2.1.1.1. Giới thiệu chung về cụng ty
Tờn Cụng ty: Cụng ty Cổ phần Đầu Tư Xõy Dựng & Thương Mại DHG Địa chỉ: Mai Lõm – Đụng Anh - HN
Điện thoại: (84) 043 8802083 Fax: (84) 04 8 962708
• Chủ tịch hội đồng quản trị cụng ty: ễng Hồ Văn Dũng
• Tổng giỏm đốc hiện tại : ễng Nguyễn Tiến Đớnh
Vốn điều lệ : 15 000 000 000 đồng
Loại hỡnh doanh nghiệp: Cụng ty cổ phần
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của cụng ty
Cụng ty Cổ phần Đầu Tư XD&TM DHG là một đơn vị được thành lập với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện triển khai, thi cụng xõy dựng cỏc dự ỏn, cỏc cụng trỡnh trong và ngoài Cụng ty. Theo như đăng kớ kinh doanh thỡ cụng ty cú những ngành nghề sau:
Xõy dựng cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp, dõn dụng và xõy dựng hạ tầng đụ thị Xõy dựng cụng trỡnh thủy lợi: đờ đập, hồ chứa nước, hệ thống tưới tiờu; Cho thuờ mỏy múc, thiết bị trong lĩnh vực xõy dựng;
Sản xuất, khai thỏc, kinh doanh vật liệu xõy dựng; Xuất, nhập khẩu cỏc mặt hàng cụng ty kinh doanh; Kinh doanh, vận chuyển hành khỏc và vận tải đường bộ;
Lập và thực hiện cỏc dự ỏn xõy dựng nhà ở, khu đụ thị, khu cụng nghiệp. Tư vấn, lập hồ sơ dự thầu, đấu thầu trong lĩnh vực xõy dựng (khụng bao gồm dịch vụ thiết kế cụng trỡnh);
2.1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CễNG TY
Cụng ty cổ phần đầu tư XD&TM DHG tổ chức bộ mỏy quản lỹ theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng với hai cấp quản lý: Cấp cụng ty gồm ban giỏm đốc và cỏc phũng ban chức năng; cỏc cấp chi nhỏnh gồm cỏc phũng ban quản lý và cỏc đội thi cụng. Đõy là mụ hỡnh quản lý cú hiệu quả vừa đạt được tớnh thống nhất trong mệnh lệnh vừa nõng cao chất lượng quyết định quản lý, giảm bớt gỏnh nặng cho người quản lý cấp cao cũng như quy trỏch nhiệm cụ thể khi cú sai lầm.
Sơ đồ 2.1. mụ hỡnh bộ mỏy quản lớ cụng ty cổ phần ĐTXD&TM DHG
Cỏc phũng, ban cú chức năng, nhiệm vụ như sau:
a, Đại hội đồng cổ đụng: Đại hội đồng cổ đụng là cơ quan quyết định cao nhất của Cụng ty gồm tất cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyết, họp ớt nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ quyết định những vấn đề được Luật phỏp và Điều lệ Cụng ty định. ĐHĐCĐ thụng qua cỏc bỏo cỏo tài chớnh hàng năm của Cụng ty và ngõn sỏch tài chớnh cho năm tiếp theo, bầu miễn nhiệm, bói nhiệm thành viờn Hội đồng quản trị, thành viờn Ban kiểm soỏt của Cụng ty...
b, Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là tổ chức lónh đạo cao nhất của cụng ty, cú nhiệm vụ điều hành chung, ra cỏc quyết định về điều lệ cũng như những chớnh sỏch quản lớ cụng ty. Hội đồng quản trị cụng ty DHG gồm 5 thành viờn cú
Đại hội đồng cổ đụng Hội đồng quản trị Tổng giỏm đốc Ban kiểm soỏt Phũng quản lớ kĩ thuật Phũng tổ chức – hành chớnh Phũng kinh tế - kế hoạch Phũng tài chớnh – kế toỏn Cỏc chi nhỏnh
cổ phần lớn nhất cụng ty, trong đú cú 1 chủ tịch hội đồng Quản trị, 1 phú chủ tịch và 3 ủy viờn.
c, Ban giỏm đốc: Ban giỏm đốc của cụng ty gồm 4 thành viờn, 1 tổng giỏm đốc và 3 phú tổng. Ban giỏm đốc cú trỏch nhiệm lập bỏo cỏo tài chớnh kỡ hoạt động từ ngày 01/02/2009 đến ngày 31/12/2009 phản ỏnh một cỏch trung thực và hợp lớ tỡnh hỡnh tài chớnh tại ngày 31/12/2009 và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như cỏc luồng lưu chuyển tiền tệ của cụng ty cho kỡ hoạt động kết thỳc cựng ngày. Do đú ban giỏm đốc phải lựa chọn cỏc chớnh sỏch kế toỏn phự hợp và ỏp dụng cỏc chớnh sỏch đú một cỏch nhất quỏn để đưa ra cỏc phỏn đoỏn và ước tớnh một cỏch hợp lớ và thận trọng.
