7.1 Công thức
- Công thức được tạo thành từ các toán tử và các toán hạng, trong đó toán hạng có thể là một giá trị cụ thể hoặc địa chỉ ô chứa giá trị. Kết thúc việc nhập ta bấm enter.
Trong trường hợp ta muốn ban hành công thức cho một vùng (kết quả là tất cả các ô trong vùng này sẽ có cùng giá trị vì cùng một công thức) thì ta phải chọn vùng, ban hành công thức và gõ Ctrl + Shift + enter để kết thúc việc nhập.
7.1.1 Toán tử
a. Toán tử số học: +, -, *, /, ^ b. Toán tử ghép nối chuỗi: &
c. Toán tử quan hệ: <, <=, >, >=, <>, =
* Thứ tự ưu tiên khi tính toán: Nếu trong một biểu thức có các phép toán trên thì thứ tự thực hiện chúng theo độ tiên sau:
Thứ tự ưu tiên Phép toán 1 ^ 2 *, / 3 +,- 4 & 5 các toán tử quan hệ 7.1.2 Toán hạng
- Toán hạng có thể là giá trị hằng, địa chỉ hoặc tên một cell hoặc một vùng.
7.1.3 Giới thiệu về hàm
- Hàm là những công thức có sẵn của Excel, mỗi hàm thực hiện một chức năng tính toán chuyên biệt. Excel có trên 300 hàm có sẵn.
Người sử dụng có thể tự viết hàm và đưa vào thư viện của Excel để sử dụng như hàm của Excel.
- Dạng thức tổng quát của hàm: tên_hàm(các đối số)
Trong đó: tên_hàm không phân biệt chữ hoa thường; các đối số dược cách nhau bởi dấu ; hoặc , tùy theo quy định của máy tính. (Quy định trong Control Panel/ Regional Settings)
Ví dụ 1: and(a1; a1; b10) Ví dụ 2: sum(B1:B10; C1:c10)
7.1.4 Sao chép công thức dùng Fill Handle
- Sau khi nhập công thức cho một ô, trỏ chuột vào Fill Handle (dấu cộng bên dưới phải của hộp định vị) và rê qua các ô cần sao chép.
7.2 Một số hàm thông dụng 7.2.1 Hàm lôgic
2.1.1 Hàm IF a. Cú pháp:
if(Logical_test, Value_If_True, Value_If_False)
b.Tác dụng: hàm trả về Value_If_True nếu Logical_test đúng, trả về Value_If_False nếu Logical_test sai.
c. Ví dụ: A B C 1 10 20 30 2 100 400 600 3 500 600 900 4
Ví dụ 1: Tại A4, gõ vào: = if(A3<500, “Không đủ mua kem”, “ Đủ để mua kem”) Ta sẽ được kết quả là: Đủ để mua kem
Ví dụ 2: Tại A4, gõ vào: = if(c1<100, sum(A1:A3), sum(B1: B3)) ta sẽ được kết quả: 610
Ví dụ 3: Tại A4, gõ vào: = if(c1<100, “”, sum(B1: B3)) ta sẽ được kết quả: (trống)
2.1.2 Hàm AND
a. Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, Logical3, ... )
b. Tác dụng: cho kết quả là đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức lôgic Logical1, Logical2, Logical3, ... đều đúng. Cho kết quả sai (FALSE) trong trường hợp ngược lại. c. Ví dụ:
Tại cell A4, ta gõ vào: = AND(A1, B1, C1) ta sẽ được kết quả là TRUE
2.1.3 Hàm OR
a. Cú pháp: OR(Logical1, Logical2, Logical3, ... )
b. Tác dụng: cho kết quả là đúng nếu có một biểu thức trong các biểu thức lôgic Logical1, Logical2, Logical3, ... đúng. Cho kết quả sai trong trường hợp tất cả các biểu thức đối số sai.
