3.2.1: Quản lý hàng tồn kho
3.2.1.1: Cơ sở lý luận
Bất kể một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng luôn tồn tại một lượng hàng tồn kho nhất định. Hàng tồn kho có thể nằm trong hoặc ngoài chủ định của doanh nghiệp. Hàng tồn kho là một bộ phận cầu thành trong nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp. Để sử dụng vốn lưu động có hiệu quả thì daonh nghiệp phải quản lý tốt hàng tồn kho. Khi lượng hàng tồn kho lớn thì doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn và phát sinh chi phí bảo quản lượng hàng tồn kho đó. Còn nếu trong kho không có lượng hàng dự trữ thì sẽ làm cho doanh nghiệp bị động trong sản xuất tức là doanh nghiệp không thể sản xuất khi kỳ thu mua NVL đến nhưng doanh nghiệp chưa mua được như thế sản xuất sẽ bị gián đoạn.
3.2.1.2: Cơ sở thực tiễn
Lượng hàng tồn kho của Tổng công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng Vốn lưu động( tỷ lệ hàng tồn kho từ 24%- 35% tổng lượng vốn lưu động). Thực tiễn ở Tổng công ty cho thấy vấn đề quản lý NVL và sản phẩm tồn kho chưa áp dụng mô hình hiện đại nào. VIệc quản lý, cấp phát, dự trữ NVL chưa theo một biện pháp
khoa học nào mà hầu hết chỉ quản lý theo kinh nghiệm. Do đó nhiều khi doanh nghiệp tồn một lượng hàng tồn kho lớn (VD năm 2005 tỷ lệ này là 35.45%) dẫn đến việc ứ đọng vốn, giảm vòng quay của vốn trong sản xuất, làm giảm hiệu quả của nguồn vốn đầu tư. Bên cạnh đó việc cấp phát nguyên vật liệu không được quản lý chặt chẽ và chính xác do đó vật tư được cấp phát luôn thừa ra so với thực tế dẫn đến lãng phí NVL. Chính vì vậy mà chí phí sản xuất của doanh nghiệp cao hơn thực tế.
3.2.1.3: Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Vấn đề đặt ra ở đây là Tổng công ty cần nghiên cứu và lưa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho một cách hợp lý. Một số biện pháp đưa ra ở đây là: Xác định mức tiêu hao NVL; xác định lượng dự trữ hàng tồn kho; Công tác mua sắm NVL
Xác định mức tiêu hao NVL
Xuất phát từ thực tiễn, Tổng công ty sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực với nhiều chủng loại sản phẩm cơ khí khác nhau, mỗi máy móc thiết bị có những đặc điểm riêng về NVL yêu cầu, do đó việc xây dựng định mức NVL là một vấn đề khá phức tạp. Để làm được điều đó Tổng công ty nên xây dựng định mức cho từng loại thiết bị. Bên cạnh đó các sản phẩm sản xuất trên nhiều công đoạn và có một số công đoạn trùng lặp nhau, Vậy giả pháp đưa ra ở đây là:
− Xác định định mức tiêu hao NVL cho từng khâu, từng giai đoạn sản xuất: Mỗi khâu sản xuất cần xác định định mức NVL riêng. Sau đó tổng hợp lạ để xác định tổng mỗi loại NVL cần thiết cho quá trình sản xuất.
− Thường xuyên kiểm tra , theo dõi các công thức tính định mức NVL để thay đổi khi không hợp lý, cho phù hợp với sản xuất. Khi thâ\ay đổi công nghệ, dây chuyền sản xuất thì phải thay đổi cách tính định mức đảm bảo việc xác định định mức luôn chính xác.
Xác định lượng dự trữ hợp lý
Nguyên tắc: Xây dựng lượng dự trữ hàng hóa, NVL hợp lý đảm bảo cho sản xuất được liên tục và không làm tồn đọng vốn trong dự trữ.
Tổng công ty cần xác định lượng NVL dự trữ cầ thiết để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục và tránh làm tồn đọng vốn, tăng chi phí trong sản xuất của doanh nghiệp. Tổng công ty cần xác định chính xác lượng dự trữ thường xuyên, là lượng NVL cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai kỳ mua sảm NVL
Vdx =Vn * tn Trong đó: Vdx: là lượng NVL dự trữ thường xuyên lớn nhất Vn: Lượng NVL cần dùng bình quân một ngày đêm Tn: Thời gian dự trữ thường xuyên
Đây là cách tính thích hợp nhất để doanh nghiệp xác định chính xác lượng NVL dự trữ hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Vấn đề quan trọng là Tổng công ty cần xác đinh chính xác lượng NVL cần dùng bình quân một ngày đêm. Như thế thì công thức này mới phát huy tác dụng của mình.
