o Shift+ phím khác: Ký tự nằm phía trên trên mặt phím. Vd: Shift+7 à &. Ctrl (Control), Alt (Alternative): Sử dụng trong các tổ hợp phím (gõ kèm phím
khác) để thực hiện các chức năng đặc biệt. Space: Khoảng trắng (ngăn cách các từ). Backspace: Xóa ký tự đứng trước.
Insert: Chuyển chế độ Insert/Overwrite. Home/End: Di chuyển về đầu/cuối dòng.
PageUp/PageDown: Di chuyển lên/xuống trang trước/sau. Enter: Xuống dòng,…
Lights: Vùng đèn bàn phím (Num Lock, Caps Lock, Scroll Lock). Print Screen: Chụp ảnh màn hình.
Num Lock: Bật/tắt chế độ gõ số trên bàn phím số (Num Lock bật thì mới gõ số được).
Delete: Xóa ký tự đứng sau(bên phải).
D. Gõ bàn phím bằng 10 ngón
Ta chia bàn phím ra làm 9 khu vực:
Đặt tay lên bàn phím như hình sau:
Với:
0: Là ngón cái
-1, -2, -3, -4: Là ngón trỏ, giữa, áp út, út phải. 1, 2, 3, 4: Là ngón trỏ, giữa, áp út, út trái.
Ứng với mỗi số là phạm vi gõ phím của mỗi ngón tay.
Để dễ dàng tập đánh 10 ngón nhanh ta có thể sử dụng phần mềm miễn phí Senselang, download tại địa chỉ: http:// www.senselang.com.