3.3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
SVTH: Nguyễn Nhựt Tâm Anh – Lớp: DH7KT
(Nguồn Phòng Tài chính – Kế toán)
Kế toán Kho Thủ quỹ Kế toán trưởng P. phòng kế toán - Kế toán tổng hợp - Kế toán công nợ - Kế toán thuế Kế toán - Công cụ-dụng cụ - Ngân hàng - Thu chi Ghi chú: Quan hệ chỉđạo Quan hệ phối hợp Sơđồ 3.2: Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán 3.3.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán viên
Do tính chất và quy mô hoạt động của công ty nên bộ máy kế toán được tổ chức nhỏ gọn. Một kế toán có thểđảm nhận nhiều phần hành kế toán.
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trong việc điều hành và tổ chức công tác kế
toán tại đơn vị về chế độ kế toán, hình thức kế toán, các sổ sách kế toán, chứng từ kế
toán…theo quy định của Bộ tài chính. Kế toán trưởng cũng là người xử lý cuối cùng về
công tác kế toán tại đơn vị và chịu trách nhiệm về kết quả kế toán của đơn vị trước giám
đốc và pháp luật.
Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thuế)
+ Kế toán tổng hợp: thực hiện kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán. Hàng tháng, căn cứ vào số liệu của các phần hành kế toán để phân bổ chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, lập các báo cáo , biểu mẫu quyết toán tài chính, phân tích hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao tài sản cốđịnh hàng tháng.
+ Kế toán công nợ: theo dõi việc xuất nhập thành phẩm, vật tư, nguyên nhiên liệu của nhà máy nhằm theo dõi các khoản công nợ chính xác, kịp thời. Thường xuyên
đối chiếu, đôn đốc việc xử lý và thanh toán các khoản công nợ dây dưa, kéo dài.
+ Kế toán thuế: Tổng hợp, kê khai và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước đúng thời gian và quy định của luật thuế.
Kế toán công cụ - dụng cu, ngân hàng, thu chi:
+ Kế toán công cụ - dụng cụ: theo dõi tình hình nhập, xuất công cụ - dụng cụ
cho sản xuất. Hàng tháng, tổng hợp và lập báo cáo sử dụng là cơ sởđể tính giá thành sản phẩm.
+ Kế toán ngân hàng: ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với các ngân hàng. Thường xuyên theo dõi, đối chiếu sổ sách kế toán với ngân hàng về các khoản tiền gởi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng và lập các báo cáo có liên quan.
+ Kế toán thu chi: theo dõi, ghi chép và lập báo cáo về các khoản thu chi hàng ngày và định kỳ. Đối chiếu với thủ quỹ thường xuyên để tránh các sai sót như bỏ sót các nghiệp vụ hay ghi dư nghiệp vụ…
Kế toán kho: theo dõi, cập nhật tình hình nhập – xuất – tồn kho của thành phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu hàng ngày và định kỳ. Kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách để kịp thời xử lý các trường hợp thiếu (thừa) thành phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm việc thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép và giữ sổ quỹ
tiền mặt, lập các báo cáo tiền mặt theo yêu cầu của công ty.
3.3.3.3. Chếđộ và hình thức kế toán áp dụng tại công ty Chếđộ kế toán áp dụng Chếđộ kế toán áp dụng
Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá An Giang hạch toán độc lập với công ty mẹ - Tổng Công ty Thuốc Lá Việt Nam. Tuy là một doanh nghiệp vừa và nhỏ
nhưng theo yêu cầu và quyết định của công ty mẹ nên Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá An Giang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: đồng Việt Nam
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cốđịnh: theo nguyên giá và giá trị còn lại - Phương pháp khấu hao tài sản cốđịnh: theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, thực hiện trên nền máy tính bằng phần mềm kế toán “Bravo version 6.3”
GVHD: Ths Trình Quốc Việt Trang 25
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 3.3: Sơđồ kế toán trên máy vi tính (theo hình thức nhật ký chung) Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tựđộng nhập vào sổ kế
toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán liên quan theo đúng hình thức kế toán “Nhật ký chung” mà công ty sử dụng.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ
kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.4. Những thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty 3.4.1. Thuận lợi 3.4.1. Thuận lợi
Công ty nằm trên trục quốc lộ 91 và giáp bên sông hậu, hai tuyến giao thông quan trọng nối liền với các Tỉnh đồng bằng sông cửu long và Thành phố Hồ Chí Minh nên rất thuận tiện và giảm bớt chi phí vận chuyển cũng như đưa hàng hóa đi tiêu thụ
rộng rãi.
Là công ty 100% vốn Nhà nước nên được ưu đãi, hỗ trợ. Cụ thể, công ty được giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.
GVHD: Ths Trình Quốc Việt Trang 26
Trực thuộc Tổng Công ty Thuốc Lá Việt Nam nên được sự hỗ trợ của công ty mẹ về vốn cũng như thị trường tiêu thụ.
