7. Tổ chức công tác kế toán không dùng tiền mặt
1.1 Tài khoản sổ cái
Đểđáp ứng yêu cầu về việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách cụ thể, NH TMCP CT VN đã xây dựng hệ thống tài khoản sổ cái theo nguyên tắc chi tiết hóa tài khoản cấp 3 của NHNN trên cơ sở yêu cầu quản lý của NH, thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic từ TK chi tiết đến TK sổ cái tổng hợp và cuối cùng là phản ánh vào từng tài khoản mà NHNN đã ban hành cho các TCTD theo đúng quy định. Tài khoản sổ cái là tài khoản cấp 4 do NH mở theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình. Theo quy định tại điểm 3.1.1 của quyết định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Hệ thống kế toán của Tổ chức tín dụng, NH đủđiều kiện để mở tài khoản cấp 4.
Hệ thống tài khoản sổ cái được tổng hợp trên các giao dịch chi tiết trực tiếp trong hệ thống Incas thông qua mã nhóm sổ cái trên cơ sở tựđộng.
Mã nhóm sổ cái: là các nhóm số, gồm 3 số tự nhiên được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống. Thông qua mã nhóm sổ cái, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽđược tựđộng cập nhật vào tài khoản sổ cái.
Incas: viết tắt từ Incombank advanced system- hiện đại hóa Ngân hàng và hệ thống thanh toán.
Cấu trúc tài khoản sổ cái: XXXX.YY.ZZZ
Nhóm 1: gồm 4 ký tựđầu tiên
- Ký tự thứ nhất:được đánh số từ 1 đến 9 phản ánh 9 loại TK thuộc các loại tài sản, cụ thể như sau:
Tài khoản 1, 2, 3 Phản ánh loại tài sản có
+ TK 2: Hoạt động tín dụng
+ TK 3: Tài sản cốđịnh và tài sản Có khác Tài khoản 4, 6 Phản ánh tài sản nợ gồm
+ TK 4: các khoản phải trả + TK 6: Vốn chủ sở hữu Tài khoản 5 Phản ánh lưỡng tính
+ TK 5: hoạt động thanh toán Tài khoản 7 Phản ánh thu nhập
Tài khoản 8 Phản ánh chi phí
Tài khoản 9 Phản ánh tài sản theo dõi ngoại bảng
Ký tự 2, 3, 4: được đánh số theo lựa chọn phù hợp với từng loại tài sản trong khoảng 001 đến 999 dùng để phản ánh, theo dõi tổng hợp các giao dịch của KH theo nhóm sản phẩm dịch vụ tương ứng trong hệ thống.
Nhóm 2: gồm 2 ký tự thể hiện tính chất kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ. Nhóm 3: gồm 3 ký tự cuối: theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ/sản phẩm theo yêu cầu quản lý.
1.2 Tài khoản giao dịch với khách hàng:
Gồm 2 loại:
- Nhóm tài khoản được thiết kế độc lập với tài khoản sổ cái được phát sinh từ module tiền gửi và cho vay.