d, Ban kiểm soỏt: Ban kiểm soỏt là cơ quan cú chức năng hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng giỏm đốc, Ban kiểm soỏt do ĐHĐCĐ bầu ra và thay mặt ĐHĐCĐ giỏm sỏt mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, bỏo cỏo trực tiếp ĐHĐCĐ. Ban kiểm soỏt của Cụng ty cú 03 thành viờn.
e, Phũng kĩ thuật: Căn cứ vào kế hoạch cấp trờn giao, lập hồ sơ thiết kế trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt làm căn cứ cho phũng kế hoạch lập hồ sơ dự toỏn cụng trỡnh đó được duyệt. Đối với cụng trỡnh đấu thầu ngoài căn cứ thiết kế kĩ thuật của bờn A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và cỏc chỉ tiờu kế hoạch để vạch ra phương ỏn thi cụng tối ưu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh lao động trong thi cụng. Giỏm sỏt thi cụng và nghiệm thu cỏc cụng trỡnh về mặt kĩ thuật; Thanh quyết toỏn về khối lượng và lập hồ sơ hoàn cụng. Cụng tỏc đăng kiểm, bảo dưỡng và sửa chữa định kỡ cho cỏc thiết bị, mỏy múc đảm bảo quỏ trỡnh vận hành.
f, Phũng tổ chức – hành chớnh: Cụng tỏc tổ chức, đào tạo cỏn bộ cho xớ nghiệp, chế độ tiền lương, bảo hiểm và cỏc chế độ, chớnh sỏch khỏc cho CBCNV cụng ty. Xõy dựng kế hoạch sản xuất – kinh doanh thỏng, quý năm và kế hoạch định hướng dài hạn 5 năm, 10 năm của Cụng ty…
đối để cung cấp kịp thời cho cỏc cụng trỡnh thuộc xớ nghiệp quản ớ, phục vụ thi cụng, thu mua và cung cấp cỏc loại vật tưcho cỏc cụng trỡnh. Lập kế hoạch và bỏo cỏo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo cỏc kỡ bỏo cỏo (thỏng, quý, năm), lập dự ỏn đầu tư thiết bị và soạn thảo cỏc hợp đồng kinh tế của cụng ty, đảm bảo đỳng luật phỏp và hiệu quả kinh tế.
h, Phũng tài chớnh, kế toỏn : Tổ chức thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn trong phạm vi cụng ty. Giỳp lónh đạo những thụng tin kinh tế cần thiết, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra cỏc bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ cỏc chế độ, chớnh sỏch như chế độ ghi chộp ban đầu, chế độ hạch toỏn, quản lớ kinh tế, tài chớnh… Lập kế hoạch về tài chớnh hàng năm cho đầu tư chiều sõu trong quỏ trỡnh sản xuất. Hạch toỏn, quyết toỏn, làm bỏo cỏo quyết toỏn theo chế độ kế toỏn nhà nước
2.1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN Ở CễNG TY2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty cổ phần DHG ỏp dụng hỡnh thức bộ mỏy kế toỏn tập trung theo chế độ kế toỏn mới, nờn cỏc cụng việc từ phõn loại chứng từ, định khoản kế toỏn đến việc lập bỏo cỏo kế toỏn đều được thực hiện tại phũng kế toỏn. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty Cổ phần DHG
Chức năng của cỏc bộ phận:
+ Kế toỏn trưởng: Phụ trỏch chung cụng tỏc tài chớnh kế toỏn của cụng ty,
cú nhiệm vụ giỳp Tổng giỏm đốc chủ động chỉ đạo toàn bộ cụng tỏc tài chớnh, tớn dụng, kế toỏn thống kờ, tổ chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp với đặc điểm của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm về nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn. Phổ biến, hướng dẫn chế độ, chớnh sỏch mới của Nhà Nước, phỏp luật và cỏc chế độ mới cho người lao động. Kế toỏn trưởng chủ động tỡm nguồn tài chớnh và biện phỏp huy động vốn cho kinh doanh, tổ chức chỉ đạo hoạt động thu hồi vốn và cụng nợ. Ngoài ra, kế toỏn trưởng Cụng ty cũn cú nhiệm vụ tổ chức việc phõn tớch hoạt động kinh doanh, triển khai cụng tỏc đầu tư chứng khoỏn.