c. Ví dụ:
Tại cell A4, ta gõ vào: = OR(A1, B1, C1) ta sẽ được kết quả là TRUE
2.1.4 Hàm NOT
a. Cú pháp: NOT(Logical)
b.Tác dụng: Cho kết quả phủ định với giá trị của biểu thức Logical. c. Ví dụ:
Tại cell A4, ta gõ vào: = NOT(A1) ta sẽ được kết quả là FALSE
7.2.2 Các hàm về ngày tháng và thời gian
2.2.1 Hàm TODAY
a. Cú pháp: TODAY()
b. Tác dụng: hàm này không có đối số, cho kết quả là ngày tháng hiện thời của hệ thống.
c. Ví dụ: tại một cell nào đó, ta gõ vào: =today() thì ta sẽ được 10/10/2004
2.2.2 Hàm MONTH
a. Cú pháp: MONTH(serial_number)
b. Tác dụng: cho số tháng của serial_number, serial_number là một giá trị ngày tháng năm nào đó (phải theo đúng định dạng của máy tính mà bạn quy định).
c. Ví dụ: = month(“01/01/78”) sẽ cho kết quả là 1
2.2.3 Hàm DAY
a. Cú pháp: DAY(serial_number)
b. Tác dụng: cho số ngày của serial_number.
c. Ví dụ: giả sử =today() cho kết quả là 10/10/05 thì = day(today()) sẽ cho kết quả là 10
2.2.4 Hàm YEAR
a. Cú pháp: YEAR(serial_number)
b. Tác dụng: cho số năm của serial_number.
c. Ví dụ: giả sử =today() cho kết quả là 10/10/05 thì = year(today()) sẽ cho kết quả là 2005
7.2.3 các hàm về xử lí văn bản
2.3.1 Hàm LEFT
a. Cú pháp LEFT(Text, Numchars)
b. Tác dụng: trích Numchars ký tự bên trái của chuỗi Text. c. Ví dụ: =left( “Dai hoc Su pham”, 4) cho kết quả là “Dai ”
2.3.2 Hàm RIGHT
a. Cú pháp: RIGHT(Text, Numchars)
b. Tác dụng: trích Numchars ký tự bên phải của chuỗi Text. c. Ví dụ:= right( “Dai hoc Su pham”, 4) cho kết quả là “pham”
2.3.3 Hàm MID
a. Cú pháp: MID(Text, Start_num, Numchars)
b. Tác dụng: Trích Numchars của chuỗi Text từ ký tự thứ Start_num. Kí tự đầu tiên bên trái được đánh số 1.
c. Ví dụ: = mid(“Dai hoc Su pham”, 4, 3) cho kết quả là “ ho” 2.3.4 Hàm UPPER(Text): chuyển chuỗi Text thành chuỗi hoa.
2.3.5 Hàm LOWER(Text): chuyển chuỗi Text thành chuỗi thường.
2.3.6 Hàm PROPER(Text):chuyển chuỗi Text thành chuỗi mà chữ đầu của các tiếng
là chữ hoa, các chữ còn lại của tiếng là chữ thường. (Giống như viết tên riêng). 2.3.7 Hàm FIND
a. Cú pháp: FIND(Find_Text, Within_Text, [Start_Num])
b. Tác dụng: tìm một chuỗi ký tự Find_Text trong chuỗi ký tự Within_Text khác từ vị trí Start_Num của Within_Text, trả về vị trí đầu tiên tìm thấy. Hàm này phân biệt chữ hoa và thường và không cho phép dùng ký tự đại diện.
Start_Num có thể có hoặc không, mặc định là 1. Nếu không tìm thấy, hàm trả về trị #Value! c. Ví dụ:
find(“Dai hoc”, “dai”) có giá trị #Value! find(“Dai hoc”, “Dai”) có giá trị 1 find(“Dai hoc”, “i”) có giá trị 3
find(“Dai hoc”, “i”,4) có giá trị #Value! 2.3.8 Hàm SEARCH
a. Cú pháp: SEARCH(Find_Text, Within_Text, [Start_Num])
b. Tác dụng: tìm một chuỗi ký tự Find_Text trong chuỗi ký tự Within_Text khác từ vị trí Start_Num của Within_Text, trả về vị trí đầu tiên tìm thấy. Hàm này không phân biệt chữ hoa và thường và cho phép dùng ký tự đại diện.