Là doanh nghiệp đặc thù, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm thuốc lá (chỉ có doanh nghiệp Nhà nước mới được phép sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ thuốc lá) nên công ty không có đối thủ cạnh tranh trong Tỉnh và thị trường tiêu thụ cũng rất rộng.
Cán bộ - công nhân viên có kinh nghiệm và trình độ quản lý cao. Đội ngũ kỹ
thuật viên chuyên nghiệp và công nhân có tay nghề cao là một lợi thế không nhỏ của công ty.
3.4.2. Khó khăn
Giá cả nguyên vật liệu đầu vào đang có xu hướng tăng cao nhưng công ty chưa thểđể giá bán sản phẩm tăng theo làm ảnh hưởng một phần đến lợi nhuận.
Tuy Nhà nước quản lý rất chặt chẽ nhưng tình hình buôn lậu thuốc lá qua biên giới vẫn rất cao, cộng thêm tâm lý thích sử dụng hàng ngoại của người dân làm ảnh hưởng đến sản lượng tiêu thụ của công ty.
3.4.3. Định hướng phát triển của công ty
Trong những năm tới, công ty sẽ tập trung chú trọng vào phát triển theo những
định hướng chính sau:
- Đa dạng hóa các mặt hàng, chú trọng các mặt hàng mang tính chiến lược,
đặc biệt là thuốc gói An Giang hộp và Bastion Xanh.
- Mở rộng hơn nữa quan hệ giao dịch giữa công ty với khách hàng, thị
trường, đại lý bán lẻ… đểđáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Việc xây dựng phương hướng, nhiệm vụ trong từng giai đoạn của doanh nghiệp phải gắn liền với chiến lược phát triển kinh tế của Nhà nước.
- Chủ động sáng tạo trong sản xuất để đảm bảo đẩy mạnh sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu nắm bắt kịp thời tình hình, diễn biến của thị trường để từ đó xây dựng phương hướng phát triển dài hạn và phù hợp.
- Xây dựng và nâng cấp cơ sở sản xuất kinh doanh, thay đổi cơ cấu sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh cao, từng bước tham gia vào thị
trường và ngày càng chiếm lĩnh được thị trường.
- Có chính sách tuyển dụng và đào tạo cán bộ – công nhân viên hợp lý, nâng cao trình độ chuyên môn và tay nghề nhằm thích nghi với sự phát triển và những thay đổi chung của công ty.
GVHD: Ths Trình Quốc Việt Trang 27
Chương 4: KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH KẾT
QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH
VIÊN THUỐC LÁ AN GIANG
4.1. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
4.1.1. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.1.1.1. Hình thức bán hàng và thanh toán của công ty
Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hình thức bán buôn nhưng dưới hình thức mua đứt bán đoạn. Theo hình thức này, công ty sẽ bán đứt hàng cho các đại lý, các doanh nghiệp bán lẻ hay các doanh nghiệp mua với số lượng lớn chứ không dùng hình thức gửi hàng
đi bán tại các đại lý và cho hưởng hoa hồng. Sau đó, các đại lý, các doanh nghiệp bán lẻ
sẽ bán hàng cũng như phân phối hàng hóa của công ty ra thị trường theo chiến lược của riêng từng đại lý, doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa.
SVTH: Nguyễn Nhựt Tâm Anh – Lớp: DH7KT
Phòng kế toán Khách hàng (6) (7) Đơn đặt hàng Ban giám đốc Kho hàng (1) (5) P. kinh tế - tổng hợp (2) (3) (4) Sơđồ 4.1: Quy trình bán hàng của công ty Giải thích:
(1) Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ gởi đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại
đến Phòng kinh tế - tổng hợp của công ty đểđặt hàng.
(2) Phòng kinh tế - kế hoạch căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng để xem xét năng lực đáp ứng dựa vào: số lượng hàng tồn kho, phương tiện vận tải, tài xế…nếu không đáp ứng được sẽđiện thoại lại báo cho khách hàng biết và thống nhất lại về thời gian giao hàng thích hợp.
(3) Phòng kinh tế - kế hoạch sẽ lập hóa đơn GTGT theo đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển cho Ban giám đốc xem xét và duyệt.
(4) Ban giám đốc xem xét hóa đơn GTGT, nếu chính xác sẽ phê duyệt, nếu chưa chính xác yêu cầu sửa chữa lại.
(5) Phòng kinh tế - kế hoạch sẽ gởi hóa đơn GTGT đã được Ban giám đốc phê duyệt xuống bộ phận kho cho Thủ kho để làm thủ tục xuất hàng.
(6) Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để xuất hàng đúng chủng loại và số
lượng. Sau đó, Thủ kho điều tài xế và giao hóa đơn GTGT cho tài xếđể giao hàng cho khách hàng theo đúng địa điểm và thời gian.
