3.1. Con trỏ văn bản
Con trỏ chuột khi di chuyển tới vùng văn bản sẽ có dạng chữ I thay vì mũi tên như bình thường. Con trỏ văn bản có dạng nét gạch đứng và luôn nhấp nháy, cho ta biết đang ở vị trí nào trong văn bản.
Con trỏ văn bản nằm trong vùng soạn thảo văn bản.
3.2. Gõ Tiếng Việt
3.2.1. Bộ gõ tiếng Việt
Tiếng Việt tuy sử dụng các chữ cái Latinh để phiên âm, nhưng có 7 chữ và 5 dấu không có trên các bàn phím chuẩn, do đó người ta đã viết ra các phần mềm hỗ trợ cho việc nhập tiếng Việt trong máy tính.
Hai phần mềm phổ biến hiện nay là VietKey và Unikey
Ở đây chúng tôi xin giới thiệu phần mềm VietKey.
Khi nào trên màn hình xuất hiện biểu tượng hoặc thì lúc đó Vietkey đang ở chế độ sử dụng tiếng Việt, để chuyển sang chế độ tiếng Anh chúng ta kích chuột vào biểu tượng đó hoặc nhấn phím tắt Alt-Z, Vietkey chuyển sang chế độ đánh tiếng Anh .
Nếu chưa có VietKey thì ta gọi chương trình này bằng cách, vào Start / VietKey 2000. 3.2.2. Bộ font Unicode
Vì nhiều lý do, nên trong các máy tính hiện nay cũng như trên Internet, người ta sử dụng nhiều bảng mã tiếng Việt như:
Bảng mã Đặc điểm Font
VNI Tên Font có chữ VNI phía trước, như:VNI-Time, VNI-Book, ... TCVN3 Tên Font có dấu ‘.’ (dấu chấm) phía trước,
như: .VnTime, .VNTIMEH, ...
Vietware Tên Font có chữ VN phía trước, như:
Vntimes new roman, VnTimes, ...
Unicode Font chuẩn quốc tế: Times New Roman, Con trỏ văn bản
Arial, Tahoma,...
Hiện nay Bảng mã Unicode đã được xem là tiêu chuẩn cho tiếng Việt trên máy tính và được sử dụng rộng rãi trong soạn thảo văn bản trên MS Word.
Để chọn bảng mã Unicode trong VietKey chúng ta kích chuột phải lên biểu tượng VietKey, một menu xuất hiện:
Ta chọn bảng mã Unicode.
3.2.3. Cách chọn Font chữ và gõ tiếng Việt
Bật biểu tượng Vietkey
Chọn một trong hai kiểu gõ tiếng Việt là kiểu gõ Vni và Telex. Bảng dưới đây sẽ chỉ rõ cách gõ các phím để được các chữ và dấu tiếng Việt:
Chữ hoặc dấu tiếng Việt phải gõ
Kiểu Telex phải gõ các phím Kiểu Vni phải gõ các phím â aa a6 ă aw a8 đ dd d9 ơ aw a7 ô oo o7 ư uw u7 ê ee e6 dấu sắc s 1 dấu huyền f 2 dấu hỏi r 3 dấu ngã x 4 dấu nặng j 5
Ví dụ: Đễ gõ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
3.3. Nhập sửa văn bản
3.3.1. Cấu trúc đoạn văn bản (paragraph) và nguyên tắc nhập
Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự
(character), các ký tự khác ký tự trắng ghép lại thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bởi dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó gọi là một đoạn văn bản (Paragraph). Trong phần mềm soạn thảo văn bản, đoạn văn bản kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Khi định dạng theo paragraph thì việc định dạng có tác dụng lên toàn bộ paragraph đó.
Một số nguyên tắc nhập văn bản:
Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.
Giữa các từ chỉ dùng một dấu cách để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.
Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), phẩy (,), hai chấm(:), chấm phẩy(;), chấm than(!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và phải viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
3.3.2. Chế độ ghi chèn, đè
Chế độ ghi chèn là khi ta đánh vào các ký tự sẽ được chèn vào văn bản, phần văn bản phía bên phải sẽ tự động dịch chuyển.
Chế độ ghi đè là khi ta đánh vào các ký tự sẽ được ghi đè lên văn bản phía bên phải. Để bật tắt chế độ ghi chèn đè chỉ cần ấn phím Insert.
