II. Thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công
2.5.2.2. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác để tiến tới ký kết hợp
2.5.2.2.1. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác
Nghiên cứu đối tác nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp. Nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiên cứu và lựa chọn đối tác cũng sẽ giúp cho công ty có những ph- ơng thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Ví dụ nh đối với các khách hàng mới cha có uy tín thì công ty phải áp dụng phơng thức thanh toán an toàn bằng th tín dụng không huỷ ngang.
• Các phơng thức giao dịch.
Công ty sử dụng cả hai phơng thức giao dịch là phơng thức gián tiếp (thông qua các phơng tiện thông tin liên lạc nh th, telephone, fax, Email...) và phơng
thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng).
Đơn đặt hàng
Đây là đề nghị của phía nớc ngoài với công ty về thuê gia công với các điều kiện ghi trong đó. Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thờng gồm hai phần.
Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối l- ợng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói…
Mẫu vẽ phác thảo và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ các số đo của áo nh: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng...
Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận đợc đơn đặt hàng từ phía đối tác nớc ngoài, công ty sẽ nghiên cứu xem có thể chấp nhận đợc không, những điều kiện nào chấp nhận đợc và những điều kiện nào cần thơng lợng để điều chỉnh lại. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thoả thuận bằng việc ký vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thoả thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công hàng may mặc:
- Số lợng và ngày giao hàng.
- Tên và giá gia công từng sản phẩm.
- Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu.
- Điều khoản về giao hàng.
Ví dụ: giao thành phẩm tại Hải Phòng hoặc Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT.
- Điều khoản thanh toán: Hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng th tín dụng (L/C).
- Trách nhiệm của các bên.
2.5.2.2.2. Xem xét và ký kết hợp đồng gia công.
Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng đợc xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của công ty thoả mãn
yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty, việc xem xét hợp đồng đợc tiến hành tại phong xuất nhập khẩu.
Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng đợc cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã đợc hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì cán bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bên đã thống nhất, nếu không chấp nhận thì phải thoả thuận lại với khách hàng và xem xét lại.
Hợp đồng , phụ lục của hợp đồng sau khi đã đợc soạn thảo phải đợc phụ trách phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên tổng giám đốc.
Tổng giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền ký kết hợp đồng, trờng hợp tổng giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền ký kết hợp đồng không nhất trí với nội dung hợp đồng thì cán bộ mặt hàng lại khả năng đáp ứng của công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khi hợp tổng giám đốc hoặc ngời đ- ợc uỷ quyền ra quyết định cuối cùng(ký kết hoặc huỷ bỏ hợp đồng).
2.5.2.3. Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công. 2.5.2.3.1Chuẩn bị sản xuất. 2.5.2.3.1Chuẩn bị sản xuất.
Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất, nó bảo đảm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất.
Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận.Đối tợng liên quan bao gồm:
+ Tài liệu kỹ thuật: là bao gồm một hệ thống những yêu cầu của khách hàng trong đó nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lợng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thớc và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hớng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu hiện vật,... Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêu cầu, chỉ dẫn của khách hàng, có nh vậy mới bảo đảm thoả mãn những thoả thuận của hai bên trong hợp đồng( hoặc phụ lục hợp đồng).
Tài liệu kỹ thuật sẽ đợc khách hàng giao cho phòng xuất nhập khẩu và đợc phòng xuất nhập khẩu chuyển từng phần có liên quan đến các bộ phận có liên quan chủ yếu và trớc tiên là phòng kỹ thuật- phòng chức năng và kỹ thuật sản xuất.
2.5.2.3.2. Triển khai lệnh sản xuất.
*. Theo dõi tiến độ sản xuất.
Cán bộ mặt hàng thờng xuyên lấy số liệu vào chuyền may và ra chuyền may. Theo dõi bằng văn bản theo từng mã hàng. Nếu tiến độ sản xuất chậm phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trởng phòng xuất nhập khẩu để có hớng giải quyết kịp thời.
* .Phối hợp với khách hàng.
Cán bộ mặt hàng luôn luôn phải phối hợp với khách hàng để giải quyết những vớng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* . Phối hợp với nội bộ( với các bộ phận có liên quan).
+ Với phòng phục vụ sản xuất: Khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ mặt hàng phải cung cấp những thông tin về loại bao bì, in ấn cho phòng phục vụ sản xuất để phòng phục vụ sản xuất phối hợp thực hiện.
+ Với phòng kỹ thuật : về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã, + Với bộ phận sản xuất (các xí nghiệp thành viên): chuyển các yêu cầu về đóng gói (và vệ sinh công nghiệp) cùng chi tiết đóng gói thành phẩm(P/L).
2. 5.2.4. Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu.
* . Làm thủ tục xuất khẩu.
Thực hiện các thủ tục hải quan nh đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, thủ tục kiểm hàng...