* thay cho một nhóm ký tự ? thay cho một ký tự
Nếu muốn tìm dấu *, dấu ?, gõ dấu ~ trước những ký tự này. c. Ví dụ:
search(“Dai hoc”, “dai”) có giá trị 1 search(“Dai hoc”, “Dai”) có giá trị 1 search(“Dai hoc”, “i”) có giá trị 3
search(“Dai hoc”, “i”,4) có giá trị #Value!
2.3.9 Hàm LEN
b. Tác dụng: trả về độ dài của xâu text. c. Ví dụ: = len(“EXCEL”) cho kết quả là 5
2.3.10 Hàm TRIM
a. Cú pháp: TRIM(text)
b. Tác dụng: loại bỏ hết các dấu cách (khoảng trống) ở trước và sau chuỗi text. c. Ví dụ: = TRIM(“ Máy tính ”) cho kết quả là “Máy tính”
7.2.4 Các hàm về toán học và lượng giác
2.4.1 Hàm ABS(number): trả về giá trị tuyệt đối của number. 2.4.2 Hàm INT(number): trả về phần nguyên của number
2.4.3 Hàm MOD(number, Div): trả về phần dư của phép chia number cho Div. 2.4.4 Hàm ROUND(number, n): làm tròn number như sau:
Nếu n = 0: làm tròn đến hàng đơn vị Nếu n > 0: làm tròn đến n số lẻ
Nếu n < 0: làm tròn về phía bên trái dấu phẩy n số Ví dụ: round(123.123,-2) = 100
2.4.5 Hàm RAND(): cho một số ngẫu nhiên từ trong khoảng (0;1). Như vậy để cho số
thực ngẫu nhiên trong khoảng (a;b) ta dùng: rand()*(b-a) + a
2.4.6 Hàm SUM(range): trả về tổng các trị số trong range (danh sách). Range có thể là
các trị số, các ô, vùng, nhiều vùng.
7.2.5 Hàm thống kê
2.5.1 Hàm SUMIF
a. Cú pháp SUMIF(range, Criteria, Sum_Range)
b. Tác dụng: tính tổng các trị số trong Sum_Range được xác định bởi Criteria. Range: là vùng các ô mà ta muốn đánh giá điều kiện.
Criteria: điều kiện để tính tổng, có thể là địa chỉ ô hoặc hằng (đặt trong dấu “ ”)
Sum_Range: có thể có hoặc không. Nếu có sẽ lấy các giá trị trong các ô tương ứng với các ô trong Range thoả Criteria để tính tổng, nếu không có Sum_Range thì Sum_Range là Range. d. Ví dụ: Ví dụ 1: 1 2 3 4 4 5 A B
Doanh số bán được Tiền lĩnh
100,000 7,000
200,000 14,000
300,000 21,000
400,000 28,000
= SUMIF(A2:A5,">160000",B2:B5)
Ý nghĩa: tính tổng tiền lĩnh trong vùng b2:b5 với điều kiện giá trị doanh số bán được trong cell tương ứng > 160000
Ví dụ 2:
1 Họ tên Phụ cấp Tiền phụ cấp 2 A GĐ 5000 3 B PGĐ 3000 4 C PGĐ 3000 5 D TP 2000 6 E GĐ 6000 7 Bảng phụ cấp theo chức vụ 8 GĐ (1) 9 PGĐ (2) 10 TP (3) Công thức (1) = sumif($b$2:$b$6; b8; $c$2:$c$6)
Kéo Fill Handle xuống các ô c9, c10 ta sẽ được công thức và kết quả.
