b. Hồ sơ chứng từ do Ngõn hàng lập :
2.2.1. Kế toỏn phương thức cho vay từng lầ n: (cho vay theo mún)
Phương thức này được ỏp dụng đối với tất cả cỏc khỏch hàng cú nhu cầu và đề nghị vay vốn từng lần và đối với khỏch hàng cú nhu cầu vay vốn khụng thường xuyờn. Mỗi lần vay vốn khỏch hàng và Ngõn hàng làm thủ tục vay vốn cần thiết và ký hợp đồng tớn dụng.
Quy trỡnh xột duyệt phương thức cho vay từng lần(cho vay theo mún) .
-Trường hợp cho vay lưu vụ : được ỏp dụng đối với cho vay hộ gia đỡnh, cỏc cỏ nhõn ở vựng chuyờn canh trồng lỳa cú hai vụ liền kề :
+ Điều kiện thủ tục : hộ gia đỡnh, cỏ nhõn cú nhu cầu lưu vụ, trước ngày đến hạn của mún vay ớt nhất 5 ngày phải làm giấy đề nghị lưu vụ. Hộ gia đỡnh, cỏ nhõn phải cú trỏch nhiệm trả đủ số lói cũn nợ của mún vay trước.
+ Thời hạn lưu vụ : khụng quỏ thời hạn của một vụ kế tiếp
+ Khi cú nhu cầu lưu vụ, hộ gia đỡnh, cỏc cỏ nhõn chỉ cần làm giấy đề nghị lưu vụ khụng cần phải lập lại cỏc thủ tục khỏc.
* Quy trỡnh phương thức cho vay từng lần (cho vay theo mún) :
Hạch toỏn giai đoạn cho vay : mỗi lần vay tiền khỏch hàng phải làm đơn xin vay gửi tới Ngõn hàng để trỡnh bày lý do vay vốn, đõy là căn cứ để Ngõn hàng tớnh toỏn xem xột quyết định cú nờn cho vay hay khụng. Nếu đơn xin được Ngõn hàng duyệt cho vay thỡ khỏch hàng vay tiền sẽ cựng Ngõn hàng lập hợp đồng tớn dụng. Khi lập hợp đồng tớn dụng phải lập đủ số liờn theo quy định của Ngõn hàng và ghi đầy đủ cỏc yếu tố đó ghi theo mẫu in sẵn để đảm bảo tớnh phỏp lý của chứng từ cho vay. Trong đú khỏch hàng phải cam kết việc sử dụng vốn vay đỳng mục đớch, trả nợ đỳng hạn cả gốc và lói.
Khỏch hàng lập xong hồ sơ thỡ cỏn bộ tớn dụng sẽ chuyển hồ sơ cho kế toỏn cho vay lỳc này kế toỏn cho vay kiểm soỏt thấy đủ điều kiện thỡ làm thủ tục nhập tài sản thế chấp, sau đú kế toỏn cho vay sẽ phỏt cỏc chứng từ giải ngõn.
Khi phỏt tiền vay cho khỏch hàng thỡ Ngõn hàng cú thể phỏt một lần hoặc nhiều lần phự hợp với tiến độ sử dụng vốn vay của khỏch hàng vay vốn. Mỗi lần nhận tiền thỡ khỏch hàng phải lập giấy nhận nợ.
Căn cứ vào mức tiền cho vay đó thỏa thuận, căn cứ vào giấy nhận nợ và cỏc giấy tờ cú liờn quan khỏc theo yờu cầu tiền vay của khỏch hàng thỡ kế toỏn cho vay cú thể hạch toỏn :
Cú TK : tiền mặt tại quỹ (nếu vay bằng tiền mặt).
Hoặc TK của người thụ hưởng (nếu vay bằng chuyển khoản)
Hoặc tài khoản thanh toỏn qua lại giữa cỏc Ngõn hàng (nếu người thụ hưởng ở Ngõn hàng khỏc).
Riờng đối với mún vay cú phần giỏ trị tài sản thế chấp, cầm cố sẽ nhập vào tài khoản ngoại bảng “tài sản thế chấp, cầm cố”.
Hạch toỏn giai đoạn thu nợ, thu lói : hợp đồng tớn dụng sau khi hoàn thành giải ngõn thỡ tiền vay sẽ được lưu trong hồ sơ vay vốn của người vay do thanh toỏn viờn giữ tài khoản cho vay của người vay để quản lý theo dừi thu hồi nợ. Hợp đồng tớn dụng trong hồ sơ vay vốn phải được sắp xếp một cỏch khoa học để theo dừi chặt chẽ kỳ hạn nợ nhằm thu hồi nợ và lói một cỏch kịp thời.