Quan hệ với hãng vận tải( hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container. Thực hiện những thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán nh : E/L,C/O,B/L,INV,…và những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của qui định L/C, của ngân hàng thanh toán, và các yêu cầu khác (nếu cần).
*. Giao hàng xuất khẩu.
Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian hàng của khách hàng, cán bộ mặt hàng thống nhất với chuyên gia lập danh sách các đơn hàng giao trong tuần (hoặc trong tháng) và yêu cầu khách hàng gửi" hớng dẫn giao hàng - shipping in struction ".
Cán bộ mặt hàng lập bản kê chi tiết (Packing list) - lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho xí nghiệp 5 đóng gói. Sau khi đóng gói xong cán bộ mặt hàng làm Packing list thực tế và chuyển cho chuyên gia để kiểm hàng.
Trên cơ sở shipping in struction , cán bộ mặt hàng trao đổi (trực tiếp hoặc bằng Tellex hoặc fax) cho hãng tàu( hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất : tên hàng, số lợng, số kiện, số khối(thể tích), thời gian xuất và địa điểm dự kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu( hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản(Booking note - xác nhận đóng hàng ).
Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm:
- Đánh máy một bộ tờ khai hải quan ( 3 tờ ).
- Kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất ), 3 packing list, chỉ định giao hàng ( Shipping intruction), một bản định mức của đơn hàng cần xuất.
Bộ hồ sơ trên đợc trình hải quan, đợc hải quan cho mở tờ khai xuất, cán bộ làm thủ tục hải quan( căn cứ vào yêu cầu của cán bộ mặt hàng) đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ mặt hàng .
Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ mặt hàng lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thông thờng bộ hồ sơ gồm có:
- Giấy phép xuất khẩu ( E/L - export licence ).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of origin ).
- Vận đơn (B/L - bill of lading ).
- Hoá đơn thơng mại ( INV - commercial invoice ).
- Bản kê chi tiết đóng gói (P/L - packing list ). Lu chứng từ hàng xuất - cán bộ mặt hàng phải:
- 01 Bộ gửi cho khách hàng.
- Cán bộ mặt hàng lu bộ copy.
- 01 Bộ gốc gửi ngân hàng ( nếu thanh toán qua ngân hàng ). *. Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng.
Trong quá trình sản xuất gia công, sau khi gia công xong nếu có nguyên liệu thừa thì tuỳ thuộc vào từng trờng hợp mà công ty xử lý nh sau:
- Trờng hợp thừa so với hợp đồng, nếu khối lợng lớn công ty sẽ xuất trả lại chủ hàng, hoặc mua lại của họ với sự đồng ý của Hải Quan. Nếu nguyên phụ liệu thừa với khối lợng nhỏ mà chủ hàng không muốn nhận thì họ có thể tặng lại cho công ty hoặc biếu tặng cho tổ chức từ thiện.
- Trờng hợp thừa do tiết kiệm đợc từ sản xuất gia công công ty tận dụng sản xuất ra thành phẩm, thờng thì các sản phẩm này đợc tung ra thị trờng nội địa.
*. Thực hiện quyết toán với hải quan.
2.5.2.5. Hậu bán hàng.
Sau khi đã giao hàng cho khách, phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm kết quả giao nhận, dựa vào các điều khoản đã ký( thời gian, số lợng, chất lợng...). Ghi nhận ( nếu có ) các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng vào phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng và đề nghị tổng giám đốc xem xét.
Tổng giám đốc xem xét ý kiến của khách hàng, nếu thấy ý kiến có xơ sở thì phân công cán bộ giải quyết. Khi cần thiết, tổng giám đốc có thể đề nghị các đơn vị liên quan phối hợp để xem xét. Sau khi xem xét, cán bộ đợc phân công trả lời kiến nghị của khách hàng trình tổng giám đốc.
III. Đánh giá hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặctại công ty may Chiến Thắng tại công ty may Chiến Thắng
3.1. Những mặt đạt đợc từ hoạt động gia công xuất khẩu
Công ty may Chiến Thắng hiện nay vẫn thực hiện may gia công xuất khẩu theo hai hình thức: gia công đơn thuần và mua nguyên liệu bán thành phẩm. Trong những năm qua công ty may Chiến Thắng đã đạt đợc thành tựu rất lớn trong hoạt động gia công xuất khẩu, điều này thể hiệnlà kim ngạch đạt đợc trong hoạt động gia công xuất khẩu ngày một tăng cao với tốc độ tăng tr- ởng tơng đối nhanh. Theo số liệu báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty may Chiến Thắng , thì kim ngạch đạt đợc từ hoạt động gia công xuất khẩu bị giảm xuống trong năm 2000 là do nguyên nhân một cơ sở chính của Công ty ở số 8B. Lê Trực tách ra thành Công ty cổ phần nên năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty bị hạn chế nhng nhìn chung giá trị kim ngạch gia công xuất khẩu vẫn tăng. Doanh thu xuất khẩu luôn chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của công ty, điều này đợc thể hiện ở bảng sau:
Bảng 7: Doanh thu xuất khẩu trong tổng doanh thu của công ty. Đơn vị : triệu VND theo giá cố định 1994
Doanh thu 1999 2000 2001
Doanh thu công nghiệp 63154 57067 61117 Doanh thu xuất khẩu 61051 54081 59140 Doanh thu bán nội địa 2103 2986 1977
Hiện nay, các sản phẩm của công ty đã xuất sang trên 20 nớc bạn hàng, các bạn hàng đến với công ty ngày càng nhiều và các bạn hàng cũ ngày càng đợc củng cố. Đó là do có sự chuẩn bị, nâng cấp đầu t đúng hớng vào máy móc thiết bị, nhà xởng... nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm, tạo đợc lòng tin từ phía khách hàng. Một số khách hàng quen biết đã đặt chọn niềm tin về chất lợng sản phẩm và phơng thức kinh doanh vào công ty, họ đặt hàng gia công thờng xuyên.
