III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CễNG TÁC TUYỂN DỤNG
3. Thu nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viờn
Phũng HCNS tiếp nhận và đỏnh giỏ sơ bộ hồ sơ xin việc. Khi kiểm tra hồ sơ, phũng HCNS loại bỏ cỏc hồ sơ khụng đạt yờu cầu, lập danh sỏch cỏc ứng viờn cú hồ sơ đạt yờu cầu theo thứ tự ưu tiờn: cú bằng cấp chuyờn mụn, kinh nghiệm cao hơn và cỏc điều kiện ưu tiờn nếu cú.
Bảng 6: Biểu mẫu danh sỏch ứng viờn
TT Họ tên Ngày sinh Địa chỉ Trờng / năm TN Chuyên ngành Hạng tốt
nghiệp KN công tác Khả năng khác Ghi chú Ngoại ngữ Tin học 1 Nguyễn Thị Nhung 19/4/1982 Số 19, Khu TT HVKT Mật m ,ã Thanh Xuân, Hà Nội Cao đẳng Lao động - X hộiã Năm 2004 Công tác x hộiã Khá 1 năm kinh nghiệm làm NVVP cho Công ty Hoàng Phát VP
2 Bùi Thị Hiền 22/5/1982 Quảng Phú, L-ơng TàI, Bắc Ninh Trung cấp Văn th - Lu trữ Năm 2003 Hành chính - V th Khá Làm nhân viên văn phòng cho Cty máy tính VP
3 Đặng Thị Soa 23/01/1984 Công Thành, Yên Thành, Nghệ An Trung học dân lập kinh tế Ký thuật Năm 2004 Kế toán Trung bình Làm nhân viên văn phòng cho Công ty Thiết bị sách VP
4 Ngô Thị Điệp 4/11/1983 Thanh An, Thanh Hà, HảI Dơng Trung học bán công Kinh tế Kỹ thuật Thăng Long/ Năm 2005 Hành chính - V th Khá Cha có kinh nghiệm VP
Khi ứng viờn đến nộp hồ sơ xin việc, cho ứng viờn viết tờ khai xin việc và bản cõu hỏi phỏng vấn. Mẫu tờ khai xin việc được thiết kế sẵn dựng cho tất cả cỏc ứng viờn đến xin việc.
Tờ khai xin việc được thiết kế khỏ cụng phu, thể hiện khỏ đầy đủ cỏc thụng tin ứng viờn cần thiết nhưng hỡnh thức thể hiện cũn khỏ rườm rà.
Bản cõu hỏi phỏng vấn cũng được thiết kế sẵn cỏc cõu hỏi dựng chung cho tất cả cỏc ứng viờn.
Bảng 8: Biểu mẫu cõu hỏi phỏng vấn.
Họ tên : ________________________________________________________________________ Ngày sinh________________Nơi sinh____________________
CMND số :_______________Ngày cấp:__________________Nơi cấp:_______________________ Địa chỉ liên lạc___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Điện thoại :______________________________________________________________________ 1. Bạn vui lòng cho biết lý do xin vào làm việc/ và vì sao bạn biết Công ty chúng tôI ?
2. Bạn đã đợc đào tạo ở những trờng và chyên ngành nào ? Thới gian ? 3. Bạn từng làm việc những đơn vị nào trớc đây ? Chức vụ đảm nhiệm ?
4. Bạn cho biết kinh nghiệm của bạn về công việc bạn dự tuyển/ khả năng chuyên môn/ năng khiếu đặc biệt của bạn ?
5. Theo bạn những chuyên viên / nhân viên giỏi cần có những phẩm chất gì ?
6. Nếu đợc nhận vào làm việc, bạn thấy vị trí nào là phù hợp nhất với khả năng của bạn ? 7. Nếu đợc làm việc ở vị trí thích hợp/ hoặc có thể cha phù hợp ? Bạn sẽ có định hớng gì ? 8. Vì yêu cầu công việc, bạn có tự giác làm cho xong việc, chứ không chỉ hết giờ không ? Theo
ý bạn, nếu có thì sao ? Và nếu không thì sao ?
9. Bạn có khả năng làm việc độc lập và sử dụng thành thạo đợc những phơng tiện làm việc nào để phục vụ cho công việc bạn muốn dự tuyển ?
10. Theo yêu cầu và tính chất công việc, bạn có sẵn sàng ký thoả thuận, cam kết với Công ty, chấp hành triệt để các Qui chế, Qui định, Nội qui Công ty không ? Bạn suy nghĩ gì về việc chịu trách nhiệm cá nhân và chịu trách nhiệm liên đới ?