Do TK tiền gửi và tiền vay cần được theo dõi chi tiết đểđáp ứng yêu cầu quản lý nên hai loại TK này không sử dụng TK sổ cái mà sử dụng TK giao dịch với KH với cấu trúc như sau:
9 Cấu trúc tài khoản tiền gửi: gồm 15 ký tự XXX.YY.NNNNNNNNN.K Trong đó:
XXX Mã sản phẩm YY Loại tiền gửi
NNNNNNNNN Tài khoản chi tiết của khách hàng – số chạy tựđộng (do hệ thống quản lý)
K Số kiểm tra
Ví dụ: tài khoản tiền gửi của khách hàng Nguyễn A là 12902.000024509.8 3 ký tự “129” Loại sản phẩm tiền gửi tiết kiệm (12 tháng ) 2 ký tự tiếp theo “02” Loại tiền gửi là USD
9 ký tự tiếp theo
“000024509” cung cTài khoấảp khi mn chi tiởế TK cho khách hàng t của khách hàng A- do hệ thống Ký tự cuối “8” Số kiểm tra tính đúng của TK trong hệ thống
9 Cấu trúc tài khoản tiền vay: gồm 15 ký tự XXX.YZ.NNNNNNNNN.K Trong đó: XXX Mã sản phẩm tiền vay Y Loại tài khoản + 0: TK chính + 1: TK chi tiết + 2: TK thông thường Z Loại tiền tệ cho vay
NNNNNNNNN Tài khoản chi tiết của khách hàng- số chạy tựđộng (do hệ thống quản lý)
K Số kiểm tra
Ví dụ: tài khoản tiền vay của khách hàng Nguyễn Văn B là “20121.000000110.8 3 ký tựđầu “201” Loại sản phẩm cho vay phục vụ tiêu dùng 1 ký tự tiếp theo “2” Loại cho vay thông thường
1 ký tự tiếp theo “1” Loại tiền được giải ngân là VND 9 ký tự tiếp theo
“000000110”
Tài khoản chi tiết của khách hàng B -do hệ thống cung cấp khi mở TK cho khách hàng
Ký tự cuối cùng “8” Là sốđể hệ thống kiểm tra tính đúng đắn của TK
1.3 Sự kết nối giữa tài khoản giao dịch KH với TK sổ cái
Các TK chi tiết được mở và theo dõi trên từng ứng dụng hệ thống Incas sẽ quản lý chi tiết từng bút toán hạch toán của từng giao dịch vào từng tài khoản.
Mỗi giao dịch phát sinh được hạch toán vào tài khoản chi tiết (15 số ). Và thông qua mã nhóm sổ cái để cập nhật tức thời vào từng tài khoản sổ cái theo 1 dãy ký tự đường thẳng cụ thể như sau:
AAAAAAAAAAAAAAA.BBB.CCCCCCCCC 15 ký tựđầu: phản ánh tài khoản chi tiết
3 ký tự tiếp theo: phản ánh mã nhóm sổ cái 9 ký tự tiếp theo: phản ánh tài khoản sổ cái.
Dựa vào một hoặc nhiều tài khoản sổ cái được kết nối, chương trình tự cập nhật, chuyển đổi tương ứng từ tài khoản sổ cái (TK cấp 4) về tài khoản cấp 3 mà NHNN đã
ban hành thông qua bảng kết hợp tài khoản, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác, khớp đúng của hạch toán phân tích và lập bảng cân đối tài khoản vào cuối mỗi ngày.
2. Thanh toán bằng Séc
Tại Ngân hàng TMCP Công thương An Giang hình thức thanh toán bằng Séc chủ yếu phát sinh là Séc lĩnh tiền mặt tại ngân hàng nơi người ký phát mở tài khoản, còn các hình thức khác gần như không phát sinh nên việc hạch toán chủ yếu sử dụng những tài khoản sau:
2.1 Tài khoản sử dụng TK
NHNN
TK NHCT TÊN TÀI KHOẢN
1011 101101001 Tiền mặt đã kiểm đếm
10101xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán cá nhân trong nước 4211
10201xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán tổ chức kinh tế trong nước 7130 7316001006 Thu phí dịch vụ kho quỹ (kiểm đếm)
4531 462101001 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 7900 741002006 Thu tiền bán ấn chỉ
2.2 Quy trình hạch toán:
9 Khi GDV nhận séc trắng từ phòng Tiền tệ -Kho quỹ, sẽ ký nhận và ghi vào sổ theo dõi thẻ trắng về hoạt động nhận và bán séc của mình.