3.3.3. Sửa và xóa văn bản
Để sửa và xóa văn bản ta sử dụng hai phím Backspace và Delete
Phím Chức năng
Backspace Xóa kí tự bên trái Delete Xóa kí tự bên phải Ctrl – Backspace Xóa từ bên trái Ctrl – Delete Xóa từ bên phải
3.3.4. Giải hoạt (Undo) và tái hoạt (Redo)
Để bỏ các thao tác vừa làm ta nhấn vào biểu tượng Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-Z
Để làm lại các thao tác vừa bỏ ta nhấn vào biểu tượng Redo hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl-Y.
3.4. Di chuyển con trỏ, cuộn màn hình
3.4.1. Sử dụng bàn phím
Ta có thể dùng chuột để chọn vị trí con trỏ, ngoài ra cũng có thể dùng bàn phím. Sau đây là cách di chuyển con trỏ dùng bàn phím:
Các phím Ý nghĩa
←, → Sang trái, phải một kí tự Ctrl và phím ←, → Sang trái, phải một từ
↑, ↓ Lên, xuống một hàng
Home Về đầu hàng
End Về cuối hàng
Ctrl – Home Về đầu văn bản Ctrl – End Về cuối văn bản
Page Up Sang trang trước
Page Down Sang trang sau
3.4.2. Sử dụng con chuột
Với con chuột ta dễ dàng di chuyển con trỏ đến bất cứ chỗ nào trong văn bản, nhưng khi soạn thảo nhanh thì thao tác này cũng làm giảm tốc độ soạn thảo.
3.5. Các thao tác khối
3.5.1. Chọn khối
Khi văn bản đã được chọn khối thì các thao tác tiếp theo sẽ chỉ tác động lên khối văn bản đó mà không tác động lên phần văn bản khác.
Cách 1: Sử dụng chuột: để chọn
- Bất kỳ khối lượng văn bản nào: trỏ chuột về đầu khối và rê đến cuối khối. - Một từ: kích đôi vào từ đó.
- Một hình ảnh: kích vào hình ảnh.
- Một dòng: trỏ chuột về đầu dòng cho đến khi có dạng , kích chuột. - Nhiều dòng: rê chuột đầu các dòng.
- Một đoạn: kích 3 lần ở vị trí bất kỳ của đoạn. - Cả tài liệu: trỏ chuột về đầu dòng, kích 3 lần. Cách 2: Sử dụng bàn phím
- Đưa con trỏ về đầu khối chọn.
- Ấn Shift - các phím di chuyển con trỏ như mũi tên, Home, End… - Để chọn toàn bộ văn bản ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl – A.
3.5.2. Chép khối
Sao chép khối văn bản đã chọn: được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl - C, sau đó chỉ chuột đến vị trí mới nhấn tổ hợp phím Ctrl - V.
3.5.3. Di chuyển khối
Cắt dán khối văn bản đã chọn: được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl - X, sau đó chỉ chuột đến vị trí mới nhấn tổ hợp phím Ctrl - V.
3.5.4. Xóa khối
Xóa khối được thực hiện bằng cách chọn khối văn bản rồi nhấn phím Delete hoặc
Backspace.
3.6. Tìm và thay thế
3.6.1. Tìm văn bản
Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng muốn tìm kiếm; Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu.
Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find.. hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace xuất hiện:
Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. Ý nghĩa các mục như sau: o Gỏ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam;
o Thiết lập các tùy chọn tìm kiếm ở mục Options như sau: - Nhấn vào nút More
- Match case- tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường;
- Find whole words only- chỉ tìm trên những từ độc lập
Bước 4: Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.
3.6.2. Tìm và thay thế văn bản
Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Để thực hiện tính năng này, làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; khởi động tính năng tìm kiếm văn bản; Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Replace của
hộp thoại:
- Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what, và gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục
Replace with.
Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục
Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định.
3.7. Văn bản tự động (Autocorrect)
3.7.1. Tạo văn bản tự động
Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect.., Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:
1 - Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace
2 - Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With
Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:
Replace gõ vb With gõ văn bản
Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word.
3.7.2. Xóa văn bản tự động
Để xóa đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace. Ví dụ muốn xóa từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace;
Bước 3: Nhấn nút Delete để xóa cụm từ viết tắt này.
3.7.3. Các tùy chọn của văn bản tự động
AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:
tự động sửa những từ nếu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên. Ví dụ TWo sẽ tự động sửa thành Two;
tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa;
viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là
Monday;
tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.
3.8. Các thao tác chèn
3.8.1. Chèn ký hiệu
Bước1. Tại vị trí muốn chèn vào menu Insert chọn mục Symbol, sẽ xuất hiện hộp thoại.
Bước 2. Lựa chọn biểu tượng của Symbol cần chèn và bấm Insert, sau đó bấm Close.
