b. Hồ sơ chứng từ do Ngõn hàng lập :
2.2.2. Kế toỏn phương thức cho vay theo hạn mức tớn dụng (cho vay th ường xuyờn) :
Cho vay theo hạn mức tớn dụng là việc khỏch hàng và Ngõn hàng cho vay xỏc định thỏa thuận một hạn mức tớn dụng duy trỡ trong một thời hạn nhất định hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Phương thức cho vay theo hạn mức tớn dụng được ỏp dụng trong cho vay vốn lưu động đối với những đơn vị, những tổ chức kinh tế cú nhu cầu vay, trả thường xuyờn. Sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng ổn định : vũng quay vốn tớn dụng và vũng quay vốn lưu động nhanh cú tớn nhiệm cao với Ngõn hàng trong quan hệ tớn dụng : ưu tiờn cho vay đối với cỏc Ngõn hàng Nhà nước như : Doanh nghiệp kinh doanh lương thực, vật tư nụng nghiệp, cỏc cụng ty kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu...
Ngõn hàng nơi cho vay cựng khỏch hàng ký hợp đồng tớn dụng, thỏa thuận hạn mức tớn dụng duy trỡ trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Căn cứ để phỏt tiền vay phải trong phạm vi hạn mức tớn dụng, thời hạn của hợp đồng tớn dụng, mỗi lần rỳt vốn vay, khỏch hàng lập giấy biờn nhận nợ
tiền vay kốm theo cỏc chứng từ xin vay phự hợp với mục đớch sử dụng vốn ghi trong hợp đồng tớn dụng.
* Quản lý hạn mức tớn dụng :
Ngõn hàng nơi cho vay phải quản lý chặt chẽ hạn mức tớn dụng, đảm bảo khụng vượt quỏ hạn mức đó ký kết. Trong quỏ trỡnh vay vốn trả nợ, nếu việc sản xuất kinh doanh cú thay đổi và Doanh nghiệp cú nhu cầu, khỏch hàng phải làm giấy đề nghị, Ngõn hàng thấy hợp lý thỡ chấp thuận điều chỉnh hạn mức tớn dụng và cựng khỏch hàng ký kết bổ xung hợp đồng tớn dụng. Nếu ký kết hợp đồng tớn dụng mới thỡ trước 10 ngày khi hạn mức tớn dụng cũ đó hết thời hạn khỏch hàng phải gửi cho Ngõn hàng thời hạn vay vốn kỳ tiếp theo. Căn cứ vào nhu cầu vay vốn của khỏch hàng và chu kỳ sản xuất kinh doanh kế tiếp, Ngõn hàng nơi cho vay tiến hành thẩm định để xỏc định hạn mức tớn dụng và thời hạn cho vay mới.
* Quy trỡnh kế toỏn phương thức cho vay theo hạn mức tớn dụng :
- Hạch toỏn giai đoạn cho vay : căn cứ để kế toỏn phỏt tiền vay là hạn mức tớn dụng đó thỏa thuận giữa Ngõn hàng và khỏch hàng ghi trong hợp đồng tớn dụng. Sau khi hợp đồng tớn dụng đó ký kết bộ phận tớn dụng sẽ lập bỏo cỏo bằng văn bản về hạn mức tớn dụng chuyển cho kế toỏn làm căn cứ thực hiện. Nhiệm vụ của kế toỏn lỳc này là phải theo dừi chặt chẽ dư nợ tài khoản tiền vay để dư nợ tài khoản này khụng vượt quỏ hạn mức tớn dụng đó ký trong kỳ. Kế toỏn cho vay sau khi kiểm soỏt tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ thỡ hạch toỏn như sau :
Nợ TK : Cho vay.
Cú TK : Tiền mặt tại quỹ (nếu vay bằng tiền mặt).
hoặc tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng (nếu vay bằng chuyển khoản) hoặc tài khoản thanh toỏn qua lại giữa cỏc Ngõn hàng (nếu người thụ hưởng ở Ngõn hàng khỏc).
- Hạch toỏn giai đoạn thu nợ : Toàn bộ tiền thu bỏn hàng được thu trực tiếp vào bờn cú của tài khoản cho vay theo hạn mức tớn dụng nếu tài khoản này cũn dư nợ.
Nếu dự nợ của tài khoản này bằng khụng thỡ tiền thu bỏn hàng được đưa vào tài khoản tiền gửi thanh toỏn của đơn vị. Khi thu nợ kế toỏn sẽ hạch toỏn :
Nợ TK : Tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toỏn).
Cú TK : Cho vay của người vay (phần gốc). Ghi số tiền thư nợ từng lần.
- Hạch toỏn giai đoạn thu lói : Ngõn hàng thỏa thuận với khỏch hàng theo định kỳ hàng thỏng vào một ngày quy định, lói vay được tớnh trờn tổng số dự thực tế bỡnh quõn trong kỳ và ghi vào hợp đồng tớn dụng.
Khi thu lói kế toỏn hạch toỏn :
Nợ : tài khoản tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toỏn).
Cú : Tài khoản thu lói cho vay. Ghi số tiền lói thu một lần.
Khi hết thời hạn cho vay trờn hợp đồng thỡ Ngõn hàng và khỏch hàng sẽ thanh lý hợp đồng tớn dụng. Nếu khỏch hàng chưa trả hết nợ mà cú nhu cầu ký tiếp hợp đồng tớn dụng mới thỡ số dư nợ được chuyển sang số nợ trờn hạn mức tớn dụng mới. Nếu khỏch hàng khụng ký tiếp hợp đồng thỡ hai bờn phải thỏa thuận thời hạn thanh toỏn cuối cựng nhưng khụng được vượt quỏ chu kỳ sản xuất kinh doanh. Hết thời hạn quy định như trờn mà khỏch hàng khụng trả được nợ thỡ Ngõn hàng làm thủ tục chuyển nợ quỏ hạn.
- Bỳt toỏn chuyển nợ quỏ hạn : khi đến hạn khỏch hàng khụng hoàn thành kế hoạch trả nợ cũng như khụng được xem xột gia hạn nợ thỡ kế toỏn sẽ lập phiếu chuyển số tiền khỏch hàng cũn nợ sang tài khoản nợ quỏ hạn với bỳt toỏn như sau :
Nợ : tài khoản nợ quỏ hạn dưới 180 ngày. Cú : tài khoản cho vay của người vay.
Số tiền khỏch hàng cũn nợ Ngõn hàng chuyển sang tài khoản nợ quỏ hạn từ thời điểm nào thỡ kế toỏn tớnh lói suất nợ quỏ hạn từ thời điểm đú. Nếu khỏch hàng vẫn chưa thanh toỏn hết nợ thỡ đến 181 ngày và trờn 360 ngày thỡ kế toỏn cho vay sẽ chuyển sang cỏc tài khoản thớch hợp tương tự như nghiệp vụ kế toỏn cho vay từng lần.
* Ưu điểm và nhược điểm của kế toỏn cho vay theo hạn mức tớn dụng :