+ Phú kế toỏn trưởng: Phụ trỏch cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn toàn Cụng ty, tổ chức cụng tỏc luõn chuyển chứng từ, bỏo cỏo, phụ trỏch cụng tỏc thuế và cỏc khoản nộp Ngõn sỏch Nhà Nước, cụng tỏc kiểm kờ vật tư, tài sản, vốn. Tổ chức việc lập kế hoạch tài chớnh, tớn dụng, lập cỏc bỏo cỏo thu hồi vốn và cụng nợ.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn thuế - thu vốn và cụng nợ - Đầu tư Kế toỏn tổng hợp-kế toỏn nhật kớ chung- cụng nợ nội bộ- kế toỏn tiền lương Kế toỏn ngõn hàng – tiền mặt Thủ quỹ - kế toỏn Cụng cụ dụng cụ - TSCĐ
Kế toỏn tại cỏc chi nhỏnh, cụng trỡnh
khoỏn, tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch giỏ thành theo từng cụng trỡnh, trực tiếp kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ và thay mặt kế toỏn trưởng khi kế toỏn trưởng đi vắng.
+ Bộ phận kế toỏn thuế - thu hồi vốn và cụng nợ - đầu tư: Theo dừi, quyết toỏn cỏc hợp đồng giao khoỏn, kế toỏn doanh thu và cỏc khoản nộp Nhà Nước thực hiện việc kờ khai, quyết toỏn thuế và theo dừi việc trớch lập, sử dụng quỹ doanh nghiệp. Kế toỏn chi phớ đầu tư phụ trỏch việc quyết toỏn chi phớ đầu tư, lập bỏo cỏo đầu tư tổng hợp cỏc dự ỏn, phõn tớch hiệu quả đầu tư vốn, kiểm tra, theo dừi việc thanh quyết toỏn vốn đầu tư XDCB.
+ Bộ phận kế toỏn tổng hợp – kế toỏn nhật kớ chung – cụng nợ nội bộ -
kế toỏn tiền lương: Tổng hợp bỏo cỏo của toàn Cụng ty, lập cỏc bỏo cỏo nhanh
theo quy định. Kế toỏn tổng hợp kiểm tra toàn bộ số liệu, chứng từ đảm bảo tớnh hợp lệ, hợp lớ trước khi vào sổ. Theo dừi, đối chiếu cụng nợ với cỏc đơn vị trực thuộc và cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả khỏc. Kế toỏn tiền lương hàng thỏng lập bảng phõn bổ tiền lương, bảo hiểm xó hội, kinh phớ cụng đoàn; thanh toỏn lương và ứng lương cho người lao động.
+ Bộ phận kế toỏn ngõn hàng – tiền mặt: Lập kế hoạch tớn dụng, kế
hoạch trả nợ cho ngõn hàng, khỏch hàng; theo dừi cụng nợ, hợp đồng kinh tế; theo dừi cỏc khoản vay, trả tiền ngõn hàng, bảo lónh ngõn hàng; chuẩn bị cỏc thủ tục dự ỏn đầu tư được Cụng ty phờ duyệt; định kỡ lập biờn bản đối chiếu cụng nợ phait trả với khỏch hàng. Kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi, thực hiện kiểm kờ quỹ hàng ngày; mở sổ theo dừi sự tăng giảm cỏc cổ đụng và phố hợp với cụng ty chứng khoỏn thực hiện việc chuyển nhượng giữa cỏc cổ đụng.
+ Bộ phận thủ quỹ - kế toỏn cụng cụ - TSCĐ: Đảm bảo an toàn quỹ, cấp
phỏt theo quy định, ghi sổ hàng ngày, lưu trữ cụng văn phũng. Kế toỏn TSCĐ theo dừi sự biến động TSCĐ, sửa chữa TSCĐ, khấu hao TSCĐ toàn Cụng ty. Kế toỏn cụng cụ dụng cụ mở sổ theo dừi cụng cụ - dụng cụ, lập bảng phõn bổ chi phớ trả trước.
đầy đủ. Theo dừi đầy đủ, kịp thời tỡnh hỡnh tăng, giảm vốn và tài sản, cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả định kỡ. Hàng thỏng, kế toỏn tại cỏc cụng trỡnh tiến hành đối chiếu với kế toỏn cụng ty về cụng nợ, chi phớ, giỏ trị dở dang. Lập kế hoạch nhu cầu vốn, thanh toỏn lương cho người lao động tại cỏc chi nhỏnh, cụng trỡnh.
