7. Tổ chức công tác kế toán không dùng tiền mặt
3.3.1 Thanh toán bù trừ
Là thanh toán được thực hiện bằng kỹ thuật xử lý bù trừ giữa các thành viên tham gia thanh toán trong một địa bàn nhất định. Theo đó các thành viên tham gia thanh toán bù trừ chỉ nhận được số chênh lệch sau khi đã bù trừ số phải thu và phải trả của mình đối với các thành viên khác
- Điều kiện để tham gia thanh toán bù trừ:
• Phải mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại chi nhánh NHNN chủ trì thanh toán.
• Có đơn xin tham gia thanh toán bù trừ, trong đó phải giới thiệu tên của giao dịch viên ( người trực tiếp giao nhận chứng từ ) đăng ký chữ ký mẫu.
• Có văn bản cam kết thực hiện giao dịch bù trừ theo quy định và phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình đối với các thành viên khác.
• Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự chính xác của số liệu theo các chứng từ thanh toán, nếu gây sai sót phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại và chịu kỷ luật thanh toán.
- Hình thức thanh toán bù trừ:
• Thanh toán bù trừ thủ công (thanh toán bù trừ giấy) • Thanh toán bù trừđiện tử
- Chứng từ sử dụng:
+ Chứng từ dùng trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng là lệnh thanh toán (bằng giấy dưới dạng chứng từ điện tử) và bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử do NHNN quy định. Chứng từ gốc được dùng để lập Lệnh thanh toán là các chứng từ thanh toán sử dụng để chuyển tiền theo chếđộ hiện hành.
+ Các Ngân hàng thành viên phải thực hiện việc chuyển hoá chứng từ bằng giấy sang chứng từ điện tử hoặc ngược lại khi cần thiết phù hợp với quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừđiện tử .
- Thời gian thực hiện thanh toán bù trừ:
Trong 1 ngày có 2 phiên thanh toán bù trừ: Phiên 1: 9 giờ
Phiên 2:14 giờ 30
Trước khi thực hiện phiên thanh toán bù trừ, kế toán bù trừ sẽ gửi lệnh cho ngân hàng chủ trì. Vào những ngày quyết toán cuối năm ngân hàng chủ trì có thể tăng lên số phiên đến 6 phiên thanh toán bù trừ.
- Xử lý và hạch toán các lệnh thanh toán trong thanh toán bù trừđiện tử:
• Kế toán bù trừ có trách nhiệm chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán gồm chứng từ giấy và chứng từđiện tử có liên quan sang dạng chứng từđiện tử dưới dạng thanh toán.
• Trên lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừđiện tử phải có đủ chữ ký điện tử của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên chứng từ (Phó Giám đốc, trưởng phòng kế toán, KSV, kế toán viên thanh toán bù trừ).
• Dựa vào lệnh thanh toán đã được lập chuyển đến ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điện tử. kế toán bù trừ lập “Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển Ngân hàng chủ trì”
- Đối với các lệnh thanh toán gửi đi ngân hàng chủ trì:
Việc hạch toán và xử lý Lệnh chi là do GDV phụ trách, kế toán bù trừ chỉ tiếp nhận sau khi có chữ ký của chủ tài khoản và KSV.
Kế toán thanh toán bù trừ tạo file chuyển qua cho Ngân hàng Nhà nước để tiến hành thanh toán, khi truyền file đi kế toán toán bù trừ sẽ in lệnh thanh toán và bảng kê gửi đi Ngân hàng chủ trì.