3.8.2. Chèn hình ảnh (Picture)
Bước 1. Vào menu Insert → Picture → Clip Art.
Bước 2. Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại, ta chọn Clip Organizer ở cuối màn hình, sau đó xuất hiện tiếp một màn hình khác, chọn Office Colections, chọn tiếp danh mục phân nhóm hình ảnh, lựa chọn hình ảnh, nhấn Ctrl + C để sao chép, đóng lại
giao diện này, nhấn Ctrl + V để dán ảnh ra màn hình soạn thảo. Ngoài ra ta có thể bấm nút Search để thấy các hình ảnh, bấm chọn ảnh đó.
.
Bước 3. Định dạng hình ảnh (Picture):
Sau khi có hình ảnh chèn vào văn bản, thông thường hình ảnh thường có kích thước lớn, nằm độc lập với văn bản, ta phải tiến hành định dạng lại hình ảnh.
o Bấm chuột phải vào hình ảnh, chọn Format Picture, ra tiếp hộp thoại cho phép ta định dạng ảnh.
o Chọn mục Layout để định dạng vị trí ảnh so với văn bản thông qua các biểu tượng:
In Line with text: nằm riêng trong văn bản, chiếm một số dòng.
Square: năm riêng trong văn bản nhưng chiếm diện tích hình vuông.
Tigth: Nằm riêng, song văn bản được điền sát với ảnh
Behind Text: nằm sau văn bản
In font of text: nằm trước văn bản
o Sau khi định dạng vị trí xong ta định dạng đường bao cho ảnh: Chọn thẻ Color and Lines. Thông thường ta chỉ nên chọn mục Line (đường thẳng bao xung quanh ảnh),
Style (mẫu đường bao lớn hay nhỏ), Color (màu sắc của đường bao)
3.8.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, vào menu Insert, chọn Picture, WordArt.
3.8.4. Chèn ngắt trang (Page break)
Đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt trang, vào menu Insert, chọn Insert Break.
Chọn PageBreak, nhấn nút OK lúc này phần văn bản kể từ dấu nháy sẽ được mang sang trang mới.
3.8.5. Chèn ngày giờ (Date and Time)
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, vào menu Insert, chọn Date and Time.
Chọn kiểu ngày giờ muốn chèn, sau đó nhấn OK.
3.8.6. Chèn hộp văn bản (Text Box)
Text Box được chèn vào văn bản đang soạn thảo giống như một đối tượng độc lập. Sau khi soạn thảo xong ta có thể di chuyển đi bất cứ vị trí.
Bước 1. Vào menu Insert → Text Box, con trỏ sẽ có hình dạng dấu cộng, sẵn sàng cho ta tạo một hộp văn bản mới.
Bước 2. Chỉ chuột vào màn hình soạn thảo, bấm phím trái, giữ nguyên rồi rê chuột. Ta nhận được một đối tượng có đường bao và trong đó có con trỏ chờ nhập văn bản.
Bước 3. Nhập và định dạng văn bản bình thường.
Bước 4. Định dạng đối tượng Text Box, bấm chuột phải vào đối tượng, vào Format Text Box. Ta định dạng Text Box giống như định dạng một đối tượng hình ảnh.
3.8.7. Chèn đối tượng
Trong MS Word ta có thể chèn kết quả của các chương trình khác thông qua các đối tượng (Object). Để chèn một đối tượng ta vào menu Insert → Object cửa sổ Insert Object hiện ra:
Ta chọn một đối tượng cần chèn và nhấn OK.
Để đánh các công thức toán học trong MS Word ta thường sử dụng đối tượng: MS Equation 3.0 có trong bảng Object type.
3.8.8. Sử dụng thanh công cụ Draw
MS Word cung cấp cho ta nhiều công cụ để vẽ minh họa trong văn bản:
Ta có các chức năng của thanh công cụ: Quản lý hình vẽ:
Quản lý các hình vẽ trong văn bản như sắp xếp, nhóm... Sử dụng con trỏ riêng cho các hình vẽ.
Các công cụ vẽ hình:
Chèn các hình vẽ dựng sẵn
Vẽ đoạn thẳng
Vẽ đoạn thẳng có mũi tên Vẽ hình chữ nhật Vẽ hình elip Chèn WordArt Chèn sơ đồ Chèn ClipArt Chèn ảnh Các công cụ định dạng hình vẽ: Chọn màu trong Chọn màu viền Chọn màu chữ Chọn độ dày của viền
Chọn kiểu nét viền
Chọn kiểu đầu mút của các đường. Chọn kiểu bóng mờ