Nguyờn vật liệu của Cụng ty giảm là do xuất kho phục vụ thi cụng và và quản lý. Và chứng từ cần lập là phiếu xuất kho nguyờn vật liệu. Phiếu xuất kho
cho cỏc bộ phận, cụng trường sử dụng làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiờu hao vật tư. Chớnh vỡ vậy khi cú cụng trỡnh cần vật tư phục vụ thi cụng phải căn cứ vào yờu cầu lĩnh vật tư được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đú lập phiếu yờu cầu sử dụng vật tư gửi đến bộ phận quản lý nguyờn vật liệu.
Bảng 2.7. Mẫu phiếu yờu cầu sử dụng vật tư:
CễNG TY CỔ PHẦN DHG CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH XÂY DỰNG CễNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
……….. Hà Nội, ngày 20 thỏng 12 năm 2009
PHIẾU YấU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH XÂY DỰNG CễNG NGHIỆP
Cụng trỡnh:…Sài Gũn Pearl Villas………..…….. Hạng mục:…Phần thụ….………...
BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT Tờn vật tư,quy cỏch, chất lượng Mục đớch sử dụng ĐVT lượngSố Ghi chỳ
1 Thộp 1 ly Phục vụ thi cụng Kg 10
2 Xi măng Hokim Phục vụ thi cụng Kg 2500
3 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu. - Phải ghi rừ mục đớch vật tư được đưa vào sử dụng để làm gỡ.
GIÁM ĐỐC BCH CễNG TRèNH CÁN BỘ Kí THUẬT NGƯỜI YấU CẦU
Căn cứ vào đú, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liờn) và người lập phiếu ký phụ trỏch bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cựng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liờn lưu tại nơi lập phiếu, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư và giao cho kế toỏn vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toỏn nhật kớ chung làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Bảng 2.8. Mẫu phiếu xuất kho nguyờn vật liệu
CễNG TY CỔ PHẦN ĐTXD&TM DHG Dự ỏn Saigon Pearl – MST: 0102150565
PHIẾU XUẤT
24/12/2009 Nợ: 62117 Số: PXK SGV 3469 Cú: 152 Họ và tờn người nhận hàng: Phạm Xuõn Khương Địa chỉ: Tổ nhõn cụng Lý do xuất kho: Xuất kho cho ụng Phạm Xuõn Khương tổ nhõn cụng Vũ Trọng Kha phục vụ thi cụng trực tiếp
Xuất tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mó số KH: … Tờn KH: … STT Tờn sản phẩm, hàng húa Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 331126502 Viờn 3.000 873 2.619.000 Cộng 3.000 2.619.000 Tổng giỏ trị: 2.619.000
Cộng thành tiền: Hai triệu, sỏu trăm mười chớn ngàn đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người giao Người nhận
Số lượng thực xuất trong ngày do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yờu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. Ban chỉ huy
cụng trường căn cứ vào tiến độ thi cụng và định mức sử dụng vật tư cho từng đối tượng cụng việc để xỏc định hạn mức được duyệt trong ngày cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho được lập 02 liờn, người lập phiếu xuất kho phải ghi số phiếu xuất, ngày, thỏng, năm lập phiếu, họ tờn và địa chỉ người nhận vật tư, sản phẩm, hàng húa, lý do xuất kho ( Ghi rừ sử dụng vật tư cho hạng mục cụng trỡnh nào), tờn kho xuất, người phụ trỏch, thủ trưởng đơn vị ký. Sau đú chuyển cả 02 liờn cho người lĩnh vật tư mang 02 liờn phiếu xuất vật tư đến kho lĩnh vật tư.
Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 02 liờn đến kho, người nhận giữ 01 liờn, giao cho thủ kho 01 liờn, thủ kho ghi số lượng thực xuất, người nhận vật tư ký vào 02 liờn. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu đến kho lĩnh khụng phải qua ký duyệt. Cuối ngày, dự hạn mức cũn hay hết, thủ kho thu cả 02 phiếu, cộng số thực xuất trong ngày để ghi thẻ kho và ký tờn vào phiếu (ghi rừ họ tờn). Thủ kho vào thẻ giữ lại 01 liờn, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư và giao cho kế toỏn vật tư 01 liờn kiểm tra ký thẻ xong giao cho kế toỏn nhật kớ chung ghi sổ. Trường hợp chưa hết ngày mà hạn mức được duyệt đó lĩnh hết (do thi cụng vượt tiến độ hoặc cú phỏt sinh khối lượng cụng việc vượt định mức sử dụng vật tư), bộ phận sử dụng muốn lĩnh thờm phải lập phiếu yờu cầu xuất mới. Căn cứ vào hạn mức sử dụng vật tư cú xỏc nhận của ban chỉ huy cụng trường, kế toỏn kho lập phiếu xuất kho trỡnh thủ trưởng làm căn cứ xuất kho.
Đối với xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ:
Căn cứ vào kế hoạch di chuyển kho hoặc lệnh điều chuyển vật tư, dụng cụ của giỏm đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liờn. Người chuyển vật liệu mang 02 liờn này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đú trả lại cho người nhập 01 liờn để chuyển kho nhập, thủ kho nhập và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, 02 liờn phiếu xuất kho di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toỏn nguyờn vật liệu để kiểm tra và hạch toỏn
tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lớ chờnh lệch (nếu cú). Thời hạn nộp trả phiếu này khụng quỏ 03 ngày.
2.2.3. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYấN, VẬT LIỆU
Kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu là cụng việc kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn, nhằm đảm bảo theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giỏ trị.
Cụng ty cổ phần ĐTXD&TM DHG thực hiện kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu theo phương phỏp thẻ song song. Theo đú phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu của cụng ty được trỡnh bày như sau:
- Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ỏnh số lượng nguyờn, vật liệu nhập, xuất, tồn trờn thẻ kho.
- Ở phũng Kế toỏn: Nhõn viờn kế toỏn Nguyờn, vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toỏn theo dừi, ghi chộp cả về mặt số lượng và mặt giỏ trị.
Sơ đồ 2.4. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối thỏng
Sử dụng phương phỏp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toỏn. Vỡ bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối thỏng, thực tế việc ỏp dụng phương phỏp thẻ song song tại Cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG:
Ở kho: Hàng thỏng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đó đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ nguyờn, vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi cỏc chứng từ nhập, xuất kho cho kế toỏn vật liệu (kế toỏn cụng trỡnh). Và thẻ kho sẽ được kế toỏn nguyờn, vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đú kiểm tra lại và trỡnh kế toỏn trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ cú một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Sổ kế toỏn tổng hợp Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyờn vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyờn vật liệu
Bảng 2.9. Mẫu thẻ kho của loại vật liệu: Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18:
Trớch sổ thẻ kho năm 2009
Cụng ty cổ phần ĐTXD&TM DHG
THẺ KHO
Dự ỏn: Sài Gũn Pearl-MST: 0102150565 15211013 – Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18, đơn vị tớnh: viờn
Kho: Kho CT Sài Gũn Pearl Villas Thỏng 12, năm 2009
Ngày lập thẻ: 01/01/2009
Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn nhậnKớ
Mang sang 3000
PNKSGV682 01/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc
6000 9000
PXKSGV3294 01/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm
Xuõn Khương (tổ Kha) 6000 3000
PNKSGV691 04/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty
TNHH TM Tuấn Quốc 6000 9000
PNKSGV694 05/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc
6000 15000
PXKSGV3318 05/12/09 Xuất vật tư cho ụng Chu Xuõn Hiếu tổ nhõn cụng
6000 9000
PNKSGV699 06/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc
6000 15000
PXKSGV3330 06/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương (tổ Kha)
6000 9000
PXKSGV3352 08/12/09 Xuất vật tư cho bà Nguyễn Thỳy Nga tổ nhõn cụng(hiếu) 6000 3000 PNKSGV707 11/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000
PXKSGV3371 11/12/09 Xuất vật tư cho ụng Chu Xuõn Hiếu tổ nhõn cụng
9000 6000
PXKSGV3376 12/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm
Xuõn Khương (tổ Kha) 3000 3000
PNKSGV710 13/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty
TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000
PXKSGV3382 13/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương (tổ Kha)
9000 6000
……. ……. ……….. ……. ……… ……
PXKSGV3458 22/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm
Xuõn Khương (tổ NC Kha) 3000 15000
PXKSGV3459 22/12/09 Xuất vật tư cho ụng Nguyễn
Hữu Tỳ tổ nhõn cụng 6000 9000
PNKSGV747 24/12/09 Nhập vật tư của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc
6000 15000
Xuõn Khương (tổ NC Kha) PXKSGV3475 24/12/09 Xuất vật tư cho ụng Phạm
Xuõn Khương (tổ NC Kha)
6000 6000
PXKSGV3477 24/12/09 Xuất vật tư cho ụng Chu Xuõn Hiếu tổ nhõn cụng
3000 3000
Tổng Cộng 90000 90000 3000
+ Ở phũng kế toỏn: Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toỏn nguyờn, vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riờng, phiếu nhập riờng cho từng loại vật liệu đó phõn loại.