Ngày 31/03/2010 kế toán bù trừ nhận được điện IBT có nội dung: Ngân hàng gửi lệnh: Ngân hàng TMCP Công Thương CN Đồng Tháp Ngân hàng nhận lệnh: Ngân hàng TMCP Công Thương CN An Giang Người gửi: DNTN Vĩnh Anh (có tài khoản tại NH TMCP CT Đồng Tháp) Người hưởng: XN nuôi trồng thủy sản- CN AG (có TK tại NHNT-AG) Số tiền 45.000.000 đồng
Nội dung: trả tiền mua hàng
Điện IBT có nghĩa là tại chi nhánh Ngân hàng TMCP Công Thương Đồng Tháp ghi có vào tài khoản 531101001 khi thực hiện giao dịch với khách hàng của mình. Sau đó, truyền nội dung điện này cho NH TMCP Công Thương An Giang, chi nhánh An Giang sẽ chuyển cho NHNT.AG
Hạch toán:
Nợ 531101001 45.000.000
Có TK 511005009 45.000.000
Sau khi các lệnh thanh toán của Ngân hàng chủ trì chuyển đến, kế toán bù trừ in 2 liên (1 liên ngân hàng giữ lại, 1 liên đưa khách hàng) cùng với bảng kết quả thanh toán bù trừ sau đó kiểm tra các thông tin của lệnh thanh toán và bảng kết quả thanh toán bù trừ, nếu không có gi sai sót thì xử lý hạch toán các lệnh thanh toán nhận vềđồng thời in điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ do ngân hàng chủ trì gửi đến.
Ngày 01/04/2010, kế toán bù trừ nhận lệnh thanh toán do ngân hàng chủ trì gửi đến với nội dung như sau:
Ngân hàng gửi lệnh: Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn An Giang Ngân hàng nhận lệnh: Ngân hàng TMCP Công Thương An Giang
Người gửi:công ty TNHH sản xuất LTTP Hải Yến (có TK tại NH NN & PTNT – chi nhánh An Phú)
Người hưởng : Công ty TNHH chế biến lương thực Miền Bắc (có TK tại NH TMCP Công Thương AG )
Số tiền giao dịch 15.000.000
Nội dung : thanh toán số tiền theo hợp đồng HD 0201 Hạch toán:
Nợ TK 51100509 15.000.000
Có TK 102010000623984 15.000.000
Sau khi hạch toán thì tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ cuối ngày sẽ hết số dư thì kế toán thanh toán bù trừ phải kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Đối với lệnh thanh toán bị từ chối thanh toán thì kế toán giao dịch hủy giao dịch để qua ngày hôm sau hạch toán lại và chuyển đi thanh toán bù trừ lại.
3.3.2 Thanh toán liên hàng tựđộng:
- Là phương pháp thanh toán được thực hiện giữa các ngân hàng trong cùng một hệ thống. Hệ thống sẽ tựđộng bù trừ lẫn nhau thông qua tài khoản tiền gửi tại trung ương của các chi nhánh.
- Hằng ngày, kế toán bù trừ sẽ in các lệnh thanh toán đến bằng đường liên hàng tựđộng IBT Online và bảng kê giao dịch IBT do chi nhánh khác thực hiện đểđối chiếu với sổ phụ trung ương. Trong các lệnh thanh toán đến nếu có thanh toán nào còn trên tài khoản trung gian 531101001 hoặc tài khoản 51100509 thì phải tất toán tài khoản trung gian trên và hạch toán vào tài khoản thích hợp tùy theo nội dung của lệnh thanh toán. Đối với các lệnh thanh toán còn lại (gồm 2 liên: 1 liên lưu lại dùng làm chứng từ đối chiếu với sổ phụ và liên còn lại giao cho khách hàng khi có yêu cầu).
- Do có hệ thống liên hàng tựđộng mà việc chuyển tiền trong một chi nhánh diễn ra rất dễ dàng vì chi nhánh này có thể hạch toán trực tiếp váo tài khoản tiền gửi của một cá nhân có tài khoản tại chi nhánh khác, khi giao dịch này diễn ra thì tiền gửi thanh toán tại trung ương của chi nhánh hưởng sẽ tăng tương ứng thông qua việc hệ thống tự tạo bút toán:
Nợ TK TGTT của chi nhánh chuyển tại trung ương
- Hệ thống liên hàng tựđộng còn sử dụng để thực hiện các giao dịch do khách hàng nộp tiền vào TK tiền gửi của chi nhánh khác, khác hệ thống hay khác địa phương.
