2.2.1.1. Phõn loại nguyờn, vật liệu
Cụng ty Cổ phần đầu tư DHG là một đơn vị xõy dựng cơ bản nờn nguyờn vật liệu là những đối tượng do Cụng ty mua ngoài dựng cho mục đớch kinh doanh xõy lắp. Cũng như những ngành kinh doanh khỏc, nguyờn vật liệu là đối tượng lao động đó được vật húa dưới dạng như sắt, thộp, xi măng, gạch, cỏt,… Nguyờn vật liệu chỉ tham gia vào sản xuất nhất định và khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất, dưới tỏc động của lao động và được cỏc đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để chế tạo sản phẩm mới.
Nguyờn vật liệu sử dụng trong cụng ty cú nhiều chủng loại, nhiều thứ và mỗi loại cú vai trũ cụng dụng khỏc nhau trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Cụng ty đó phõn loại cỏc loại nguyờn vật liệu theo những nhúm chớnh như sau: - Nguyờn liệu, vật liệu chớnh: Là những nguyờn vật liệu mà sau quỏ trỡnh gia cụng, chế biến sẽ cấu thành hỡnh thỏi vật chất của sản phẩm như: Xi măng, sắt, thộp, gạch, cỏt,…
- Nguyờn liệu, vật liệu phụ: Là những loại nguyờn vật liệu cú tỏc dụng phụ trong quỏ trỡnh sản xuất, kinh doanh và được sử dụng để kết hợp với nguyờn vật liệu chớnh để hoàn thiện và nõng cao tớnh năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho cụng cụ lao động hoạt động bỡnh thường, hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý như: Đinh, que hàn, sika,…
- Nhiờn liệu: là cỏc loại năng lượng được Cụng ty sử dụng trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, chủ yếu làm nguyờn liệu phục vụ cho quỏ trỡnh hoạt động của TSCĐ như: Xăng, điezen, Mazut, dầu chỡ, dầu bảo ụn…
Do khối lượng và chủng loại vật tư của cụng ty là rất nhiều và đa dạng nờn kế toỏn cụng ty lập sổ danh mục điểm nguyờn vật liệu để việc phõn loại và hạch toỏn nguyờn vật liệu được dễ dàng và khoa học.
Sổ danh mục điểm nguyờn, vật liệu của cụng ty rất dài vỡ thế trong đõy chỉ trỡnh bày túm tắt mẫu sổ của một số ớt nguyờn, vật liệu, dụng cụ chớnh.
Bảng 2.1: Sổ danh mục điểm nguyờn, vật liệu
SỔ DANH MỤC ĐIỂM NGUYấN, VẬT LIỆU
Ký hiệu Tờn nhón hiệu Đơn vị tớnh
Nhúm Danh điểm NVL 1520 Nguyờn, vật liệu chớnh 15201 Xi măng kg 15202 Sắt thộp kg 15203 Cỏt cỏc loại m3 15204 Đỏ cỏc loại m3 1521 15211 Gạch ngúi Viờn
152106 Vụi, ve, sơn kg
152107 Bờ tụng thương phẩm m3
…. …. …. ….
1522 Vật liệu phụ
152220/20 Vật liệu điện Cỏi
152242 Phụ gia Lớt
…. ….. ……. ……..
1531 Cụng cụ-dụng cụ
153190 Cụng cụ-dụng cụ lao động Chiếc
153191 Bảo hộ lao động Bộ (chiếc)
Theo sổ danh mục điểm trờn thỡ mỗi loại vật tư khi hạch toỏn cú một số hiệu riờng: vớ dụ, xi măng cú số hiệu tài khoản 15201, sắt thộp cú số hiệu 15202. Cũn đối với mỗi chủng loại vật tư của cỏc nhà cung cấp khỏc nhau thỡ mang số hiệu tài khoản chi tiết riờng, chẳng hạn: xi măng hokim: 15201001; xi măng Hoàng Mai PC30: 15201002....