11.Ngoài giờ làm việc, bạn có đi học hoặc làm thêm việc gì không ? Nếu có thì đó là học thêm gì ?
12. Bạn có nhu cầu đợc đào tạo, hoặc đào tạo lại không ? Bạn có chấp nhận cùng Công ty chịu chi phí đào tạo/ và có cam kết làm việc lâu dài với Công ty không ?
13. Bạn có gặp trở ngại gì đối với chế độ làm việc theo thời gian Công ty qui định ? Hoàn cảnh gia đình, hoặc bản thân của bạn có dễ ảnh hởng đến công việc làm không ? Bạn có thể công tác xa nhà dài hạn không ?
14. Bạn đã từng chịu áp lực của công việc nào cha ? Khả năng thích ứng của bạn sẽ ra sao ? Nh : Tiến độ phải hoàn thành cùng lúc nhiều việc ? Tự lo ? Tự chịu trách nhiệm ? Bạn cho ví dụ ?
15.Để đợc làm việc ổn định, lâu dàI, theo bạn Công ty chúng tôI sẽ giúp gì cho bạn ?
16.Theo bạn ý thức kỷ luật lao động là gì ? ý thức trách nhiệm là gì ? Bạn cho biết sự giống nhau/ cũng nh khác nhau về chúng ?
17. Sở thích của bạn là gì ? Bạn có chơi thể thao không ? Môn gì ? Đợc bao lâu ? Thờng chơi ở đâu ?
18. Bạn vui lòng trình bày nhiệm vụ công việc mà bạn sắp đảm nhiệm khi đợc tuyển ?
Bạn có thể lập sơ đồ, có thuyết minh ( Phần này rất quan trọng cho việc sắp xếp vị trí công việc của bạn và bạn hãy trình bày thật rõ ràng, chính xác để thể hiện năng lực của mình )
Cỏc cõu hỏi phỏng vấn trờn chủ yếu xoay quanh vấn đề thực hiện Nội quy, ý thức kỷ luật, nhiều cõu hỏi bị trựng lặp với cỏc cõu trong tờ khai xin việc. Những cõu hỏi trong bản hỏi này cú thể dựng để hỏi trong buổi phỏng vấn tuyển chọn để đỡ làm mất thời gian của cả hai bờn.
Sau khi thu nhận hồ sơ thỡ tiến hành phõn loại và sàng lọc hồ sơ. Để việc xem xột hồ sơ xin việc khỏch quan và chớnh xỏc Cụng ty sử dụng cả phương phỏp lịch sử và phương phỏp quan sỏt. Hồ sơ xin việc của người dự tuyển bao gồm: sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khoẻ, bản sao giấy khai sinh, đơn xin việc, tờ khai xin việc theo mẫu, cỏc văn bằng chứng chỉ liờn quan...
Cụng ty xem xột hồ sơ xin việc với hai tiờu chuẩn là hỡnh thức và nội dung của hồ sơ xin việc. Hỡnh thức để đỏnh giỏ như trỡnh bày sạch sẽ, rừ ràng, cú logic, chữ viết, ngụn từ, cỏch hành văn…tuy nhiờn về hỡnh thức chưa thể đỏnh giỏ hết được.
Sau khi đó xem xột về nội dung từng loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc xem hồ sơ nào đạt được sự phự hợp gần nhất so với tiờu chuẩn tuyển dụng. Cỏc tiờu chuẩn tuyển dụng bao gồm: trỡnh độ văn hoỏ, trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm, tuổi tỏc, giới tớnh, sức khoẻ, …Tuỳ từng cụng việc mà cú cỏc tiờu chuẩn khỏc nhau. Qua xem xột hồ sơ sẽ phõn làm 3 loại: loại 1 là đủ điều kiện tuyển dụng, loại 2 là cú thể chấp nhận và loại 3 là khụng phự hợp với tiờu chuẩn tuyển dụng sẽ bị loại.
4. Phỏng vấn tuyển chọn.
Những ứng viờn đó qua bước sàng lọc hồ sơ được lập danh sỏch ứng viờn để
mời đi phỏng vấn.
Phũng HCNS chịu trỏch nhiệm tổ chức phỏng vấn và thực hiện cỏc nội dung cụng việc sau:
Thụng bỏo lịch phỏng vấn cho hội đồng tuyển dụng và cỏc ứng viờn. Bố trớ địa điểm phỏng vấn cho phự hợp.