4. Thanh toán bằng thẻ ngân hàng
4.1 Các loại thẻ sử dụng trong thanh toán:
Hiện tại Vietinbank có hai dòng thẻ đó là : Thẻ ghi nợ E- partner và Thẻ tín dụng Quốc tế.
Dòng thẻ ghi nợ E-partner: gồm có 5 loại thẻ
• Thẻ E-partner G Card • Thẻ E-partner C Card • Thẻ E-partner S Card • Thẻ E-partner Pink Card • Thẻ E-partner 12 con giáp
Giải thích từ ngữ:
• E-là electronic: thể hiện thời đại thương mại điện tử, trực tuyến, công nghệ cao.
• Partner: là đối tác, người bạn thân thiết trong công việc, tong tình yêu, trong sựđồng hành
Î E- partner:là người bạn đồng hành
C-CARD G-CARD
S-CARD 12 CON GIÁP
Không chỉ là thẻ ghi nợ E-Partner thông thường dành riêng cho phái đẹp, PINK
CARD dành cho phụ nữ hiện đại, đặc biệt thích hợp cho những phụ nữ làm việc trong các lĩnh vực nghệ thuật, nữ doanh nhân, nữ nhân viên văn phòng và phụ nữ có thu nhập cao trong xã hội, những người luôn khát vọng được khẳng định bản thân, được yêu thương và chia sẻ.
Nội dung G Card Pink Card C Card S Card 12 con giáp
Tổng số tiền rút tại máy/ngày 45 tr.đ 30 tr.đ 20 tr.đ 10 tr.đ 20 tr.đ Số lần rút tối đa/ngày 15 10 10 5 10 Số tiền rút tối đa 1 lần 5 tr.đ 5 tr.đ 3 tr.đ 2 tr.đ 3 tr.đ Số dư tối thiểu trên thẻ 500.000 đ 200.000 đ 50.000 đ 50.000 đ 50.000 đ Số tiền rút tối đa tại quầy 1 tỉ 1 tỉ 1 tỉ 1 tỉ 1 tỉ Chuyển khoản miễn phí/ ngày 45 tr.đ 30 tr.đ 20 tr.đ 10 tr.đ 20 tr.đ Chuyển khoản tối đa/ ngày 100 tr.đ 100 tr.đ 100 tr.đ 100 tr.đ 100 tr.đ Tiện ích của thẻ E- partner:
- Gửi tiền miễn phí tại hệ thống giao dịch của Vietinbank trên cả nước. - Rút tiền tối đa đến 1 tỷđồng/ ngày.
- Chuyển khoản tối đa 100tr.đ/ngày.
- Thanh toán hàng hóa, dịch vụ hơn 1.500 điểm chấp nhận thẻ của Vietinbank. - Mua thẻ viễn thông trả trước với giá bán buôn tại ATM.
- Đăng ký sử dụng dịch vụ VN Toup- Dịch vụ nạp tiền cho thuê bao di động trả trước bằng tin nhắn SMS và ghi nợ vào tài khoản E-partner của chủ thẻ.
- Tra cứu thông tin miễn phí: thông tin tài khoản, tài chính, ngân hàng… - Nhận lương, thu nhập từ cơ quan.
- Gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn: 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng. Lãi suất tiền gửi tiết kiệm tùy theo thời kỳ của NH TMCP CT VN.
- Số tiền gửi tiết kiệm tối thiểu là 5.000.000 đ và chẵn triệu ( ví dụ 6tr, 7 tr, 10tr…). Khi gửi tiết kiệm có kỳ hạn tại máy, không được tất toán trước hạn, nếu muốn tất toán trước hạn phải đến quầy giao dịch của Ngân hàng để làm thủ tục.