- Kế toỏn theo dừi từng loại vật liệu, căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn nguyờn, vật liệu”, ghi theo trỡnh tự thời gian. Về cơ bản, sổ thẻ kế toỏn chi tiết nguyờn, vật liệu của cụng ty cú kết cấu giống như thẻ kho nhưng cú thờm cột để ghi chộp theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị. Cuối thỏng, kế toỏn nguyờn, vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, cũn để cú số liệu để đối chiếu với kế toỏn tổng hợp, kế toỏn tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toỏn chi tiết từ cỏc sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyờn, vật liệu theo từng nhúm, chủng loại vật liệu.
Mẫu Sổ chi tiết nguyờn vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 trong thỏng 12, năm 2009.
- Sau đú, kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu mở “Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu”. Bảng này phản ỏnh giỏ trị vật liệu nhập, xuất kho theo giỏ thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhúm được theo dừi trờn một trang nhất định. Cuối thỏng kế toỏn nguyờn, vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thỡ kế toỏn sẽ kớ xỏc nhận vào thẻ kho; nếu chưa khớp thỡ kế toỏn và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện cỏc bước điều chỉnh chờnh lệch.
Dưới đõy là mẫu sổ chi tiết vật liệu và bảng lũy kế vật liệu nhập – xuất – tồn được kế toỏn thực hiện ghi sổ trong thỏng 12 năm 2009.
Bảng 2.10. Sổ chi tiết nguyờn vật liệu
Trớch sổ chi tiết vật liệu thỏng 12 năm 2009
Cụng ty cổ phần DHG SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM HÀNG HểA
Dự ỏn: Sài Gũn Pearl-MST: 0102150565 15211013 – Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18, đơn vị tớnh: viờn
Kho: Kho CT Sài Gũn Pearl Villas Thỏng 12, năm 2009 tồn ĐK: 3000 2.619.000
Ngày 31 thỏng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Ngày ghi
sổ Số hiệu
Chứng
từ, ngày Diễn giải
TK Đối
Đơn
giỏ Nhập Xuất Tồn
lượng Tiền lượng Tiền lượng Tiền
01/12/09 PNKSGV682 01/12/09 Bựi Văn Hũa- CT-Nhập kho phục vụ thi cụng 33112 500 6000 3000000 9000 5619000 01/12/09 PXKSGV3294 01/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương 62117 500 6000 3000000 3000 2619000 04/12/09 PNKSGV691 04/12/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi
cụng
33112 500 6000 3000000 9000 5619000 05/12/09 PNKSGV694 05/12/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi
cụng 33112 500 6000 3000000 15000 8619000 05/12/09 PXKSGV3318 05/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Chu Xuõn Hiếu 62117 500 6000 3000000 9000 5619000 22/12/09 PXKSGV3458 22/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương 62117 873 3000 2619000 15000 13095000 22/12/09 PXKSGV3459 22/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Nguyễn Hữu Tỳ tổ NC 6232,
621
873 6000 5238000 9000 7857000 24/12/09 PNKSGV747 24/12/09 Hồ Ngọc Tỳ- Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 33112 873 6000 5238000 15000 13095000 24/12/09 PXKSGV3469 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương 6232,