Công tác mua sắm NVL
Mua sắm NVL cũng là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Với thực trạng của Tổng công ty là có nhiều loại sản phẩm khác nhau do đó NVL sử dụng cũng đa dạng và thu mua với số lượng lớn và từ nhiều thị trường. Do đó công tác mua sắm NVL là rất khó khăn. Khi tiến hành mua sắm NVL, Tổng công ty cần làm rõ các chỉ tiêu sau: − Lượng NVL cần dùng: [ ] 1 * * n cd i vi i vi di i V S D P D P = =∑ + − Trong đó:
Vcd: Lượng NVL cần dùng cho sản xuất Si: Lượng sản phẩm loại I sản xuất trong kỳ
Dvi: Định mưcx tiêu hao NVL cho đơn vị sản phẩm laoij i Pi: Lượng phế phẩm loại sản phẩm i
Pdi: Lượng phế liệu có thể dùng lại sản phẩm i
−Lượng NVL thực tế cần mua cho kỳ sản xuất
Khi xác định được NVL cần dùng cho sản xuất và lượng NVL dự trữ trong kỳ sản xuất thì Tổng công ty cần xác định lượng NVL cần mua theo công thức:
Vcm =Vcd +(Vd1 −Vd 2 )
Trong đó:
Vcm: Lượng NVL cần mua Vcd: Lượng NVL cần dùng
Vd1và Vd2: Lượng NVL dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ
− Xác định khách hàng của Tổng công ty: sau khi xác định được chủng loại và số lượng NVL cần mua thì cần xác định rõ khách hàng cung cấp cho minh loại NVL phù hợp và giá cả hợp lý.
− Ký hợp đồng mua sắm NVL: Trong hợp đồng phải ghi rõ các điều kiện: số lượng NVL mua; giả trị hợp đồng; thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng; thời gian thanh toán và phương thức thanh toán. Khi đó Tổng công ty mới chủ động trong quá trình mua và cấp phát cho quá trình sản xuất.
3.2.2: Giải pháp điều chỉnh lại cơ cấu vốn lưu động
Mục tiêu đặt ra là phải giảm tỷ trọng vốn lưu động trong khâu lưu thông, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong khâu sản xuất trực tiếp. Theo phân tích ở Chương 2, vốn lưu động trong khâu lưu thông của Tổng công ty chiếm tỷ trọng khá cao trong cơ cấu vốn lưu động, còn vốn lưu động trong khâu sản xuất lại chiếm tỷ lệ thấp.Tổng công ty Máy và Thiết bị Công nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất do đó cơ cấu vốn lưu động như vậy là chưa hợp lý. Nếu ta xác định được một cơ cấu vốn nói chung và cơ cấu vốn lưu động nói riêng thì chúng ta sẽ thu được hiệu quả sử dụng vốn cao. Đây là một biện pháp lâu dài Tổng công ty cần xác định để đạt được biệu quả trong sử dụng vốn. Tổng công ty cần xác định một cơ cấu vốn hợp lý dựa trên những tính toán khoa học kết hợp với những diễn biến thực tế của Tổng công ty trong những năm qua. Sau đây là phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động, từ đó có kê hoạch phân phối vốn lưu động cho các khâu của quá trình sản xuất hợp lý.