2.2.1.2. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu
a, Tớnh giỏ nhập kho nguyờn vật liệu:
Do đặc thự của Cụng ty là doanh nghiệp thi cụng, xõy dựng cơ bản nờn cụng ty khụng tự sản xuất, chế biến vật tư. Nguyờn vật liệu Cụng ty sử dụng chủ yếu được mua trờn thị trường tự do, Cụng ty ỏp dụng tớnh giỏ vật liệu theo điều 04 chuẩn mực kế toỏn Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết
liệu nhập kho được tớnh theo giỏ gốc, cho nờn Giỏ nhập kho nguyờn vật liệu của cụng ty được tớnh theo cụng thức:
Giỏ thực Giỏ mua Cỏc khoản Chi phớ tế nhập = ghi trờn - giảm giỏ, + thu kho húa đơn chiết khấu TM,... mua
Trong đú:
- Cỏc khoản làm giảm giỏ thực tế nhập kho nguyờn vật liệu bao gồm: Chiết khấu thương mại, đú là số tiền mà cụng ty được nhà cung cấp giảm trừ vào giỏ trị phải trả của số vật tư mua vào khi chỳng cú số lượng lớn; Giảm giỏ hàng bỏn, là số tiền mà người bỏn trừ cho cụng ty khi số vật liệu của họ khụng đỳng chất lượng như trong hợp đồng hoặc sai quy cỏch, lạc hậu so với thị hiếu…
- Chi phớ thu mua bao gồm chi phi vận chuyển, bốc dỡ; chi phớ thuờ kho bói; tiền cụng tỏc phớ của cỏn bộ thu mua; chi phớ của bộ phận thu mua độc lập; hao hụt định mức phỏt sinh từ nơi mua đến kho cụng ty.
Vớ dụ: Ngày 24/12/2009, để phục vụ dự ỏn Sài Gũn Pearl, Cụng ty tiến hành mua nhập kho 10.000kg xi măng HOKIM của cụng ty TNHH Linh Thành theo húa đơn GTGT số 0016753 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 với giỏ 952 đồng/kg. Ngoài ra cụng ty cũn phải trả chi phớ thuờ ngoài vận chuyển, bục dỡ vật tư đến kho của cụng trỡnh là 515.000 đồng. Vậy giỏ thực tế nhập kho của lượng xi măng mua ngoài trờn là:
10.000*952 + 515.000 = 10.034.500 đồng
Số xi măng trờn được nhập kho cựng ngày theo PNKSGV746 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 với giỏ thực tế là: 10.034.500 đồng.
b, Tớnh giỏ xuất kho nguyờn vật liệu:
Khi xuất kho nguyờn vật liệu, Cụng ty sử dụng phương phỏp giỏ thực tế đớch danh nghĩa là khi xuất kho lụ hàng nào thỡ tớnh giỏ xuất kho theo giỏ thực tế nhập kho của lụ hàng đú.
Vớ dụ: Ngày 24/12/2009, Cụng ty nhập kho 6000 viờn gạch lỗ Saigon với đơn giỏ 873 đồng/viờn của Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc với tổng giỏ thanh toỏn theo húa đơn GTGT số 0016755 ngày 23 thỏng 12 năm 2009 là 5.238.000 đồng, số vật tư này được nhập kho theo phiếu nhập kho SGV747 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 tại kho Saigon Villas. Cựng ngày, do yờu cầu của tổ nhõn cụng số 1, cụng ty xuất kho một nửa số gạch đú phục vụ thi cụng phần thụ. Và đơn giỏ xuất kho được xỏc định bằng giỏ mua của số gạch đú là 873 đồng/viờn. Do đú, tổng giỏ trị xuất kho số vật liệu đú là: 3000*873 = 2.619.000 đồng theo PXKSGV3469 ngày 24, thỏng 12, năm 2009 (kho Saigon Villas).