621 873 3000 2619000 12000 10476000 24/12/09 PXKSGV3475 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Phạm Xuõn Khương 62117 873 6000 5238000 6000 5238000 24/12/09 PXKSGV3477 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ụng Chu Xuõn Hiếu tổ NC 62117 873 3000 2619000 3000 2619000
Bảng 2.11. Bảng kờ luỹ kế nhập, xuất, tồn
(Trớch bảng kờ lũy kế nhập, xuất, tồn thỏng 12 năm2009)
Cụng ty cổ phần ĐTXD&TM DHG
Dự ỏn: Sài Gũn Pearl-MST: 0102150565
Kho: Kho CT Sài Gũn Pearl Villas Bảng kờ lũy kế nhập-xuất-tồn
Thỏng 12/2009
TT Diễn giải tớnhĐvị Mó số Tồn đầu kỡ Nhập Xuất Tồn cuối kỡ
Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Nguyờn liệu, vật liệu 152 949853573 1321611527 898112482 1373352582
Xi măng kg 15201 118993750 110902175 8500 8091575 1 Xi măng Hokim 15201001 125000 118993750 116500 110902175 8091575 Sắt thộp kg 15202 797006931 225718856 262935920 1756 759789867 2 Thộp VISD kg 15.202.008 1756 17430909 1050 17430909 3 Thộp 1 ly kg 152020032 408 5692796 1000 133000 358 5057878 4176 15967918 … … … … .. . …. …… ……. … …… ……. Gạch 15211 3000 2619000 83286000 7048000 6000 4899000 45 Gạch lỗ SG Viờn 15211013 3000 2619000 90000 69618000 90000 69618000 3000 2619000 46 Gạch đinh SG Viờn 15211016 18000 13668000 12000 8430000 3000 2280000 Cụng cụ, dụng cụ 1531 50278610 146503181 14835696 100 50093295 Bảo hộ lao động 153101 10350977 1131000 1405500 94 10076477
128 Quần ỏo bảo hộ Bộ 153101001 110 5060000 10 460000 4 4600000
… …… …. …….. …… ….. ……. ……. ……. ….. …. ….
136 Quần ỏo thợ điện Bộ 153101057 15 1110000 9 666000 444000
Cụng cụ, dụng cụ khỏc 153102 1845111 11674381 9773122 4 3746370
2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYấN, VẬT LIỆU
2.3.1. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG
Tại cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG, để kế toỏn tổng hợp nguyờn, vật liệu, cụng ty ỏp dụng phương phỏp Kờ khai thường xuyờn. Theo đú, cỏc TK sử dụng bao gồm:
TK152 – Nguyờn, vật liệu
Tài khoản 152 được dựng để theo dừi giỏ trị hiện cú, tỡnh hỡnh tăng giảm, tồn kho cỏc loại nguyờn liệu, vật liệu của cụng ty tại kho theo giỏ thực tế (giỏ gốc). Do kết cấu nguyờn vật liệu của cụng ty tương đối nhiều và phong phỳ nờn tài khoản 152 được mở thành những tài khoản chi tiết theo từng nhúm vật tư.
Vớ dụ: Cụng ty đó mở cỏc tài khoản chi tiết :
TK 15201 – Nguyờn liệu, vật liệu chớnh (xi măng…) TK 15202 – Nguyờn liệu, vật liệu chớnh (Sắt, thộp…) TK 1521 – Nguyờn liờu, vật liệu chớnh (gạch, đỏ,…) TK 1522 – Nguyờn, vật liệu phụ (sơn, dầu boong…) TK 1523 – Nhiờn liệu (xăng, dầu, mazut, …)
TK 1524 – Phụ tựng thay thế
TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xõy dựng cơ bản khỏc. …………
Ngoài tài khoản 152 là tài khoản chớnh được sử dụng để theo dừi và hạch toỏn nguyờn liệu, vật liệu thỡ trong kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng ty cũn sử dụng những tài khoản liờn quan là: TK 151 – Hàng mua đang đi đường
TK 111, 112, 331, 338, 141,… Là cỏc tài khoản thanh toỏn.