2.3.1.1. Chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là một trong những yếu tố quan trọng góp phần làm nên thành công của cả hệ thống đánh giá. Chu kỳ có hợp lý thì mới mang lại kết quả đánh giá với tính chính xác cao, nếu quá dài thì khó bao quát để đánh giá mà quá ngắn thì lại thiếu căn cứ.
Hiện tại, công ty đang thực hiện đánh giá định kỳ một năm một lần, vào cuối năm tài chính nghĩa là tầm giữa tháng 12 hàng năm, người đánh giá bắt đầu lên kế hoạch đánh giá, thu thập thông tin cần thiết, so sánh, kiểm tra những mục tiêu công việc đầu kỳ ... và tiến hành đánh giá theo mẫu mà phòng TCLĐTL gửi xuống.
Chu kỳ đánh giá này là hợp lý bởi vì công ty sẽ rất dễ dàng sử dụng kết quả đánh giá để xét thi đua theo năm, và đặt ra kế hoạch trong năm tới. Nó cũng không quá dài và cũng đủ để tổng kết tình hình THCV của mọi người. Thời gian giữa hai kỳ đánh giá là 1 năm, đủ cho CBCNV kịp thời sửa chữa những khuyết điểm của mình trong thời gian đánh giá, phát huy tốt những mặt mạnh và không bị tạo áp lực và căng thẳng về vấn đề ĐGTHCV.
2.3.1.2. Người đánh giá
Công ty đang thực hiện hệ thống ĐGTHCV với một người đánh giá đó là những người quản lý trực tiếp ở các cấp, các bộ phận khác nhau, đối tượng đánh giá của họ chính là những CBCNV mà họ trực tiếp quản lý. Cụ thể là :
•Giám đốc công ty sẽ tiến hành đánh giá các Phó giám đốc, trưởng phòng và quản đốc phân xưởng.
•Trưởng phòng đánh giá nhân viên trong phòng mình quản lý. Riêng với phòng KCS, trưởng phòng chỉ đánh giá các phó phòng ( đồng thời cũng là các trạm trưởng) và các nhân viên làm việc tại văn phòng. Còn những công nhân viên làm việc tại các phân xưởng thì trạm trưởng tại đó chịu trách nhiệm đánh giá.
•Quản đốc đánh giá các đốc công và các tổ trưởng trong phân xưởng mình
•Tổ trưởng đánh giá công nhân trong tổ mình.
Đây cũng là cách thức phổ biến tại đa số các công ty hiện nay, vì chính người trực tiếp quản lý đánh giá thì kết quả đánh giá là chính xác và đáng tin cậy nhất.
Song với những vị trí nhân viên thuộc khối điều hành và những cán bộ quản lý, trình độ của đối tượng này khá cao nên yêu cầu về tính chính xác của kết quả ĐGTHCV cũng cao và rất mong muốn được tự đánh giá bản thân mình. Do đó qua số liệu có được từ bảng hỏi chỉ có 40% số người được hỏi đồng ý với lựa chọn này, còn lại muốn được tự đánh giá bản thân mình và đánh giá cấp trên của mình, điều tương tự không xảy ra với ý kiến của những công nhân viên thuộc khối thừa hành có tới hơn 70% số người được hỏi hài lòng với việc người quản lý trực tiếp sẽ đánh giá mình.
Có thể thấy rằng, mục đích ban đầu của hệ thống ĐGTHCV của công ty cũng không cao lắm, phía công ty chỉ muốn phân loại nhân viên để dễ dàng trong việc xét thi đua và hướng đào tạo sau này, họ không kỳ vọng những kết quả này giúp họ nhiều trong công tác quản lý và bố trí sắp xếp người lao động, thế nên việc đầu tư có hạn cho hệ thống này cũng là dễ hiểu. Việc lựa chọn người đánh giá chỉ là người quản lý trực tiếp, giúp công ty giảm được chi phí và thời gian cho quá trình đánh giá khá nhiều. Nhưng với ý kiến của CBCNV như thế này thì công ty cũng nên xem xét kết hợp ý kiến đánh giá từ nhiều phía khác nhau, những ý kiến này chỉ mang tính chất tham khảo còn kết quả cuối cùng vẫn là do người quản lý trực tiếp quyết định. Nếu làm được nhu thế, kết quả ĐGTHCV sẽ thuyết phục được mọi người hơn.
Bên cạnh đó, sau khi lựa chọn được người đánh giá, công ty tiến hành đào tạo hay hướng dẫn họ trong quá trình đánh giá thông qua những văn bản hướng dẫn thời gian, cách thức và thang đo mẫu để đánh giá. Không có những cuộc họp để phổ biến
hay hướng dẫn gì cả, tất cả đều bằng văn bản điều này sẽ dẫn đến hệ quả là người đánh giá thực hiện công tác ĐGTHCV này theo cách hiểu của riêng mình. Cho dù cùng tiêu chuẩn đánh giá, cùng thang đo đánh giá nhưng cách nghĩ khác nhau, cái nhìn khác nhau về tầm quan trọng cũng dẫn đến những kết quả khác nhau không có sự đồng nhất trong công ty. Đơn cử như trường hợp của phòng Kế hoạch vật tư và phòng TCLĐTL, trưởng phòng TCLĐTL là người hiểu rõ nhất tầm quan trọng của ĐGTHCV nên đã làm rất tốt công tác này tại bộ phận của mình. Trong khi đó, trưởng phòng Kế hoạch vật tư là người vốn dĩ đã khá thoải mái với nhân viên của mình nên với công tác đánh giá nhân viên ông tỏ ra rất dễ dãi trong quá trình cho điểm và dẫn đến kết quả là tương đối cao trong khi phòng Kế hoạch là bộ phận làm việc kém hiệu quả nhất trong năm 2008.