+ Khi thu nợ kế toỏn hạch toỏn :
. Nếu thu nợ cả gốc và lói cựng một thời điểm : Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt)
Hoặc TK của người vay (nếu thu từ TK thanh toỏn) cả gốc và lói. Cú TK : cho vay của người vay (phần gốc)
Cú TK : thu nhập của Ngõn hàng (tài khoản thu lói) phần lói . Nếu thu nợ cả gốc và lói khụng cựng thời điểm :
+ Bỳt toỏn giai đoạn thu lói :
Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toỏn).
Cú TK : thu nhập của Ngõn hàng (tài khoản thu lói) phần lói + Bỳt toỏn giai đoạn thu nợ gốc :
Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toỏn).
Cú TK : cho vay của người vay (phần gốc). + Bỳt toỏn chuyển nợ quỏ hạn :
Khi đến hạn mà người vay khụng trả được nợ và cũng khụng cú đơn xin gia hạn thỡ sau 15 ngày kế toỏn viờn sẽ tự động chuyển nợ quỏ hạn. Khi chuyển nợ quỏ
hạn kế toỏn ghi :
Nợ : tài khoản nợ quỏ hạn dưới 180 ngày. Cú : tài khoản cho vay của người vay.
Xử lý lói khi chuyển nợ quỏ hạn : trong trường hợp số lói khỏch hàng đến hạn khụng trả được thỡ Ngõn hàng sau khi tớnh lói sẽ hạch toỏn tài khoản ngoại bảng : nhập tài khoản “lói chưa thu”. Theo dừi cho đến khi nào tài khoản của khỏch hàng cú hoặc khỏch hàng nộp tiền mặt thỡ kế toỏn sẽ hạch toỏn : xuất tài khoản “lói chưa thu” và hạch toỏn :
Nợ : tài khoản tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của người vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toỏn).
Cú : tài khoản thu nhập của Ngõn hàng (tài khoản thu lói). Ghi số tiền chuyển nợ quỏ hạn.
Nếu quỏ 180 ngày mà người vay chưa trả hết nợ thỡ kế toỏn hạch toỏn tiếp : Nợ : tài khoản nợ quỏ hạn từ 181 ngày đến 360 ngày.
Cú : tài khoản nợ quỏ hạn dưới 180 ngày. Ghi số tiền chuyển nợ quỏ hạn.
Nếu quỏ một năm (12 thỏng : 361 ngày trở lờn) mà khỏch hàng vẫn chưa trả hết nợ thỡ kế toỏn hạch toỏn :
Nợ : tài khoản nợ khú đũi.
Cú : tài khoản nợ quỏ hạn từ 181 ngày đến 360 ngày. Ghi số tiền chuyển nợ quỏ hạn.
Khi thu hồi nợ kế toỏn xúa nợ trờn hợp đồng tớn dụng hoặc khế ước vay tiền. Những khế ước này sau khi thu nợ sẽ đúng thành tập kốm chứng từ. những hợp đồng tớn dụng chỉ trả một phần cũn một phần thỡ lưu lại hồ sơ vay vốn để tiếp tục theo dừi thu nợ. Khế ước đó chuyển nợ quỏ hạn thỡ lưu ở hồ sơ nợ quỏ hạn.
* Ưu điểm & nhược điểm của kế toỏn phương thức cho vay từng lần : - Ưu điểm :
Ngõn hàng phải thẩm định từng lần cho vay, tớnh toỏn được hiệu quả kinh tế của đối tượng vay từ đú đảm bảo được khả năng an toàn vốn cho Ngõn hàng, đồng thời Ngõn hàng chủ động được nguồn vốn của mỡnh để đỏp ứng nhu cầu vay vốn của khỏch hàng.
- Nhược điểm :
Thủ tục cho vay rườm rà, phức tạp, mỗi lần vay khỏch hàng phải làm đầy đủ mọi thủ tục như lần vay đầu tiờn, làm mất nhiều thời gian của khỏch hàng. Quy định kỳ hạn nợ đối với từng lần vay đụi khi chưa phự hợp với chu chuyển vật tư hàng húa dẫn đến tỡnh trạng đến kỳ hạn nợ khỏch hàng chưa kịp thu tiền để trả nợ Ngõn hàng, gõy nờn nợ quỏ hạn phỏt sinh.
2.2.2. Kế toỏn phương thức cho vay theo hạn mức tớn dụng (cho vay thường xuyờn) :