(7) Sau khi khách hàng kiểm tra và nhận hàng, tài xế đưa hóa đơn GTGT cho khách hàng ký vào các liên và giao 1 liên đỏ cho khách hàng. Nếu khách hàng trả tiền ngay, tài xế sẽ thu tiền và mang kèm theo 2 liên hóa đơn còn lại về cho Phòng kế toán
để kế toán hạch toán, lập phiếu thu và nộp tiền cho Thủ quỹ.
Hình thức thanh toán
Công ty áp dụng các hình thức thanh toán như trả ngay khi mua bằng tiền mặt, chuyển khoản, cho khách hàng gói đầu công nợ tùy theo các quy định trong hợp đồng thương mại ký kết giữa công ty với các đại lý, doanh nghiệp.
4.1.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hàng ngày căn cứ vào các hóa đơn, kế toán sẽ ghi nhận từng loại doanh thu riêng vào sổ nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào nhật ký chung và tổng hợp lại để ghi nhận vào sổ cái lần lượt theo các tài khoản:
Tài khoản: 5111 – Doanh thu hàng hóa Tài khoản: 5112 – Doanh thu thành phẩm Tài khoản: 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Và kết chuyển sang tài khoản “911 – Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả
kinh doanh của công ty.
Công ty sử dụng các chứng từ sau để ghi nhận doanh thu:
Hóa đơn GTGT (vì công ty áp dụng kế toán máy nên sử dụng luôn hóa
đơn GTGT để theo dõi xuất kho) Phiếu thu
Giấy báo có của ngân hàng Ký hiệu chứng từ của công ty:
HD: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng PC: Phiếu chi
PT: Phiếu thu
PX: Phiếu xuất kho (dùng trong trường hợp xuất nguyên vật liệu để sản xuất tại phân xưởng)
PN :Phiếu nhập kho (Thành phẩm, nguyên vật liệu và CCDC) BC: Giấy báo có của ngân hàng
BN: Giấy báo nợ của ngân hàng PK: Phiếu khác (phiếu kế toán khác) TD: Phiếu kết chuyển tựđộng
Kế toán doanh thu hàng hóa
Doanh thu bán hàng hóa của công ty thực chất là doanh thu bán nguyên vật liệu, phụ liệu thuốc lá tồn kho công ty không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất. Vì vậy, khoản doanh thu này phát sinh khá thất thường tùy vào tình hình tiêu thụ thành phẩm và sản xuất kinh doanh của công ty nên khoản doanh thu này không nằm trong kế hoạch bán hàng của công ty.
Một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2009:
+ Ngày 04/12/2009, xuất bán 2005kg thuốc lá nguên liệu Braxin loại B40/S cho Công ty thuốc lá Cửu Long với giá bán chưa thuế 169.576,06 đồng/kg (thuế GTGT
GVHD: Ths Trình Quốc Việt Trang 29
5%). Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HD0048483, kế toán sẽ nhập tất cả thông tin vào phần mềm Bravo 6.3 và phần mềm sẽ hạch toán như sau
Nợ TK 131 357.000.000
Có TK 5111 340.000.000
Có TK 3331 17.000.000
+ Ngày 24/12/2009, xuất chuyển nhượng 39.600kg thuốc lá nguyên liệu Ấn
Độ đã tách cọng cho Công ty thuốc lá Sài Gòn với giá bán chưa thuế 109.428,04
đồng/kg (thuế GTGT 5%). Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HD0048526, kế toán ghi nhận vào phần mềm:
Nợ TK 131 4.550.017.903
Có TK 5111 4.333.350.384 Có TK 3331 216.667.519
+ Trong tháng 12/2009, tổng doanh thu hàng hóa của công ty là 5.941.095.213 đồng
Kế toán doanh thu thành phẩm
Hoạt động kinh doanh thành phẩm là hoạt động chính của công ty nên doanh thu thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất và quan trọng nhất trong cơ cấu doanh thu. Thành phẩm của công ty không những bán trong nước mà còn xuất khẩu.
- Đối với bán trong nước: vì là sản phẩm thuốc lá nên sẽ chịu thuế TTĐB là 65% (thuế TTĐB sẽđược trình bày trong phần kế toán các khoản giảm trừ doanh thu).
- Đối với xuất khẩu: thuế xuất khẩu là 0%
+ Xuất khẩu trực tiếp: sẽ chịu thuế TTĐB hàng xuất khẩu 0%, thuế GTGT hàng xuất khẩu 0%.
+ Xuất khẩu gián tiếp (tại công ty là xuất khẩu ủy thác): sẽ chịu thuế
TTĐB hàng xuất khẩu 0%, thuế GTGT hàng xuất khẩu là 10%. Một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2009:
+ Ngày 01/12/2009, xuất bán 100.000 gói Bastion xanh cho DNTN Ba Phấn với giá bán chưa thuế GTGT 2.927,27 đồng/gói (thuế GTGT 10%). Căn cứ vào hóa đơn GTGT số HD0048469, kế toán ghi nhận