2.5.2 Hàm COUNT
a. Cú pháp: count(Value1,Value2, Value3,...):
b. Tác dụng: đếm số phần tử là trị số trong danh sách các đối số Value1,Value2, Value3,...
c. Ví dụ:
Tại cell a7, gõ công thức: =COUNT(F3:G8), ta sẽ được kết quả là 6
2.5.3 HÀm COUNTA
a. Cú pháp: counta(Value1,Value2, Value3,...)
b. Tác dụng: đếm số phần tử không rỗng trong danh sách đối số Value1,Value2… c. Ví dụ: Với dữ liệu như ở 2.5.2, tại cell a7, gõ công thức: =COUNTA(F3:G8), ta sẽ được kết quả là 10
2.5.4 Hàm COUNTIF
a. Cú pháp: countif(Range, Criteria)
b. Tác dụng: đếm số phần tử không rỗng trong Range thoả mãn Criteria. c. Ví dụ: Với dữ liệu như ở 2.5.2, tại cell a7, gõ công thức:
COUNTIF(F3:G8;"<=4"), ta sẽ được kết quả là 4
2.5.4 Hàm RANK
a. Cú pháp: rank(number, Ref, Order)
b. Tác dụng: tính thứ bậc của Number trong Ref theo thứ tự sắp xếp Order của Ref. Order là 0 (mặc định) thì Ref phải được sắp xếp giảm dần
Order là 1 thì Ref phải được sắp xếp tăng dần.c.Ví dụ:
A B 1 h 1 2 t 2 3 h 3 4 4 4 5 6 h 6 7
Tại cell c2, gõ vào: =RANK(C3;$C$3:$C$9;0) ta sẽ được giá trị là 1
Rê Fill Handle để sao chép công thức sang các cell từ c3 đến c7 ta sẽ được các giá trị như trên.
2.5.5 Hàm Average(Value1,Value2, Value3,..): cho số trung bình cộng của các trị số
trong các đối Value1,Value2, Value3,....
2.5.6 Hàm MAX(Value1,Value2, Value3,...): cho trị lớn nhất trong các đối số.
2.5.7 Hàm MIN(Value1,Value2, Value3,...): cho trị nhỏ nhất trong các đối số.
7.2.6 Hàm dò tìm và tham chiếu
2.6.1 Hàm CHOOSE
a. Cú pháp: choose(index_num,value1,value2,...) index_num là một biểu thức số
valuei là các biểu thức
b. Tác dụng: nếu index_num có giá trị i thì hàm trả về giá trị của valuei.
Nếu giá trị của index_num nằm ngoài phạm vi từ 1 đến tổng số đối -1 thì hàm trả về VALUE?
c. Ví dụ:
- Với dữ liệu ở phần 2.5.4, tại cell c8 ta gõ: =SUM(CHOOSE(2; B3:B9;C3:C9;D3:D9)) sẽ cho ta 44,7VK512
- Kết quả của hàm: choose(4; “Anh”; “Yeu”; “Em”) là VALUE?
2.6.2 Hàm VLOOKUP
a. Cú pháp:VLOOKUP(lookup_value, table_array,col_index_num,range_lookup) b.Tác dụng:
lookup_value là giá trị sẽ lấy để dò trong cột đầu tiên (cột số 1 của bảng dò)
table_array là bảng dò, gồm cột đầu tiên (để dò tìm) và các cột còn lại để chứa dữ liệu. col_index_num là cột cần lấy giá trị
range_lookup là cách dò: nếu là 1 hoặc TRUE hặoc bỏ trống thì excel sẽ dò tìm và lấy giá trị nhỏ hơn giá trị lớn hơn lookup_value trong ô gần nhất (dò tìm xấp xỉ); nếu là 0 hoặc FALSE thì excel sẽ dò tìm và lấy giá trị chính xác bằng với lookup_value (dò tìm chính xác).