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toỏn
Hiện nay, cụng ty Cổ phần DHG sử dụng phần mềm kế toỏn “SYTERM DHG ACCOUNTING” – SAS để ghi sổ, phần mềm kế toỏn này giỳp cho đơn vị hạch toỏn một cỏch chớnh xỏc, cụ thể và rỳt ngắn được cỏc bước lập trong bỏo cỏo tài chớnh, giỳp doanh nghiệp đưa ra bỏo cỏo một cỏch nhanh nhất.
Trờn cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xõy dựng nờn hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn thớch hợp cho quỏ trỡnh thực hiện cụng tỏc kế toỏn là điều kiện vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc tổ chức hạch toỏn. Do đặc điểm sản xuất – kinh doanh của cụng ty quy mụ vừa đồng thời cú nhu cầu phõn cụng lao động kế toỏn, vỡ vậy cụng ty sử dụng hỡnh thức kế toỏn “Nhật kớ chung”. Theo hỡnh thức kế toỏn này, số lượng sổ sỏch sử dụng tại cụng ty bao gồm đầy đủ cỏc loại sổ tổng hợp, chi tiết đỳng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chớnh và một số mẫu chi tiết do Cụng ty tự lập theo quy định của Ban lónh đạo toàn Cụng ty.
Hệ thống sổ sỏch sử dụng của Cụng ty bao gồm:
+ Sổ cỏi cỏc tài khoản: được mở riờng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang tựy theo số lượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều hay ớt của từng tài khoản.
+ Sổ chi tiết cỏc tài khoản: dựng để phản ỏnh chi tiết cỏc nghệp vụ kinh tế phỏt sinh theo từng đối tượng kế toỏn riờng biệt mà trờn sổ kế toỏn tổng hợp chưa phản ỏnh được. số tiền trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp cỏc chỉ tiờu chi tiết về tỡnh hỡnh tài sản, vật tư, tiền vốn, tỡnh hỡnh hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Cụng ty và là căn cứ để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sổ theo dừi tài sản cố định
Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng húa
Thẻ kho
Sổ chi tiết chi phớ sản xuất
Bảng tớnh giỏ thành sản phẩm
Sổ chi tiết chi phớ trả trước, chi phớ phải trả
Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, người mua, thanh toỏn nội bộ…
Cỏc bảng kờ, bảng phõn bổ
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh lập ở cụng ty gồm:
Bảng cõn đối kế toỏn; Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh; Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo thực hiện nghĩa vụ đối với cấp trờn…
Sơ đồ 2.3. Trỡnh tự ghi kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần DHG Ghi hàng ngày Ghi hàng thỏng Đối chiếu 2.1.3.3. Cỏc chế độ và phương phỏp kế toỏn ỏp dụng + Chế độ kế toỏn ỏp dụng:
Cụng ty DHG ỏp dụng chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh và cỏc văn bản hướng dẫn
Nhật kớ chung Chứng từ kế toỏn
Chứng từ được mó húa và nhập vào mỏy vi tớnh
Sổ cỏi tài khoản Sổ chi tiết tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh
Chứng từ mó húa cỏc bỳt toỏn kết chuyển, điều chỉnh
Bảng cõn đối tài khoản Bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo
kốm theo.
Cỏc chứng từ, tài khoản và hệ thống bỏo cỏo của cụng ty được lập theo hệ thống kế toỏn Việt Nam và hệ thống chuẩn mực kế toỏn Việt Nam do Bộ tài chớnh ban hành.
+ Niờn độ kế toỏn:
Áp dụng theo năm, năm kế toỏn trựng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm.
+ Kỳ kế toỏn: Áp dụng kỡ kế toỏn theo thỏng, bờn cạnh đú cũn ỏp dụng kỳ kế toỏn theo quý.
+ Đơn vị tiền tệ: VNĐ
+ Phương phỏp tớnh thuế GTGT: thuế GTGT tớnh theo phương phỏp khấu trừ. + Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: Cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
+ Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đỏnh giỏ theo giỏ gốc. + Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định: Gớa trị khấu hao Tài sản cố định của cụng ty được tớnh theo phương phỏp đường thẳng. Thời gian khấu hao ỏp dụng theo thời gian quy định tại quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ tài chớnh.
2.2. THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG
2.2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ NGUYấN, VẬT LIỆU SỬ DỤNG2.2.1.1. Phõn loại nguyờn, vật liệu 2.2.1.1. Phõn loại nguyờn, vật liệu
Cụng ty Cổ phần đầu tư DHG là một đơn vị xõy dựng cơ bản nờn nguyờn vật liệu là những đối tượng do Cụng ty mua ngoài dựng cho mục đớch kinh