1 Kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn cho tồn bộ Cơng ty VAE
2.2.2 Kiểm sốt trong khâu lập kế hoạch
Lập kế hoạch kiểm tốn là một cơng việc rất quan trọng đối với kiểm tốn viên. Một kế hoạch kiểm tốn đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng đầy đủ cĩ hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được chính xác, giữ chi phí kiểm tốn ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách hàng về
Cơng ty. Do vậy mà kiểm sốt chất lượng cuộc kiểm tốn trước hết phải kiểm sốt được việc lập kế hoạch kiểm tốn. Giấy tờ làm việc để ghi chép cơng việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm tốn. Cơng việc của kiểm tốn viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm tốn viên phải lập kế
hoạch kiểm tốn tổng quát và xây dựng kế hoạch kiểm tốn thể hiện cùng sơ đồ
số 02.
Lập kế hoạch kiểm tốn tổng quát: được hiểu như là phần cơng việc của kiểm tốn viên cần tiến hành tìm hiểu
Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số
200 trong hồ sơ kiểm tốn
Tìm hiểu mơi trường kiểm sốt được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ
sơ kiểm tốn
Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục
Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hang ghi chép trên mục số 300
Xây dựng kế hoạch kiểm tốn: trong giai đoạn này, kiểm tốn viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tang và số dư các tài khoản và được ghi chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác.
Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hang mà kiểm tốn viên đang thực hiện kiểm tốn, kiểm tốn viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm tốn trình BGĐ phê duyệt. Trong bản kế hoạch kiểm tốn, người lập phải
đưa ra những thong tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng người, thưịi gian kiểm tốn tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm tốn viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm tốn BCTC cho kỳ kế tốn từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Cơng ty cổ phần văn phịng phẩm XYZ, Hà Nội. Thơng tin được minh họa trên bảng số 4
Bảng số 2.4: NHĨM KTV KIỂM TỐN KHÁCH HÀNG XYZ
Chức vụ Họ và tên số năm tham gia kiểm tốn Chủ nhiệm kiểm tốn Nguyễn Hồng Vân 4 năm
Kiểm tốn viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm Trợ lý kiểm tốn Nguyễn Thu Hà 1 năm
(Trích hồ sơ kiểm tốn năm)
Trong các cuộc kiểm tốn của Cơng ty đều cĩ những kiểm tốn viên trình
độ chuyên mơn vững vàng, kiểm tốn viên luơn bảo đảm cơng việc kiểm tốn
những người đã từng thực hiện kiểm tốn BCTC cho Cơng ty XYZ những năm trước và cũng cĩ những người mới thựuc hiện kiểm tốn lần đầu. Vậy để thực hiện kiểm tốn, nhĩm kiểm tốn của Cơng ty cĩ đủ những hiểu biết cần thiết về
khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm tốn khách hàng cũng như cĩ sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm tốn viên lần đầu thực hiện kiểm tốn cho Cơng ty XYZ.
Cơng ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm tốn viên luơn cĩ đầy
đủẩtang thiết bị trong các cuộc kiểm tốn, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm tốn Cơng ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm tốn, các kiểm tốn viê và trợ lý kiểm tốn. Việc trang bị máy tính xách tay cho tất cả
cá kiểm tốn viên tham gia kiểm tốn đã gĩp phần rất lớn trong nâng cao chất lượng cuộc kiểm tốn. Cĩ thể nĩi rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm tốn viên là biện pháp kiểm sốt chất lượng tốt nhất.
Bản kế hoạch sau khi được BGĐ phê chuẩn sẽ được lập thành một bản thứ hai giử cho khách hang. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc kiểm tốn. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân cơng cơng việc, giám sát việc thực hiện cơng việc của từng cá nhân tham gia kiểm tốn. BGĐ
cũng sẽ căn cứ vao bản này đểđánh giá những phần việc đã làm được trong tồn bộ cuộc kiểm tốn. Ngồi ra, Việc lập bản kế hoạch ngồi mục đích yêu cầu khách hang chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm tốn, Cơng ty cĩ thể kết hợp với phía Cơng ty giám sát tiến độ thực hiện cơng việc của KTV.
Sau khi lập kế hoạch kiểm tốn một cách tổng quát, kiểm tốn viên phải tìm hiểu khách hang chi tiét hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy trình kế
tốn, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đĩ xác định các tài khoản trọng yếu, mức
độ sai sĩt tiềm tang và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm sốt, rủi ro phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm tốn trong cuộc kiểm tốn cĩ thể chấp nhận được. Trên cơ sở đĩ, kiểm tốn viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm tốn chi tiết cho các tài khoản mà Cơng ty khách hang sử dụng, số dư mang tính trọng yếu.
Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm tốn thực hiện trong khâu kiểm sốt trước cuộc kiểm tốn. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt cơng việc cho kiểm tốn viên khi thực hiện kiểm tốn. Kiểm tốn viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng, tới việc lưa chọn thủ tục kiểm tốn phù hợp. Ta cĩ thể lấy một ví dụ về kế hoạch kiểm tốn tiền cho khách hàng XYZ như sau:
Bảng số 2.5: Kế hoạch kiểm tốn phần hành tiền khách hàng XYZ Ngư ời thực hiện Tha m chiếu II Kiểm sốt chi tiết 1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư với các sổ sách và báo cáo tài chính.
Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng
2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ
quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch.
3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm tốn. Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ cĩ giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những chứng từ mua bán cĩ liên quan.
cân đối kế tốn. Yêu cầu giải trình nếu cĩ sự chênh lệch.
4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng hợp.
5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng:
Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và
Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ
phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu cĩ).
Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái.