Nếu dò tìm không có kết quả, giá trị trả về của hàm là N/A! c.Ví dụ: A B C 1 Tên Điểm TB Vị thứ 2 C 9,0 1 3 E 7,9 2 4 A 7,8 3 5 B 6,8 4 6 M 6,8 4 7 D 3,7 6 8
- Ví dụ 1: Lấy dữ liệu ở bảng 2.5.4
Giả sử vùng A2:c7 có tên là data, để tìm vị thứ của học sinh có tên M ta gõ công thức: = VLOOKUP(B7;data;3;0) (cho giá trị 4)
- Ví dụ 2: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A B C Mật độ Độ dẻo Nhiệt độ 0.457 3.55 500 0.525 3.25 400 0.616 2.93 300 0.675 2.75 250 0.746 2.57 200 0.835 2.38 150 0.946 2.17 100 1.09 1.95 50 1.29 1.71 0
Công thức: =VLOOKUP(.7,A2:C10,3,FALSE) cho giá trị là #N/A Công thức: =VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) cho giá trị là 1.71
2.6.3 Hàm HLOOKUP: như hàm vlookup, chỉ khác là vlookup dò theo chiều dọc còn
hlookup dò theo chiều ngang. Ví dụ: 1 2 3 4 A B C
Axle Bearing Bolt
4 4 9
5 7 10
6 8 11
HLOOKUP("Axles",A1:C4,2,TRUE) cho kết quả 4 HLOOKUP("Bearings",A1:C4,3,FALSE) cho kết quả 7 HLOOKUP("B",A1:C4,3,TRUE) cho kết quả 5
HLOOKUP("Bolts",A1:C4,4) cho kết quả 11
2.6.4 Hàm INDEX
a. Cú pháp: index(array,row_num,column_num)
b. Tác dụng: trả về giát rị của ô nừm tại dòng có số row_num và cột column_num trong bảng array.
Nếu các giá trị row_num và column_num không xác định một vị trí trong array thì hàm trả về #REF!
c. Ví dụ:
A B
2 Cam 10000
3 Xoài 8000
4 Chuối 3000
INDEX(A2:B4,2,2) cho kết quả là 8000 INDEX(A2:B4,2,1) cho kết quả là Xoài
2.6.5 Hàm MATCH
a. Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
b. Tác dụng: trả về vị trí của một phần tử trong bảng lookup_array có giá trị bằng lookup_value.
match_type là kiểu so khớp lookup_value với giá trị trong bảnglookup_array, có giá trị 1, 0 hoặc -1:
- là 1 thì excel tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng với giá trị lookup_value. lookup_value phải được sắp xếp tăng dần, ví dụ: -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE.
- là -1 thì excel tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng với giá trị lookup_value. lookup_value phải được sắp xếp giảm dần, ví dụ: TRUE, FALSE, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., and so on.
Nếu match_type bỏ trống, nó có giá trị là 1. Nếu hàm không tìm ra vị trí, nó sẽ trả về #NA! c. Ví dụ: 1 2 3 4 5 A B Product Count Bananas 25 Oranges 38 Apples 40 Pears 41
MATCH(39,B2:B5,1) cho kết quả là 2 MATCH(41,B2:B5,0) cho kết quả là 4 MATCH(40,B2:B5,-1) cho kết quả là #N/A
7.2.7 Các hàm kiểm tra
2.7.1 Hàm isblank(value): kiểm tra cell rỗng
2.7.2 Hàm iserr(value): kiểm tra trị sai, ngoại trừ #N/A! (trả về FALSE) 2.7.3 Hàm iserrror(value): kiểm tra trị sai bất kì
2.7.4 isna(value): kiểm trả value có phải là #N/A! 2.7.5 islogical(value): kiểm tra trị lôgic (FALSE, TRUE) 2.7.6 isnontexxt(value): kiểm tra trị không phải chuỗi. 2.7.7 isnumber(value): kiểm tra trị số
2.7.8 isref(value): kiểm tra địa chỉ 2.7.9 istext(value):kiểm tra trị chuỗi
Các hàm trên có tác dụng kiểm tra đối số, cho kết quả TRUE nếu kiểm tra đúng, FALSE nếu kiểm tra sai, với value là giá trị mà ta cần kiểm tra, nó có thể là một cell, một hằng, tên,…
*** Bạn đọc tự tìm hiểu thêm các hàm của Excel bằng Help.