Trong các năm qua, hình thức gia công mua đứt bán đoạn đã đợc tăng nên đáng kể thể hiện ở bảng 7. Trong các năm 1997, 1998, 1999 hình thức gia công theo phơng thức mua đứt bán đoạn chiếm tỷ trọng không đáng kể nhng đến năm 2000 đã tăng lên 13,26 % và tỷ trọng này năm 2001 là 11,79 % trong tổng trị giá gia công.
Phơng thức gia công mua đứt bán đoạn đã giúp công ty tăng đợc lợi nhuận và giúp công ty tích luỹ đợc kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế là bớc tạo đà cho công ty tiến tới xuất khẩu trực tiếp. Hiện nay các sản phẩm mà công ty sản xuất gia công chủ yếu là cho thị trờng EU trong đó kim ngạch xuất khẩu sang thị trờng CHLB Đức chiếm tỷ trọng lớn nhất (thờng chiếm trên dới 30% trong tổng trị giá gia công của công ty). Cùng với việc tìm lại đợc thị trờng truyền thống đầy triển vọng đó là thị trờng CHLB Nga với kim ngạch gia công xuất khẩu năm 2001 đạt 468833 USD chiếm tỷ trọng 11,5% đây là thị trờng rộng lớn và rất rễ tính. Hiện nay công ty may Chiến Thắng đang xúc tiến thành lập văn phòng đại diện của mình tại CHLB Nga để theo dõi sát sao tình hình thị trờng này. Mặt khác văn phòng này sẽ giúp Công ty theo dõi quá trình giao nhận hàng hoá một cách tốt nhất để đạt hiệu quả cao. Công ty cũng cần phải cố gắng mở rộng các thị trờng truyền thống khác nh: Đức, Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan... hơn nữa.
Trong những năm qua, với sự cố gắng không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty trong việc áp dụng quản lý chất lợng vào sản xuất, công ty đã đạt đợc chứng chỉ ISO 9001: 2000 vào đầu năm 2002. Đây là vấn đề rất quan trọng giúp công ty mở rộng thâm nhập vào các thị trờng khó tính nhng có nhiều triển vọng nh: Nhật Bản, EU, Bắc Mỹ...
Trong những năm gần đây, công ty đã tập hợp đợc một đội ngũ cán bộ giàu khinh nghiệm, trong những năm tới cùng với xu hớng tinh giảm bộ máy quản lý công ty cũng đang tiếp tục chiêu mộ những cán bộ quản lý có phẩm chất và năng lực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đạt đợc hiệu quả cao. Công ty cũng đã đào tạo đợc một đội ngũ công nhân viên có trình độ kỹ thuật khá về chuyên môn để thực hiện các đơn hàng đòi hỏi trình độ cao về chất lợng sản phẩm.
Trong những năm qua, công ty may Chiến Thắng đã thành công trong chiến lợc đa dạng hoá các mặt hàng gia công. Ngoài các mặt hàng truyền thống, Công ty đã sản xuất các loại mặt hàng khác nh: gang tay, mác lôgô, bộ quần áo thể thao... từng bớc sản xuất các mặt hàng cao cấp nh áo Sơmi cao cấp, áo gilê...
3.2. Những tồn tại trong hoạt động gia công xuất khẩu.
Qua việc phân tích thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc ở công ty may Chiến Thắng ta thấy rằng bên cạnh những kết quả đạt đợc công ty vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần khắc phục. Đây là những tồn tại không chỉ ở công ty may Chiến Thắng mà còn là vớng mắc của hầu hết các công ty kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu của Việt Nam hiện nay:
Khả năng nắm bắt các thông tin thị trờng và các cơ hội kinh doanh còn hạn chế, khả năng tiếp thị kém cha có đợc chính sách giao tiếp hiệu quả.
Mới chỉ phát triển chiều rộng cha phát triển chiều sâu. Công tác cải tiến đa dạng hoá sản phẩm còn hạn chế. Các sản phẩm cha phong phú, chủ