- Nhận tiền kiều hối từ nước ngoài gửi vào thẻ E-partner: KH đến quầy giao dịch để đăng ký và KH cho số tài khoản ATM của KH để người thân chuyển tiền vào thẻ ATM.
- Dịch vụ vấn tin tài khoản, vấn tin lịch sử giao dịch trên tài khoản qua tin nhắn SMS.
- Tìm địa chỉ máy ATM: soạn tin nhắn: ATM_VietinBank_Mã điện thoại Tỉnh/ Thành phố -> gửi 997.
Hiện tại KH sử dụng thẻ E-partner của Vietinbank có thể giao dịch được tại các máy ATM: hệ thống Banknet: NH Nông nghiệp & Phát triển nông thôn, NH Đầu tư phát triển Việt Nam, NH Sài Gòn Công thương, NH An Bình…(phụ lục); Hệ thống Smartlink: NH Ngoại thương (Vietcombank), NH Kỹ thương (Techcombank).
Thủ tục mở thẻ e- partner:
Tiếp nhận hồ sơ khách hàng:
KH sẽđiền các thông tin vào Giấy đề nghị sử dụng thẻ E- partner, và 01 bản sao CMND hoặc hộ chiếu giao cho GDV chuyên về mảng thẻ. GDV hẹn thời gian KH đến lấy thẻ.
Mở hồ sơ khách hàng:
- GDV : vào máy trạm Mosiac để mở thẻ, và chuyển Kế toán trưởng phê duyệt sau.
- Kế toán trưởng đối chiếu giữa các thông tin trên giấy và trên máy, sau đó phê duyệt và trả lại cho GDV.
- GDV sẽ vào sổ quản lý thẻ theo từng chia địa bàn trước khi đem đóng mộc. - GDV tạo file danh sách KH mở thẻ gửi cho trung tâm thẻ.
Giao thẻ:
- Chủ thẻ trực tiếp đến Chi nhánh phát hành nhận thẻ hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người đến nhận thẻ, gửi qua bưu điện theo yêu cầu của chủ thẻ
- Kiểm tra CMND/hộ chiếu, nếu khớp thì giao thẻ.
Kích hoạt thẻ:
-GDV chỉ kích hoạt thẻ sau khi để KH ký xác nhận đã lấy thẻ. -Hướng dẫn KH sử dụng thẻ theo quy định của NHCT.
Thu phí thường niên:
Khi đăng ký thẻ, GDV lựa chọn kiểu thu phí thường niên: -Phí được tựđộng thu khi KH đổi PIN lần đầu tại máy ATM.
-Chỉ khi tài khoản KH có 50.000 đ ( số dư duy trì tài khoản) + phí/năm (79.000đ/thẻ G, 39.000đ/ thẻ C, 29.000đ/thẻ S) thì KH mới được đổi PIN.
Thẻ tín dụng Quốc tế: gồm 2 loại thẻ VISA, MASTER
Đối tượng được cấp thẻ:
Trường hợp có tài sản đảm bảo: ký quỹ 110%. Hạn mức thẻ tối đa 300 triệu đồng.
Trường hợp không có tài sản đảm bảo:
-Khách hàng VIP: Lãnh đạo Tỉnh ủy, Ủy ban, các Sở Ban ngành.
-Khách hàng thông thường: CBCNV NHCT, khách trả lương qua TK ATM NHCT và các KH khác nằm trong đối tượng cho vay không đảm bảo bằng tài sản.
Các giao dịch thanh toán:
Với đặc trưng “ chi tiêu trước, trả tiền sau”, thẻ tín dụng không dùng tiền mặt rất tiện dụng, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, KH cầm thẻ TDQT có thể:
-Sử dụng thẻ TDQT để thanh toán tiền hàng hóa tại các ĐVCNT của các Ngân hàng trong và ngoài nước (khi nhìn thấy biểu tượng Visa & Master là có thể thanh toán hàng hóa dịch vụ tại nơi mình mua hàng, dịch vụ). KH có thể sử dụng thẻ TDQT để thanh toán đa hạn mức tín dụng thẻ của mình, và có thể rút tối đa bằng 50% hạn mức của thẻ.
