I. Khái quát về Tổng công ty Giấy Việt Nam
2. Chức năng hoạt động và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam
2. Chức năng hoạt động và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam Việt Nam
2.1. Chức năng hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt Nam
Tổng công ty Giấy Việt Nam chịu sự quản lý nhà nớc của Bộ công nghiệp, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh và thành phố trực thuộc trung ơng với t cách là các cơ quan quản lý nhà nớc.
Tổng công ty Giấy có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nớc giao theo quy luật của pháp luật và có quyền giao lại cho các đơn vị thành viên quản lý, sử dụng.
Tổng công ty Giấy có quyền đầu t, liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật.
Tổng công ty Giấy có quyền chuyển nhợng, cho thuê, thế chấp cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty.
Tổng công ty Giấy có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh, đổi mới công nghệ, trang thiết bị.
Tổng công ty Giấy đợc mời và tiếp đối tác kinh doanh nớc ngoài; đợc sử dụng vốn và các quỹ của Tổng công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh theo nguyên tắc bảo toàn có hiệu quả; đợc hởng các chế độ có u đãi đầu t hoặc tái đầu t theo quy định của nhà nớc.
Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán tập trung đối với các đơn vị trực thuộc Tổng công ty và hạch toán kinh tế tổng hợp trên cơ sở hạch toán đầy đủ của các đơn vị thành viên.
Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, có t cách pháp nhân, tài khoản tại ngân hàng và con dấu riêng, có điều lệ hoạt động theo quy định của nhà nớc và của Tổng công ty.
2.2. Cấu trúc tổ chức của toàn Tổng công ty Giấy Việt Nam Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị
Tổng công ty Giấy Việt Nam Hội đồng quản trị Ban giám đốc Công ty Giấy Bãi Bằng Công ty Giấy Tân Mai Công ty VPP Hồng Hà Trường Đào Tạo nghề giấy Viện nghiên cứu giấy và Xenluylo Công ty Gỗ Đồng Nai Phòng XNK Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng nghiên cứu phát triển Phòng quản lý kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Văn phòng ... ..
Ta thấy rằng cấu trúc tổ chức của Tổng công ty là một cấu trúc ma trận bởi vì nó đã đáp ứng đợc đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ, thoả mãn nhu cầu của khách hàng, trao đổi thông tin giữa các bộ phận đợc đáp ứng, nó khai thác đợc tối đa nguồn nhân lực, nhìn chung thì mô hình hoạt động và bộ máy Tổng công ty phần nào đã đợc kiện toàn và phù hợp với điều lệ. Tuy nhiên vẫn gây ra sự lẫn lộn về quyền lực giữa các bộ phận, đánh giá mức độ quản trị của các bộ phận gặp nhiều khó khăn, vẫn còn tình trạng hình thức quản lý đi sau chức năng tổ chức bị suy giảm đi.
Các đơn vị thành viên của Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, có t cách pháp nhân, tài khoản tại ngân hàng và con dấu riêng, có điều lệ hoạt động theo quy định của Nhà nớc và của Tổng công ty.
Tổng công ty Giấy Việt Nam là một DNNN dới sự quản lý của trung ơng với nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh giấy, ngoài ra công ty còn thực hiện công tác quản lý các đơn vị trực thuộc. Do đó, cơ cấu của Tổng công ty bao gồm:
+ Hội đồng quản trị, ban kiểm soát. + Tổng giám đốc và bộ máy làm việc. + Các đơn vị thành viên.
Bộ máy của Tổng công ty do TGĐ quyết định và phê duyệt theo điều lệ hoạt động của Tổng công ty . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty bao gồm các phòng theo sơ đồ 1.
Nhiệm vụ của các phòng ban của Tổng công ty.
Văn phòng : thay mặt TGĐ giao dịch với các cơ quan hữu quan, tham mu truyền đạt những quy định của TGĐ về lĩnh vực hành chính, tổ chức in ấn lu trữ tài liệu của Tổng công ty. Bố trí lịch làm việc của TGĐ, phó TGĐ và các phòng. Xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động của các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty, quy chế lao động, quy chế tiền lơng, kỷ luật, đơn giá tiền lơng, đơn giá và định mức lao động, lĩnh vực hành chính pháp chế và trong lĩnh vực đối ngoại.
Phòng cố vấn: có nhiệm vụ t vấn cho TGĐ về các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và trong quản lý của Tổng công ty. Đây là trung tâm giao dịch của hiệp hội giấy Việt Nam ( cả trung ơng và địa phơng), là nơi tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra kiểm soát giúp TGĐ lo công tác an toàn lao động.
Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ khảo sát tìm hiểu thị trờng giúp TGĐ ra các quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh. Đôn đốc các đơn vị thành viên của Tổng công ty thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra, kết nối giữa các bạn hàng, các nhà cung cấp lớn cho các đơn vị thành viên. Phòng kế hoạch kinh doanh có vai trò lớn trong việc giúp TGĐ xây dựng chiến lợc phát triển kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, dài hạn, kế hoạch giá thành, điều phối tác nghiệp sản xuất kinh doanh xây dựng chiến lợc thị trờng để cân đối nhu cầu giấy cho xã hội. Thực hiện việc bình ổn giá các sản phẩm giấy in, giấy viết, giấy in báo theo quy định của nhà nớc.
Phòng dự án: có trách nhiệm tìm hiểu ngành giấy trên quy mô toàn cầu, nắm bắt các thông tin mới về khoa học kỹ thuật trong ngành giấy để định hớng phát triển ngành, phối hợp với các đơn vị thành viên trong Tổng công ty triển khai các đề tài khoa học, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật trong ngành, giúp TGĐ đa ra các giải pháp kinh tế kỹ thuật, thực hiện chức năng quản lý cấp trên về kỹ thuật theo quy định của nhà nớc ban hành.
Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ khảo sát thị trờng trong nớc và nớc ngoài về mặt hàng xuất nhập khẩu, đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế về xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá, máy móc với các đơn vị trong nớc và nớc ngoài. Giúp TGĐ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhằm ổn định sản xuất và phát triển của ngành giấy, cân đối nhu cầu tiêu dùng trong nớc, tham gia từng bớc vào thị trờng ngoài nớc để tiến đến hòa nhập với ngành giấy trong khu vực .
Phòng quản lý kỹ thuật: chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, kiểm soát và nghiên cứu các tiêu chuẩn chất lợng của sản phẩm, từ đó đa ra các chính sách, các tiêu chuẩn về chất lợng sản phẩm của mình và còn phải quản lý nhân viên của đơn vị.
Phòng tài chính kế toán :
• Cân đối vốn hiện có của các đơn vị thành viên để lập phơng án giúp TGĐ giao lại vốn và các nguồn lực khác của nhà nớc cho các đơn vị thành viên. Điều chỉnh vốn theo hình thức tăng, giảm khi có sự thay đổi nhiệm vụ hoặc quy mô phát triển sản xuất của các đơn vị thành viên theo quyết định của TGĐ.
• Thực hiện thủ tục điều hoà vốn NSNN cấp giữa các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng công ty theo quyết định của TGĐ, theo dõi chặt chẽ việc
giao nhận vốn, nghĩa vụ nộp tiền sử dụng vốn cũng nh quản lý vốn theo chế độ hiện hành giữa các đơn vị thành viên đợc điều hoà vốn.
• Xây dựng và thực hiện phơng án huy động và cho vay vốn, phục vụ yêu cầu vốn của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
• Xây dựng kế hoạch tài chính năm của toàn bộ Tổng công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính của các đơn vị thành viên.
• Kiểm tra và kiến nghị Tổng công ty bảo lãnh đối với các khoản vay tín dụng của các đơn vị thành viên. Thực hiện vốn vay tín dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp của Tổng công ty.
• Thực hiện nghĩa vụ đối với NSNN theo chế độ hiện hành. Quản lý và hạch toán các loại quỹ của Tổng công ty đợc trích lập theo quy định của Bộ tài chính.
• Tổ chức hạch toán tổng hợp các loại vốn, quỹ, tổng hợp giá thành, kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên và hạch toán kinh tế đối với phần trực tiếp kinh doanh của Tổng công ty.
• Thực hiện báo cáo kế toán định kỳ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên theo quy định của nhà nớc. Lập báo cáo tài chính tổng hợp hàng năm của Tổng công ty trên cơ sở tổng hợp các bảng cân đối kế toán của các đơn vị thành viên trình HĐQT để công bố báo cáo tài chính hàng năm theo quy định của Bộ tài chính.
• Kiểm tra và chủ trì quyết toán cho các đơn vị thành viên. Tổng hợp báo cáo quyết toán toàn Tổng công ty trình Bộ tài chính xét duyệt.
• Quy định các biểu mẫu báo cáo kế toán nội bộ toàn Tổng công ty ( ngoài các biểu báo cáo theo quy định của nhà nớc) để phục vụ cho yêu cầu quản lý tổng hợp của toàn Tổng công ty.
• Tổ chức phổ biến thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nớc và các quy định của Tổng công ty cho các đơn vị thành viên.