Công thức tính nhu cầu vốn lưu động: 0 1 d 0 * * (1 ) nc l M V V t M = + Trong đó:
Vnc : Nhu cầu vốn lưu động năm kế hoạch
Vldo: Số dư bình quân vốn lưu động trong năm báo cáo
M1, Mo: Doanh thu thuần năm kế hoạch, năm báo cáo
t : Tỷ lệ giảm hoặc tăng số ngày luân chuyển vốn lưu động năm kế hoạch so với năm báo cáo
Theo số liệu thực tế năm 2009: doanh thu thuần đạt 280.59 tỷ đồng, vốn lưu động bình quân là 253.35 tỷ đồng. Dự kiến kế hoạch năm 2010: doanh thu thuần là
398.8 tỷ đồng và tỷ lệ rút ngắn số ngày luân chuyển vốn lưu động năm 2010 so với năm 2009 là 0.55. Từ đó ta xác định nhu cầu vốn lưu động năm 2010 là:
398.8 253.35* * (1 0.55) 161.89 280.59 nc V = − = (tỷ đồng)
Ta có lượng vốn lưu động bình quân năm 2010 là: (161.89 + 340.87)/2=251.39 tỷ, doanh thu thuần năm 2010 dự kiến là 398.8, ta có số vòng quay và lỳ luân chuyển vốn lưu động của Tổng công ty sẽ là:
Số vòng quay vốn lưu động 398.8 1.58
251.39
= =
Kỳ luân chuyển vốn lưu động
360 227.8 1.58 = = Hệ số đảm nhiệm 251.39 0.63 398.8 = =
Như vậy so với năm 2009, trong năm 2010 đã nâng được số vòng quay vốn lưu động lên 0.47 vòng tương ứng với kỳ luân chuyển vốn rút ngắn được 96.5 ngày và làm giảm hệ số đảm nhiệm của đồng vốn lưu động từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn lưu động của Tổng công ty so với năm trước. Khi đã xác định được nhu cầu vốn lưu động cho năm kế hoạch, ta căn cứ vào tỷ trọng vốn lưu động được phân bổ hợp lý trên các khâu kinh doanh theo thống kê kinh nghiệm của các năm trước. VD khi ta xác định lượng vốn phân bổ cho các khâu là : sản xuất trực tiếp chiếm khoảng 30%, khâu dự trữ chiếm khoảng 25%, khâu lưu thông chiếm khoảng 45%. Vậy ta có thể xác định nhu cầu vốn lưu động cho từng khâu sản xuất là:
• Khâu dự trữ sản xuất: 161.89*30% = 48.56 tỷ đồng
• Khâu sản xuất: 161.89*25% = 40.47 tỷ đồng
• Khâu lưu thông: 161.89*45% = 72.86 tỷ đồng
Để thực hiện được cách trên Tổng công ty phải phân bổ chính xác tỷ lệ nguồn vốn lưu động cho các khâu của quá trình sản xuất. Dựa vào kinh nghiệm sản xuất
hàng năm để xác định tỷ lệ này. Tuy nhiên mỗi năm sản xuất Tổng công ty có qui mô sản xuất khác nhau do đó phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để thay đổi tỷ lệ này cho hợp lý.
3.2.3: Kiểm soát các khoản phải thu
Khoản phải thu là bộ phận trong vốn lưu thông, một phần trong cơ cấu vốn lưu động, tại một doanh nghiệp nào cũng tồn tại khoản phải thu. Tuy nhiên phải kiểm soát lượng phải thu ở mức thích hợp để đảm bảo doanh nghiệp hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn, đồng thời kích thích tiêu thụ sản phẩm.
Thực tiễn cho thấy, qua các năm khoản phải thu của Tổng công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu vốn lưu động trong lưu thông (khoản phải thu luôn chiếm từ 40%- 80% vốn lưu động). Đặc biệt trong năm 2007 tỷ lệ này là 80.72% một tỷ lệ rất lớn. Do đó vấn đề đặt ra ở đây là Tổng công ty phải thay đổi các biện pháp để quản lý tốt các khoản phải thu, có như thế thì mới sử dụng hiệu quả vốn lưu động. Là một tổng công ty lớn có mối quan hệ với rất nhiều bạn hàng trên nhiều lĩnh vực ở trong và ngoài nước. Do đó quản lý chặt chẽ các khoản phải thu là điều quan trọng mà Tổng công ty cần quan tâm . Một số biện pháp nhằm quản lý các khoản phải thu:
− Thu hồi các khoản nợ: Dựa vào hợp đồng kinh tế mà hai bên đã thực hiện và chính sách của Tổng công ty về thời gian và giới hạn nợ đối với từng khách hàng. Tổng công ty cần xem xét các khoản nợ nào đã đén hạn thu hồi và khoản nợ nào đã quá hạn để đưa ra các biện pháp giải quyết: gửi công văn yêu cầu thanh toán, trợ giúp của pháp luật. Đối với các khoản nợ sắp đến hạn thu hồi thì Tổng công ty có những biện pháp nhắc nhở để đối tác thực hiện.