2.2.2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU2.2.2.1. Chứng từ kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu 2.2.2.1. Chứng từ kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu
Để đảm bảo cho cụng việc quản lý, sử dụng vật tư, cụng cụ, dụng cụ trong cụng tỏc sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, Cụng ty đó sử dụng những chứng từ cú tớnh chất đặc thự như sau:
Giấy yờu cầu mua vật tư cú sự phờ duyệt của giỏm đốc.
Biờn bản duyệt giỏ
Hợp đồng mua bỏn vật tư
Biờn bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ
Biờn bản bàn giao hàng húa
Húa đơn tài chớnh (ghi rừ tờn, chủng loại, quy cỏch, xuất xứ)
Chứng chỉ chất lượng hàng húa
Là đơn vị chuyờn sản xuất kinh doanh xõy lắp với mục tiờu chất lượng là hàng đầu, vỡ thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi cụng cụng trỡnh bao
số lượng là bao nhiờu và khi số vật tư đú cú đỳng chủng loại và chất lượng yờu cầu hay khụng. Tại Cụng ty: cỏc đội thi cụng, cỏc ban chỉ huy căn cứ vào nhiệm vụ thi cụng tại hiện trường để tớnh toỏn lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi cụng và lập phiếu yờu cầu mua vật tư gửi về phũng kinh tế - kế hoạch.
Bảng 2.2. Mẫu phiếu yờu cầu mua vật tư:
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CHI NHÁNH XÂY DỰNG CễNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
……….. Hà Nội, ngày 20 thỏng 12 năm 2009
GIẤY YấU CẦU MUA VẬT TƯ
Kớnh gửi: ễNG GIÁM ĐỐC CễNG TY DHG
Cụng trỡnh: Sài Gũn Pearl Villas Hạng mục: Phần thụ
BCH cụng trỡnh đề nghị ễng duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tờn vật tư,quy cỏch, chất lượng Mục đớch sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chỳ 1 Thộp 1 ly Phục vụ thi cụng Kg 10
2 Xi măng Hokim Phục vụ thi cụng Kg 2500
3 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Phục vụ thi cụng Viờn 3000
Rất mong ụng quan tõm giải quyết!
Ghi chỳ: - Phải ghi rừ thụng số kỹ thuật chủ yếu của cỏc loại vật tư yờu cầu, tiến độ yờu cầu. - Gửi phiếu yờu cầu vật tư trước 03 ngày kể từ ngày sử dụng (đối với vật tư thụng thường) hoặc tối thiểu trước 1 ngày đối với loại vật tư cần đặt hàng.
GIÁM ĐỐC BCH CễNG TRèNH CÁN BỘ Kí THUẬT NGƯỜI YấU CẦU
Sau khi được xỏc nhận của tổng giỏm đốc và cỏc phũng ban, nhõn viờn phũng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thỡ nhõn viờn thu mua vật liệu cần xem xột về chất lượng vật tư và giỏ cả với nhà cung cấp, sau khi cú sự nhất trớ của hai bờn thỡ lập Biờn bản duyệt giỏ và hợp đồng mua bỏn. Khi vật tư về, cỏn bộ vật tư và ban chỉ huy cụng trường cựng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cỏch của vật tư.
Bảng 2.3. Mẫu biờn bản kiểm nghiệm vật tư
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY ĐẦU TƯ XD&TM DHG ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
Hà Nội ngày 4, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Cụng trỡnh SaigonPearl Villas Hạng mục: Phần thụ
Căn cứ theo yờu cầu ngày 2, thỏng 12, năm 2009 của ụng Đỗ Văn Minh Ban kiểm nghiệm gồm:
1. ễng Đỗ Văn Minh Chức vụ: CHT Cụng trỡnh 2. ễng Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ: CB Vật tư 3. ễng: Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng bỏn hàng theo húa đơn
Thực tế kiểm nghiệm Ghi chỳ Đỳng quy cỏch Khụng đỳng quy cỏch 1 Gạch Saigon 8ì8ì18 viờn 6000
í kiến của ban kiểm nghiệm: Đảm bảo chất lượng theo yờu cầu 2 BCH CễNG TRƯỜNG CB VẬT TƯ THỦ KHO
lượng vật tư theo yờu cầu đó về đủ hay chưa, cũng như giỳp thủ kho theo dừi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đú làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giỏ trị thanh toỏn (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thộp, xi măng, cỏt, đỏ,...) và cũn giỳp cho một số phũng quyết toỏn được lượng vật tư.