Tổng hợp về nội dung, cỏch thức phỏng vấn.
Chuẩn bị danh sỏch viờn, hồ sơ ứng viờn, bảng đỏnh giỏ phỏng vấn ứng viờn. Phỏng vấn là một phương phỏp thụng dụng nhất trong việc tuyển dụng lao động, là một phương phỏp mang lại hiệu quả cao cho tuyển dụng. Vỡ thụng qua phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng vừa cú thể quan sỏt trực tiếp về hỡnh thức bờn ngoài, hành vi, cử chỉ, lời núi của ứng viờn và đặc biệt là qua đú cú thể đỏnh giỏ được về cỏ tớnh, nhõn cỏch, trỡnh độ cũng như kinh nghiệm của người dự tuyển.
Phụ trỏch việc phỏng vấn là cỏc ủy viờn của Hội đồng tuyển dụng, tức là cỏc trưởng phũng ban chức năng và cỏn bộ nhõn sự. Đõy là những người cú trỡnh độ chuyờn mụn khỏ cao về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm nờn họ cú thể
đỏnh giỏ được trỡnh độ của người dự tuyển và lựa chọn được người phự hợp. Tuy nhiờn khụng phải lỳc nào họ cũng phỏng vấn người dự tuyển đỳng chuyờn mụn mà họ đang phụ trỏch. Mặt khỏc dự cú trỡnh độ chuyờn mụn cao nhưng những cỏn bộ phỏng vấn này chưa thực sự cú kinh nghiệm phỏng vấn nờn nhiều khi chưa mang lại hiệu quả cao.
Trong quỏ trỡnh phỏng vấn, cỏn bộ phỏng vấn ỏp dụng cả hai loại phỏng vấn là phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn khụng theo mẫu. Phỏng vấn theo mẫu là dựa vào những cõu hỏi đó được soạn sẵn. Phương phỏp này giỳp tiết kiệm thời gian phỏng vấn mà vẫn cú thể đỏnh giỏ được trỡnh độ giữa những ứng viờn. Nhưng để tỡm hiểu sõu về một vấn đề nào đú thỡ cỏn bộ phỏng vấn dựng phương phỏp phỏng vấn khụng theo mẫu. Nhờ đú cỏn bộ phỏng vấn cú thể kết hợp những cõu trả lời để đưa ra những nhận định khỏch quan và chớnh xỏc nhất.
Sau khi phỏng vấn xong một ứng viờn thỡ kết quả phỏng vấn được ghi lại vào bản đỏnh giỏ phỏng vấn ứng viờn theo mẫu dưới đõy:
Bảng 9: Bảng đỏnh giỏ ứng viờn.
• Tên ứng viên:... • Ngày phỏng vấn: .../.../...
• Vị trí tuyển dụng:... Bộ phận... MụC NHậN XéT Xuất sắc Tốt Khá Trung Bình Kém 1 Bằng cấp chuyên môn :
2 Kiến thức/ kỹ năng chuyờn mụn 3 Kinh nghiệm trong lĩch vực xem xột 4 Kỹ năng giao tiếp/ tướng mạo/ cỏch cư sử 5 Trỡnh độ ngoại ngữ
6 ý thức kỷ luật/ trỏch nhiệm 7 Cỏ tớnh/ năng lực độc lập 8 Mức độ chịu đựng ỏp lực 9 Thỏi độ đối với cụng việc
Như trờn ta thấy bước phỏng vấn tuyển chọn được thực hiện khỏ bài bản và khoa học, việc bố trớ cỏn bộ phỏng vấn phự hợp, sử dụng cỏc hỡnh thức phỏng vấn phự hợp.
Tuy nhiờn việc tổ chức phỏng vấn vẫn cũn một số hạn chế cần khắc phục để nõng cao hiệu quả phỏng vấn như:
- Cỏn bộ phỏng vấn chưa nghiờn cứu kỹ hồ sơ ứng viờn trước khi phỏng vấn.
- Việc bố trớ phũng để phỏng vấn chưa phự hợp: phũng phỏng vấn cú tiếng ồn, hay cú người ra vào làm ảnh hưởng đến tiến trỡnh phỏng vấn.
- Cỏn bộ phỏng vấn tuy cú trỡnh độ chuyờn mụn cao nhưng cũn thiếu kỹ năng phỏng vấn nờn hiệu quả phỏng vấn chưa cao.