9 Khi khách hàng đề nghị mua séc, GDV sẽ thu tiền bán séc : - Đối với DN tối đa 3 quyển/lần. - Đối với cá nhân tối đa 1 quyển/lần Định khoản: Nợ TK 10201xxxxxxxxxx ( nếu KH là tổ chức) Nợ TK 10101xxxxxxxxxx ( nếu KH là cá nhân) Có TK 741002006 số tiền bán ấn chỉ Có TK 462101001 thuế VAT Xử lý chứng từ:
- GDV sẽ nhập các thông tin của KH vào chương trình và in thông tin lên Giấy đề nghị bán séc kiêm phiếu trả tiền, duy trì số sêri séc vào hệ thống.
- GDV thông báo sẽ trừ vào TK của KH và hạch toán vào chương trình (giá séc 11.000 đồng/cuốn gồm VAT)
- GDV in hạch toán này vào Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ với nội dung là “thu tiền bán 1 cuốn séc”.
Ngày 18/03/2010 Công ty TNHH Đông Nam (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000578215) đề nghị mua 1 cuốn séc và trả bằng chuyển khoản, GDV sau khi in thông tin lên séc và giấy đề nghị bán séc thì hạch toán:
Có TK 741002006 10.000
Có TK 462101001 1.000
9 Khi KH có nhu cầu lĩnh tiền mặt bằng séc, KH sẽ nộp tờ séc đã được điền đầy đủ thông tin cho NH kèm theo giấy CMND của người thụ hưởng.
Định khoản:
Nợ TK người phát hành Có TK 101101001
Xử lý chứng từ:
- Khi GDV nhận được tờ séc của KH, GDV nhập vào chương trình và chuyển cho KSV để kiểm tra séc và sau đó tiến hành phê duyệt.
- GDV vấn tin để kiểm tra số dư tài khoản sau khi đã trừ số tiền tối thiểu phải giữ lại trong tài khoản ( 100.000 đ/ cá nhân, 1.000.000 đ/tổ chức) của chủ tài khoản để kiểm tra xem có đủ thanh toán số tiền được ghi trên séc.
- GDV sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của séc như chữ ký của chủ tài khoản, chữ ký của kế toán trưởng, dấu…đã đăng ký với Ngân hàng trước đó, so sánh với séc. Nếu tất cảđều hợp lệ sẽ tiến hành hạch toán, ghi lại số séc.
- GDV dùng Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ in thông tin về phí từ chương trình, chuyển séc và phiếu thu cho kiểm soát viên phê duyệt. Nếu tất cả các thông tin đều hợp lệ, KSV sẽ ký tên và đóng dấu, chuyển trả lại cho GDV.
- GDV nhận lại, chuyển liên 2 của phiếu thu cho KH, lưu liên 1 và séc vào tập chứng từ gốc.
- In Bảng kê giao nhận các loại tiền do GDV tự nhập vào chương trình, chuyển cho Thủ quỹ dựa vào bảng kê và chi tiền cho KH.
Ngày 18/3/2010 ông Lê Thiên Quốc (TKTG tại NH TMCP CT AG là 10101000593723) ký phát séc lĩnh tiền mặt cho Lý Cẩm Chi số tiền 600.000.000 đồng
Sau khi kiểm tra séc và CMND , GDV hạch toán Nợ TK 10101000593723 600.000.000
Có TK 101101001 600.000.000
Nếu séc này đến và KH lĩnh tiền luôn trong ngày ký phát séc sẽ thu phí là 0.02%/ số tiền trên séc, khách hàng có thể trả phí bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản:
Nợ TK 101102001, 10101000593723 132.000
Có TK 462101001 120.000 x 10% = 12.000
Có TK 7316001006 600.000.000 x 0.02% =120.000
- Nếu khách hàng có đăng ký và lĩnh tiền sau một ngày ký phát séc thì không cần phải chịu phí.
- Khách hàng chỉ có thể dùng séc lĩnh tiền mặt rút tiền trong ngày nếu số tiền từ 500 triệu trở xuống, nếu số tiền từ 500 triệu trở lên thì gọi điện thoại đăng ký trước với KSV và chỉ có thể lĩnh tiền vào buổi kế tiếp.