-Thanh toán: hàng tháng từ ngày 10 đến 20 đối với thẻ Visa và thẻ Master, NH sẽ thông báo sao kê nợđến KH. Nếu KH thanh toán hết toàn bộ số tiền trên sao kê thì NH sẽ không tính lãi, nếu thanh toán tối thiểu 20% trong thời gian từ ngày 10 đến ngày 20 dư nợ trên sao kê, phần thanh toán đó không bị tính lãi, phần còn lại sẽ tính lãi theo lãi suất từng thời điểm của Vietinbank, nếu không thanh toán hoặc thanh toán chậm sẽ bị phạt 3% số tiền sử dụng, tối thiểu: 50.000 đ.
Đối với KH trả nợ qua trích nợ tựđộng từ tài khoản ATM: đến ngày 17 hàng tháng, chủ thẻ phải có đủ số tiền trong thẻ ATM ít nhất bằng số tiền phải thanh toán tối thiểu trên sao kê + số tiền trong thẻ ATM ít nhất bằng số tiền phải thanh toán tối thiểu trên sao kê + số tiền dằn thẻ của chủ thẻ. Nếu trong tài khoản ATM của quý khách không có đủ tiền để Trung tâm trích nợ tựđộng thì sẽ bị phạt 50.000 đ/lần.
Nếu sau 5 ngày đến hạn thanh toán,chủ thẻ không trả đủ số tiền thanh toán tối thiểu thì chủ thẻ sẽ bị coi như chậm thanh toán, tối thiểu 50.000 đ.
-Thứ tự thanh toán nợ:
Chủ thẻ thanh toán nợ theo các thứ tự sau: lãi, các loại phí, các giao dịch rút tiền mặt, các giao dịch thanh toán hàng hóa dịch vụ và theo thứ tự ngày giao dịch được cập nhật vào hệ thống.
-Giao dịch thanh toán hàng hóa dịch vụ:
+ NH sẽưu đãi miễn lãi đối với KH
+ Thanh toán đúng hạn toàn bộ dư nợ cuối kỳ trên sao kê.
+ Nếu chủ thẻ không trả hoặc chỉ trả phần dư nợ cuối kỳ, NH sẽ tính lãi đối với các giao dịch thanh toán hàng hóa, dịch vụ chưa được thanh toán kể từ ngày đến hạn thanh toán đến ngày chủ thẻ trả nợ và khoản lãi sẽ được thể hiện trên sao kê kỳ tiếp theo.
Tùy theo loại thẻ mà KH chọn mà mã số thẻ sẽ khác nhau: • C Card: 6000xxxxxxxxxxxx
• S Card: 6200xxxxxxxxxxxx • G card: 6300xxxxxxxxxxxx • Pink Card: 6400xxxxxxxxxxxx • 12 con giáp: 6800xxxxxxxxxxxx Thủ tục phát hành thẻ TDQT: (do CBTD đảm trách việc mở thẻ cho KH) • Giấy đề nghị phát hành thẻ TDQT Visa/Master Card, có xác nhận của
thủ trưởng đơn vị (mẫu do NH cung cấp).
• Hợp đồng sử dụng thẻ TDQT (mẫu do NH cung cấp).
• Cam kết sử dụng thu nhập để thanh toán thẻ TDQT có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị ký.
• Quyết định bổ nhiệm (Photo) nếu thành phần mở thẻ từ Phó trưởng phòng trở lên.
• Bản photo giấy chứng minh nhân dân. • Bản photo hộ khẩu thường trú.
02 bản ảnh 3 x 4 (nếu làm thẻ Visa)
Phí phát hành:
+ Thẻ chuẩn: phí phát hành 100.000 đ + phí thường niên: 50.000 đ