Kiểm tra việc ghi chép và hạch tốn các khoản thấu chi tiền gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ
của cơng ty.
6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khố sổ.
Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển
7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân
hàng tại ngày lập bảng cân đối kế tốn. Kiểm tra các khoản tiền đĩ được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khố sổ.
Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khố sổ.
Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các séc chuyển trả thanh tốn cho nhà cung cấp tại ngày khố sổ
với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khố sổ.
8 Sốt xét các khoản thu chi trước và sau ngày khố sổ, ghi chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng
đã được ghi vào đúng kỳ hay khơng?
9 Các thủ tục khác:
- Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch tốn tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính tốn và hạch tốn chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ.
- Xem xét việc kiểm sốt áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chép và hạch tốn các nghiệp vụđĩ trong kỳ.
- Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh cĩ liên quan đến bên thứ ba. - Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ
phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân hàng phải cĩ giấy báo Nợ hoặc báo Cĩ của ngân hàng. - Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về
mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, cĩđầy đủ
chứng từ gốc chứng minh hay khơng. IV
(Trích hồ sơ kiểm tốn)
Lập kế hoạch kiểm tốn giúp cho kiểm tốn viên thu được bằng chứng cĩ giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm tốn là cơng cụ kiểm sốt chất lượng kieemr tốn vơ cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm tốn. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm tốn chất lượng cao, cịn nếu lập kế hoạch khơng tốt thì cuộc kiểm tốn sẽ
gặp nhiều rủi ro kiểm tốn, ảnh hưởng đến hoạt động của Cơng ty. Vì vậy để
kiểm sốt tốt chất lượng cuộc kiểm tốn thì ngay trong khâu đầu tiên của cuộc kiểm tốn là lập kế hoạch kiểm tốn phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm tốn cao nhất.
Kiểm sốt hồ sơ kiểm tốn
Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm tốn là vơ cùng quan trọng, VAE cũng đã cĩ hệ
thống hồ sơ kiểm tốn thống nhất. Trong đĩ mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ
kiểm tốn hướng tới những yếu tố sau:
- Dễ dàng trong kiểm tra sốt xét hồ sơ.
Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm tốn, nhìn vào hồ sơ kiểm tốn KTV cĩ thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đĩ Chủ
nhiệm kiểm tốn, KTV nêu lên những cơng việc cần làm tiếp theo, chất lượng cơng việc cũng như sự cĩ mặt hay khơng cĩ mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm tốn, cơng việc sẽ hiệu quả.
Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì cơng việc sốt xét hồ sơ
trước khi đưa ra ý kiến kiểm tốn là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ
trong kiểm tốn. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm sốt xét nhanh chĩng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽđược chính xác hơn.
-Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm tốn các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới cĩ thể hình dung cơng việc làm của mình trong tương lai, họ cĩ thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm
đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo.
- Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm tốn thì việc sử dụng hồ sơ kiểm tốn cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm tốn, cĩ thể chứng minh cho tất cả các cơng việc mà KTV và trợ lý
đã làm và cịn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng.
- Lưu trữ hồ sơ kiểm tốn được đơn giản hĩa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm tốn năm và thường trực nhằm đảm bảo cho cơng việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơđã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đĩ trịng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ cĩ hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được
đơn giản hĩa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm tốn sẽ là những rằng buộc
đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng cơng việc.
- Hồ sơ kiểm tốn thơng minh gĩp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm tốn, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm tốn. Đồng thời, hồ sơ kiểm tốn càng hiệu quả cũng giúp kiểm tốn viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết. Để thuận tiện trong cơng tác quản lý hồ sơ kiểm tốn, hệ thống hồ sơ kiểm tốn được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Cơng ty quy định.
Hệ thống hồ sơ kiểm tốn được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đĩ, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thơng tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm tốn đĩ như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thơng tin ban đầu, kế hoạch kiểm tốn, báo cáo kiểm tốn.Hồ sơ nay do KTV phụ
việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm tốn. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhĩm được phân cơng việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05.
Nội dung Tham chiếu
Lập kế hoạch I
Đánh giá rủi ro và mơi trường kiểm tốn 100 Tìm hiểu hoạt động khách hang 200 Tìm hiểu các quy trình kế tốn 300 Các thủ tục đánh giá phân tích 400 Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm tốn 600 Quản lý kiểm tốn II Tài liệu họp với khách hàng 700 Tài liệu giao dịch với khách hàng 800 Hệ thống kiểm sốt nội bộ 900 Kiểm sốt các chu trình ứng dụng 1000 Kiểm tra chi tiết tài sản III
Phần hành tiền 1100
Về kiêm sốt hồ sơ kiểm tốn
Ghi chép giấy tờ làm việc
Giấy tờ làm việc được Cơng ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của Cơng ty, trên các giấy tờ đĩ đều cĩ biểu tượg Cơng ty VAE và được đánh số theo chỉ
mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm tốn các KTV khơng được
sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ cĩ giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ
sơ kiểm tốn của Cơng ty, ngồi ra các giấy tờ ghi chép khác khơng được coi là bằng chứng kiểm tốn, hay sử dụng tài liệu để làm sốt xét.
Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm tốn tại phịng nghiệp vụ I:
- Tờ tổng hợp số dư kiểm tốn: là một phần quan trọng nhát của hồ sơ kiểm tốn, nĩ phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau đièu
chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số
tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu). - Tờ đầu của từng phần hành: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư trên
sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả các bút tốn điều chỉnh cĩ ảnh hưởng đến khoản mục đĩ. KTV phải đánh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trình kiểm tốn để
người sốt xét cĩ thể sốt xét nội dưng kiểm tra từng khoản mục.