3.Thanh toán bằng Lệnh chi
Từ sau giai đoạn đổi tên từ Incombank sang Vietinbank, các mẫu chứng từ của NH đều được thiết kế lại. Trước đây, NH sử dụng mẩu Ủy nhiệm chi như mẫu của NHNN ban hành, sau khi đổi tên thì mẫu Ủy nhiệm chi cũng được đổi tên thành Lệnh chi.
3.1 Tài khoản sử dụng
TK NHNN
TK NHCT TÊN TÀI KHOẢN 1011 101101001 Tiền mặt đã kiểm đếm
1012 101102001 Tiền mặt tại Điểm /Phòng giao dịch 10101xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán cá nhân trong nước 4211
10201xxxxxxxxxx Tiền gửi thanh toán tổ chức kinh tế trong nước 4531 462101001 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
7111 731501001 Phí chuyển tiền 5012 531101001 Điều chuyển vốn TSC
5191 531108000 Điều chuyển vốn chờ thanh toán
4599 51100509 Các khoản trung gian chothanh toán bù trừ
3.2 Quy trình hạch toán
9 Nếu KH có nhu cầu sử dụng Lệnh chi, KH đến gặp GDV và yêu cầu mua Lệnh chi ( giá 22.000/cuốn gồm VAT)
Định khoản: Nợ TK 10201xxxxxxxxxx ( nếu KH là tổ chức) Nợ TK 10101xxxxxxxxxx ( nếu KH là cá nhân) Có TK 741002006 số tiền bán ấn chỉ Có TK 462101001 thuế VAT Xử lý chứng từ:
- GDV vấn tin để kiểm tra TK của KH, KH có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Đưa số lượng quyển Lệnh chi mà KH yêu cầu: + Đối với DN tối đa 3 quyển/lần.
+ Đối với cá nhân tối đa 1 quyển/lần
- GDV hạch toán và in vào Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ, chuyển cho KSV kiểm tra lại
-Sau đó, GDV dùng liên 1 để lưu, hạch toán và trả liên 2 cho KH.
Ngày 20/03/2010 Công ty cổ phần Hoàng Anh (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000657818) đề nghị mua 3 cuốn Lệnh chi và trả bằng chuyển khoản
Có TK 741002006 60.000 Có TK 462101001 6.000 9 Khi KH dùng Lệnh chi để thanh toán:
Lệnh chi phải được điền đủ các thông tin và ký tên vào các liên của Lệnh chi, sau đó nộp cho GDV. GDV nhận Lệnh chi từ phía KH, vào chương trình vấn tin để xem số dư trong tài khoản tiền gửi của KH có đủ để thanh toán số tiền trên Lệnh chi hay không và so sánh với chữ ký đã đăng ký với ngân hàng. Nếu tất cảđều hợp lệ, GDV sẽ ký tên vào Lệnh chi và chuyển cho KSV để xét duyệt. Sau đó, GDV sẽ trả lại liên 2 cho khách hàng và lưu liên 1 vào tập hồ sơ.
Dựa vào việc khách hàng yêu cầu chi cùng hay khác hệ thống mà GDV sẽ hạch toán và thu phí khác nhau.
Trường hợp 1: Đơn vị trả và đơn vị hưởng đều mở tài khoản tại NH TMCP Công Thương An Giang:
Ngày 24/03/2010 công ty TNHH Tâm Phát (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000697000) nộp một lệnh chi với nội dung thanh toán tiền hàng cho công ty thép Tây Đô (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000896959) số tiền là 199.700.000 đồng.
Nợ TK 102010000697000 199.700.000
Có TK 102010000896959 199.700.000
Xử lý chứng từ:
- GDV kiểm tra tài khoản và chữ ký của chủ tài khoản trước khi chi, nhập vào chương trình ký tên và chuyển cho KSV phê duyệt.
- GDV giữ lại 01 liên để lưu vào tập chứng từ từ gốc. - Liên còn lại giao lại cho KH.
Trường hợp này không thu phí vì 2 đơn vị mở cùng chi nhánh NHCT.