−Xác định thời gian và giới hạn nợ cho khách hàng: Cần xác định rõ thời gian nợ cho khách hàng. Thời gian đó đảm bảo cho Tổng công ty không thiếu vốn sản xuất đồng thời có thể khuyến khích khách hàng trong việc mua sắm sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh tỷ lệ nợ trên tổng giá trị thanh toán cũng phải thích hợp (khoảng 5% đến 10% giá trị hợp đồng). Điều đó giúp nguồn vốn của doanh nghiệp được quay vòng liên tục. Nếu Tổng công ty cho khách hàng nợ với số lượng lớn và trong thời gian lâu dài sẽ dẫn đến không đủ vốn để mau NVL phục vụ cho quá trình sản xuất tiếp theo và tính thanh khoản của Tổng công ty sẽ giảm đi rất nhiều. Nghĩa là tổng công ty sẽ không đủ tiền mặt để trả, thanh toán cho các khoản nợ đã đến hạn phải trả. Từ đó sẽ dẫn đên mất uy tín của doanh nghiệp đối với các nhà đầu tư.
−Xác định hợp đồng kinh tế đầy đủ và chính xác: Trong hợp đồng kinh tế cần qui định rõ về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên tham gia hợp đồng. Nêu rõ thời gian thanh toán, phương thức thanh toán các khoản nợ của hợp đồng. Nó giúp cho các bên hiểu rõ trách nhiệm của mình. Khi có những phát sinh thi các bên co thể căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng để giải quyết. Khi các bên thực hiện sai hợp đồng thì dựa vào các điều qui định trong hợp đồng để bồi thường xử phạt.
Nguyên tắc thực hiện: Khi thực hiện các biện pháp trên cần đảm bảo cho việc sản xuất của Tổng công ty iên tục, không làm phát sinh thêm các chi phí. Đồng thời cần phát huy nó là điều kiện hấp dẫn để khách hàng lựa chọn sản phẩm của mình. Giữ vững uy tín của Tổng công ty đối với các đối tác. Linh hoạt sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh tế khác nhau.
3.2.4: Nâng cao tốc độ luân chuyển vốn lưu động thông qua tiếp cận các công nghệ mới trong sản xuấtcác công nghệ mới trong sản xuấtcác công nghệ mới trong sản xuấtcác công nghệ mới trong sản xuất các công nghệ mới trong sản xuất
Tiếp cận công nghệ mới, như đã trình bày ở phần định hướng năng lực sản xuất của Tổng công ty, là một ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển của Tổng công ty. Rõ ràng việc tiếp cận công nghệ mới sẽ đảm bảo cho năng lực sản xuất của Tổng công ty được tăng cao điều này đồng nghĩa với việc các dự án, công trình, máy móc sản xuất ra với chất lượng cao hơn, thời gian và giá thành giảm giành được sự tín nhiệm của khách hàng. Hiệu quả sản xuất nâng cao, làm giảm tỷ lệ sản phẩm dở dang trong sản xuất cũng có nghĩa vòng quay của vốn lưu động sẽ tăng lên hàm nghĩa sự nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để có thể thành công trong định hướng này Tổng công ty phải xây dựng các bước (mốc thời gian) về tiêu chuẩn công nghệ cần phải đạt được, gắn liền với nó là kế hoạch về vốn để đảm bảo tính hiện thực của kế hoạch.
Công ty cần thành lập một bộ phận chuyên trách làm công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Trong thực tế, hiện tại công việc này đang do phòng thiết bị công trình đảm nhiệm. Nhưng để đảm bảo hiệu quả trong nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào sản xuất. Bộ phận này sẽ đồng thời đảm nhiệm vai trò quản lý chất lượng và giám sát thi công, kiểm tra và sử lý kịp thời những sai phạm trong quá trình thi công.
Trong cuộc chạy đua về công nghệ đòi hỏi Tổng công ty phải nghiên cứu đánh giá năng lực sản xuất của những đối thủ cạnh tranh chính, đây là điều mà Tổng công ty chưa thực sự làm phổ biến. Nhận thức rõ vị thế của mình là một yêu cầu cần thiết
để Tổng công ty có một chiến lược đầu tư đúng đắn, bở lẽ phải cần lượng vốn rất lớn để nắm bắt được những công nghệ, máy móc sản xuất tiên tiến. Nếu chiến lược của Tổng công ty không hợp lý có thể gây mất cân đối trong cơ cấu vốn (Vốn cố định chiếm tỷ trọng quá lớn) gây sự lệch lạc trong hoạt động, giảm hiệu quả sản xuất nói