Qui ủịnh về việc sử dụng sổ kế toỏn thể hiện ở luật kế toỏn, nghị ủịnh 129/2004/Nð-CP ngày 31 thỏng 5 năm 2005 của Chớnh phủ qui ủịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số ủiều luật của luật kế toỏn trong lĩnh vực kinh doanh, cỏc văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toỏn và chế ủộ kế toỏn.
Sổ kế toỏn dựng ủể ghi chộp, hệ thống và lưu trữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh ủó phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan ủến doanh nghiệp.
Cụng tỏc tổ chức hệ thống sổ kế toỏn là việc lựa chọn cỏc loại sổ chuyờn mụn dựng ủể theo dừi, ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian liờn quan ủến doanh nghiệp. Trước kia, cụng việc kế toỏn chưa cú sự trợ giỳp của cụng nghệ thụng tin, sổ sỏch kế toỏn tồn tại dưới hỡnh thức trang sổ ủược ủúng thành quyển. Hiện nay, kế toỏn ứng dụng cụng nghệ thụng tin, sổ kế toỏn tồn tại dưới dạng cỏc tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tớnh toỏn và xử lý cơ sở dữ liệu. Do ủú rất gọn nhẹ, giảm bớt sự cồng kềnh và tốc ủộ làm việc ủược cải thiện nhanh hơn.
Nội dung cụng tỏc tổ chức hệ thống sổ kế toỏn bao gồm:
1. Thiết kế biểu mẫu sổ sử dụng
Cụng việc thiết lập cỏc loại sổ và mẫu biểu của mỗi loại sổ cần ủảm bảo những yờu cầu:
- Phải thể hiện ủược cả thụng tin tổng hợp lẫn thụng tin chi tiết theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp liờn quan ủến cỏc ủối tượng kế toỏn. Do ủú phải thiết lập hệ thống sổ chi tiết và hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp.
- Phải ủược người cú thẩm quyền trong ủơn vị phờ duyệt trước khi ủưa vào sử dụng cho cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp.
- Phải ủược cập nhật thụng tin ủể hệ thống sổ luụn ủỏp ứng ủược yờu cầu ghi chộp và lưu trữ thụng tin trong doanh nghiệp.
2. Xõy dựng mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn
* Việc xõy dựng mối quan hệ giữa cỏc sổ phải dựa trờn cỏc nguyờn tắc sau:
- Cú thứ tự: Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh thỡ kế toỏn phải ghi vào sổ nào trước, ghi vào sổ nào sau, tức là phải thiết lập hệ thống luõn chuyển sổ sỏch kế toỏn cho phự hợp.
- Cú thể tự kiểm soỏt: Khi cú sự biến ủộng của cỏc ủối tượng kế toỏn, nhõn viờn kế toỏn cần phải theo dừi ủối tượng ủú ở những sổ nào, mức ủộ chi tiết ra sao? Cụng việc này cũn tựy thuộc vào yờu cầu quản lớ của doanh nghiệp và phự hợp vào từng phần hành kế toỏn.
- Cú thể ủối chiếu, kiểm tra: Khi muốn xỏc ủịnh tớnh chớnh xỏc của số liệu trờn sổ kế toỏn ở bộ phận này thỡ người kiểm tra cú thể lấy số liệu ủú từ những sổ nào ủể ủối chiếu. Việc thiết lập mối quan hệ giữa cỏc sổ giỳp cho tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp vận hành thống nhất và phự hợp.
3. Xõy dựng cỏc hỡnh thức kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn là những hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toỏn. Tựy theo qui mụ, ủặc ủiểm hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, yờu cầu quản lý, trỡnh ủộ nghiệp vụ của nhõn viờn kế toỏn và khả năng trang bị cỏc phương tiện hỗ trợ kỹ thuật tớnh toỏn mà doanh nghiệp xõy dựng hỡnh thức kế toỏn cho phự hợp. Trong mụi trường kế toỏn thủ cụng, do kỹ thuật tớnh toỏn bị hạn chế nờn thường cú nhiều hỡnh thức kế toỏn ủược ỏp dụng. Hiện nay, cú bốn hỡnh thức kế toỏn ủược ỏp dụng: Nhật ký chung; Nhật ký chứng từ; Chứng từ ghi sổ và Nhật ký sổ cỏi và ngoài ra cú thể kể tới hỡnh thức kế toỏn bằng mỏy vi tớnh.
Mỗi hỡnh thức kế toỏn cú những ưu ủiểm và nhược ủiểm riờng, vỡ thế người quản lý cần lựa chọn hỡnh thức phự hợp nhất với tỡnh hỡnh hoạt ủộng của doanh nghiệp mỡnh. Trong mụi trường kế toỏn ứng dụng cụng nghệ thụng tin, việc tớnh toỏn và xử lý cỏc số liệu ủược mỏy tớnh thực hiện nhanh chúng và chớnh xỏc nờn thụng thường doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, và lập thờm cỏc mẫu sổ của cỏc hỡnh thức kế toỏn khỏc
Hiện nay cụng tỏc kế toỏn ứng dụng cụng nghệ thụng tin, sổ kế toỏn tồn tại dưới dạng cỏc tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tớnh toỏn và xử lý cơ sở dữ liệu. Do ủú, quỏ trỡnh tổ chức sổ sỏch kế toỏn ủược thực hiện trong quỏ trỡnh thiết kế và cài ủặt cỏc thiết lập cho phần mềm kế toỏn.