Trường hợp 2: Đơn vị trả và đơn vị hưởng mở tài khoản tại hai chi nhánh của NH TMCP Công Thương Việt Nam:
Ngày 22/03/2010 công ty TNHH Bảo Mai (TK tại NH TMCP CT AG là 102010000587215) chi trả cho công ty Nghi Sơn (TK tại NH TMCP CT Tiền Giang 102010000157922) số tiền là 383.878.000 đồng Nợ TK 102010000587215 383.787.000 Có TK 102010000157922 383.787.000 Đồng thời thu phí: Nợ TK 102010000587215 126.649 Có TK 731501001 383.787.000 x 0.03% = 115.136 Có TK 462101001 11.513 Xử lý chứng từ:
Do cùng hệ thống nên GDV được phép ghi Có trực tiếp vào tài khoản của đơn vị hưởng.
- GDV phải kiểm tra các thông tin về tên và số tài khoản của đơn vị trả và đơn vị hưởng cũng như ngân hàng của đơn vị hưởng, nội dung chuyển tiền phải thật chính xác trước khi chuyển cho KSV.
- Thu phí chuyển tiền và hạch toán vào Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ qua chuyển khoản. Nếu trong trường hợp tài khoản của KH không đủđể thanh toán phí thì GDV phải báo lại để KH nộp thêm tiền vào tài khoản tiền gửi để thanh toán.
-Chuyển Lệnh chi cho KSV kiểm tra, trả cho KH liên 02 của Lệnh chi và liên 02 của Phiếu thu kiêm hóa đơn dịch vụ, GDV lưu liên 01.
- NH dựa vào chứng từ gốc và chuyển lệnh có cho NH của đơn vị thụ hưởng. Trong trường 2 đơn vị mở tại 2 chi nhánh của NH TMCP CT VN:
- Nếu như cùng tỉnh ( chi nhánh NH TMCP CT Châu Đốc ) tối thiểu là 10.000 đ/món
- Nếu như khác tỉnh thu phí 0.03%/ số tiền chuyển, tối thiểu là 20.000 đ/món
Trường hợp 3: Đơn vị hưởng có tài khoản tại Ngân hàng khác NH TMCP Công Thương Việt Nam nhưng cùng địa phương, có tham gia thanh toán bù trừ trong ngày với NH TMCP Công Thương việt Nam:
Ngày 22/03/2010 DNTN Khắc Bình (TK tại NH TMCP CT AG là 102010001587103) dùng Lệnh chi để trả tiền mua hàng hóa cho công ty TNHH Vân Minh (TK tại NH Vietcombank CNAG là 0151001430167) với số tiền là 13.000.000 đồng Nợ TK 102010001587103 13.000.000 Có TK 531101000 13.000.000 Thu phí: Nợ TK 102010001587103 11.000 Có TK 731501001 10.000 Có TK 462101001 1.000 Xử lý chứng từ:
- GDV phải kiểm tra các thông tin về tên chữ ký và số tài khoản của đơn vị trả và đơn vị hưởng cũng như ngân hàng của đơn vị hưởng, nội dung chuyển tiền trước khi chuyển cho KSV.
- Chuyển Lệnh chi cho KSV kiểm tra, chuyển trả cho KH liên 02 của Lệnh chi. - NH dựa vào chứng từ gốc và chuyển lệnh thanh toán bù trừ cho NHNN địa phương, ngân hàng của đơn vị thụ hưởng sẽ nhận lệnh chuyển có từ NHNN.
Do có tham gia bù trừ với NH TMCP CT VN, và cùng địa bàn nên thu phí 10.000đ/món.
Trường hợp 4: Đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác hệ thống với NH TMCP Công Thương Việt Nam và khác địa phương nhưng có chi nhánh của NH TMCP Công Thương Việt Nam:
Ngày 22/03/2010 công ty TNHH Mai Hùng (TK tại NH TMCP CT AG là