II/ Đặc điểm kinh doanh của chi nhỏnh NHNo&PTNT t ỉnh Lào Cai: 1 Sự ra đời và mụ hỡnh tổ chức của NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai :
3. Vấn đề bảo quản hồ sơ cho vay:
Tất cả cỏc loại giấy tờ trong một bộ hồ sơ cho vay đều được kế toỏn cho vay lưu cựng cỏc giấy tờ vay vốn ( như :phiếu thẩm định,tỏi thẩm định ; phiếu kiểm tra sử dụng vốn vay .) của khỏch hàng ,thành bộ hồ sơ lưu trữ , bảo quản như một tài sản đặc biệt. Cỏc loại phiếu ,biờn bản,thụng bỏo nợ đến hạn ,nợ quỏ hạn ...đều phải lập hai liờn
cú nội dung văn bản như nhau ; Ngõn hàng sẽ giữ một bản và khỏch hàng giữ một bản .Sau đú kế toỏn viờn sẽ lập thành một bộ hồ sơ lưu giữ cú danh mục theo dừi đối với mỗi khỏch hàng vay vốn và được lưu giữ lõu dài tại phũng kế toỏn ,đảm bảo an toàn , tuyệt đối, cú phiếu Xuất-Nhập và mở sổ theo dừi kịp thời , chớnh xỏc và khỏch quan.
Cỏn bộ quản lý khế ước phải luụn theo dừi , kiểm tra để thu hồi vốn đỳng hạn cả gốc và lói .Hàng thỏng phải chấm khớp đỳng với sao kờ khế ước do mỏy vi tớnh in ra .
Cỏc khoản vay khi phỏt sinh ra được bộ phận Tớn dụng chuyển hồ sơ sang thỡ cỏn bộ kế toỏn giữ tài khoản cho vay phải kiểm tra nội dung khế ước hoặc hợp đồng Tớn dụng ,nội dung cỏc giấy tờ khỏc cú liờn quan như : đơn xin vay , cỏc giấy tờ về tài sản thế chấp (nếu cú)...Kiểm tra kỹ chữ ký của cỏn bộ Tớn dụng, của Giỏm đốc cú đỳng mẫu khụng . Ngoài ra kế toỏn viờn phải kiểm tra số dư nợ cũ trong hạn hoắc quỏ hạn (nếu cú )để số tiền vay khụng vượt quỏ hạn mức Tớn dụng nếu khỏch hàng vay theo hạn mức . Kiểm tra xem khỏch hàng cũn dư nợ cũ hay khụng đối với trường hợp khỏch hàng vay theo mún .
Sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ ,hợp phỏp của cỏc loại giấy tờ xong nếu thấy đỳng đủ điều kiện thỡ kế toỏn viờn làm nhiệm vụ là vào mỏy để đăng ký khế ước, nếu khỏch hàng chưa mở tài khoản tiền vay tai NH thỡ kế toỏn trưởng hay người được uỷ quyền sẽ làm thủ tục mở tài khoản tiền vay cho khỏch hàng và đăng ký số tài khoản tiền vay của khỏch hàng vaũ mỏy tớnh . Kế toỏn viờn lập phiếu chi hoặc phiếu chuyển khoản theo yờu cần của khỏch hàng rồi trỡnh kế toỏn trưởng , Giỏm đốc ký sau đú chuyển toàn bộ giấy tờ cho kiểm soỏt trước quỹ để kiểm soỏt vào sổ và đưa sang thủ quỹ để phỏt tiền vay cho khỏch hàng .
Sau khi giải ngõn xong kế toỏn viờn cú trỏch nhiệm lưu giữ và theo dừi hồ sơ của khỏch hàng một cỏch khoa học kịp thời để theo dừi tỡnh hỡnh trả nợ , trả lói một cỏch thuận tiờn ,nhanh chúng, chớnh xỏc ,đỳng hạn và đầy đủ .
Qua thực tế nghiờn cứu ta thấy vấn đề bảo quản hồ sơ cho vay của khỏch hàng tại Chi nhỏnh NHNo&PTNT Tỉnh Lào Cai đều được kế toỏn cho vay lưu giữ cựng với cỏc giấy tờ vay vốn rất cẩn thận ,gọn gàng khi cần xem lại cỏc hồ sơ cũ cú thể lấy ra ngay khụng phải mất nhiều thời gian cho việc tỡm kiếm cũng như mỗi bộ hồ sơ đều
vẫn cũn như mới ,khụng bị nhàu nỏt ...