5.1. Phân cột kiểu báo chí
5.1.1. Tạo cột
Bước 1. Nhập nội dung phần văn bản. Bước 2. Chọn khối văn bản cần chia cột. Bước 3. Vào menu Format chọn Column.
Bước 4. Chọn số cột thông qua biểu tượng số cột, hoặc có thể gõ nhập số cột trong hộp
Number of column.
Bước 5. Nếu cần đường phân cách giữa các cột ta bấm chọn vào hộp Line between. Bước 6. Nhấn OK.
5.1.2. Hiệu chỉnh cột
Thay đổi kích thước của cột bằng thước:
Nếu chưa có cây thước trên màn hình thì vào menu View chọn mục Ruler. Cây thước có hình dáng như sau:
Đưa con trỏ đến các vị trí bấm và giữ nguyên chuột trái kéo mở rộng hoặc thu hẹp cột. Đặt ngắt cột
Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt cột, vào menu Insert, chọn Insert Break.
Chọn Column Break, lúc này phần văn bản kể từ dấu nháy sẽ được mang sang cột mới.
Con trỏ đang ở vị trí văn bản nhiều cột chuyển về dạng một cột bình thường để tiếp tục soạn thảo:
Đặt con trỏ vào vị trí của dòng cuối cùng của cột cuối cùng, vào menu Insert chọn
Break. Chọn Continuous, và bấm vào nút Column trên thanh công cụ chọn biểu tượng 1 cột.
5.2. Lập bảng
Một bảng biểu (table) là một hình thức tổ chức dữ liệu gồm nhiều dòng (rows) và nhiều cột (columns), giao của một dòng và một cột được gọi là ô (cell).
5.2.1. Tạo bảng
Bước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo bảng.
Bước 2. Vào menu Table bấm chọn Insert, sau đó chọn Table, ta nhận được hộp hội thoại.
Bước 3. Gõ vào số lượng cột trong hộp Number of columns. Bước 4. Gõ vào số lượng dòng trong hộp Number of rows.
Bước 5. Chỉ định độ rộng của các cột trong hộp Fixed of column width.
− Nếu Fixed column width là Auto thì bảng tự động điền vào giữa hai ranh giới lề, kích thước các cột đều nhau.
− Nếu là Autofit to contents thì tự động cột sẽ bao lấy nội dung văn bản chứa trong nó.
− Nếu Autofit Windows được chọn thì bảng sẽ thu gọn sao cho nằm trong cửa sổ trình duyệt trang WEB.
− Nếu hộp kiểm tra Remember dimension … đựợc đánh dấu thì những chỉ định hiện tại sẽ được áp dụng cho lần tạo bảng sau.
Bước 6. Bấm nút OK
Ngoài cách dùng menu chỉ định cụ thể việc tạo bảng ta còn có thể áp dụng theo cách sau: kích chuột vào nút trên thanh công cụ, rê chuột để chọn số cột cần tạo.
5.2.2. Hiệu chỉnh bảng
Chèn thêm cột: trỏ chuột vào đường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ có hình dạng mũi tên ↓ và bấm chuột trái để chọn đánh dấu cột đó. Vào menu Table chọn
Insert → Table → Columnto the Left để chèn cột mới bên trái cột đã chọn.
Xóa cột: trỏ chuột vào đường biên đường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ có hình dạng mũi tên ↓ và bấm chuột trái để chọn đánh dấu cột đó. Vào menu Table
chọn Delete → Table → Columns để xóa cột đã chọn.
Thêm hàng, xóa hàng: Thực hiện tương tự như cột nhưng thay vì ta chọn Column thì ta chọn Rows.
Trộn nhiều cột, hàng, ô thành một ô:
Chọn các ô, cột hoặc hàng cần trộn: Vào menu Table, chọn Merge cells.
Chia cột: Vào menu Table chọn Split cells.
Canh chỉnh văn bản:
Trước hết ta chọn khối văn bản và đưa chuột vào các nút sao cho xuất hiện hình ảnh biểu thị cách canh chỉnh. Sau đó ta bấm chọn cách canh: đỉnh, đáy, trái, phải, ....sao cho vừa ý.
5.2.3. Đường viền và tạo nền
Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau: Bước 1: Chọn các ô, cần tô nền hay đặt viền.
Bước 2: Kích phải chuột lên vùng đã chọn. Hộp thoại Border and Shading xuất hiện:
Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn: - Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập.
- Mục Color: chọn màu cho đường thẳng. - Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường.
- Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview.
- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho các ô đã chọn.
- Nhấn Ok để kết thúc công việc.
Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:
- Mục Fill: chọn chọn màu cần tô. Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn có thể nhấn nút More Colors.. để tự chọn cho mình những màu khác:
- Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng; Cell- chỉ tô cho các ô đã chọn;
- Nhấn Ok để kết thúc công việc.
5.2.4. Các phép tính trong bảng
Giả sử có một bảng số liệu như sau:
TT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Quang 600000 150000 ?
2 Trần Khánh 800000 150000 ?
3 Lê Hà 1000000 200000 ?
Hàm tính tổng SUM của Word sẽ điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?
Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng: Bước 2: Mở mục chọn Table | Formula.., hộp thoại Formula xuất hiện:
Ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính. Có 3 loại công thức tính tổng:
o =SUM(ABOVE) – tính tổng các dòng từ trên dòng đặt điểm trỏ. Công thức này được áp dụng để tính tổng cho dòng Tổng cộng;
o =SUM(LEFT) – tính tổng cho các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ. Công thức này được áp dụng tính tổng cho cột Thực lĩnh ( = Lương + Phụ cấp);
o =SUM(RIGHT) – tính tổng cho các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tính tổng.
Sau khi thực hiện dán các công thức tính tổng cho dòng Tổng cộng, và cột Thực lĩnh ta được bảng kết quả như sau:
TT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Quang 600000 150000 750000
2 Trần Khánh 800000 150000 950000
3 Lê Hà 1000000 200000 1200000
Tổng cộng 2400000 500000 2900000
Ngoài hàm SUM, MS Word còn hỗ trợ nhiều hàm tính toán khác như AVERAGE,
COUNT,...và ta có thể chèn các hàm này vào bằng cách chọn hàm cần tìm trong ô Paste function ở cửa sổ Formular.
5.2.5. Sắp xếp bảng
Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu sau:
TT Họ và tên Điểm
1 Nguyễn Quang 7
2 Trần Khánh 6
Đặt con trỏ vào bảng cần sắp xếp, vào menu Table | Sort.., hộp thoại Sort xuất hiện:
Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này như sau:
o Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp (cột Tên);
o Mục Type : chọn kiểu dữ liệu của cột đó để sắp xếp. Có 3 kiểu dữ liệu mà Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiểu số và Date – kiểu ngày;
o Các mục Then By: Sẽ được so sánh khi giá trị sắp xếp các trường sắp xếp trên trùng nhau.
o Mục My list has: chọn Header row- dòng đầu tiên của bảng sẽ không tham gia vào quá trình sắp xếp (làm dòng tiêu đề); nếu chọn No header row- máy tính sẽ sắp xếp cả dòng đầu tiên của bảng (chọn khi bảng không có dòng tiêu đề).
o Mục Options: chọn Sort column only để sắp trên khối đã chọn, và chọn Case sensitive
nếu ta cần phân biệt chữ hoa, chữ thường. Cuối cùng nhấn OK để thực hiện.