Bảng 2.4. Mẫu biờn bản bàn giao vật tư:
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DHG ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
Hà Nội ngày 04, thỏng 12, năm 2009 BIấN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ
Ngày 04, thỏng 12, năm 2009
Tại: Kho Cụng trỡnh Saigon pearl Villas Chỳng tụi gồm:
Bờn giao: Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
1. ễng (Bà): Huỳnh Vũ Linh Chức vụ: CB Vật tư
Bờn nhận: Cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG
1. ễng (Bà): Trần Duy Nam Chức vụ: Thủ kho Cựng nhau tiến hành bàn giao thiết bị, vật tư theo số lượng sau:
STT Tờn nhón hiệu, vật tư ĐVT Số lượng Ghi chỳ
1 Gạch lỗ Saigon 8ì8ì18 Viờn 6000
NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN
Cựng với biờn bản bàn giao vật tư thỡ hoỏ đơn giỏ trị gia tăng là một căn cứ khụng thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu.
HểA ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG EU/2009B
Ngày 04 thỏng 12 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng:…Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc..……… Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Điện thoại:……….MS:
Họ và tờn người mua hàng:…Huỳnh Vũ Linh………....………. Tờn đơn vị:Cụng ty Cổ phần XD&TM DHG…...………..………... Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Hỡnh thức thanh toỏn:………MS: STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 Viờn 6.000 500 3.000.000
Cộng tiền hàng:
3.000.000
Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rừ họ tờn) (Kớ, ghi rừ họ tờn) (Kớ, ghi rừ họ tờn)
Căn cứ vào biờn bản bàn giao và húa đơn mua hàng của đơn vị, kế toỏn nguyờn, vật liệu cú trỏch nhiệm lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, húa đơn bỏn hàng, yờu 0 1 0 2 1 5 0 5 6 5 - 0 0 2
nhập kho (gồm 03 liờn) và người lập phiếu phụ trỏch bộ phận bỏn hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày thỏng nhập và cựng người giao hàng kớ tờn vào cỏc liờn giao cho người nhập hàng 1 liờn làm cơ sở thanh toỏn, 01 liờn lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liờn điền đầy đủ mó vật tư vào thẻ và giao cho kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toỏn nhật kớ chung làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Phiếu nhập kho nhằm xỏc nhận số vật tư, sản phẩm, hàng húa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm với những người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
Bảng 2.5. Mẫu phiếu nhập kho nguyờn, vật liệu:
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XD&TM DHG Dự ỏn Saigon Pearl – MST: 0102150565
PHIẾU NHẬP
04/12/2009 Nợ: 152
Số: PNK SGV 694 Cú: 331126502 Họ và tờn người giao hàng: Huỳnh Vũ Linh Địa chỉ: Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
Lý do nhập kho: Huỳnh Vũ Linh- Cty TNHH Tuấn Quốc- Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng.
Nhập tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas
Mó số KH: 331126502 Tờn KH: Cty TNHH Tuấn Quốc
STT Tờn sản phẩm,
hàng húa Mó số ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
Theo CT Thựcnhập 1 Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 331126502 Viờn 6.000 500 3.000.000 Cộng 6.000 3.000.000 Tổng giỏ trị: 3.000.000 Cộng thành tiền: Ba triệu đồng chẵn
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người giao Người nhận
Phiếu nhập kho được lập 03 liờn, người lập phiếu nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập, ngày, thỏng, năm lập phiếu; họ tờn người nhập vật tư, sản phẩm
hàng húa; số biờn bản giao hàng; số húa đơn; tờn kho nhập chuyển cho người phụ trỏch kớ. Sau đú lưu 01 liờn tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liờn cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang húa đơn kốm 02 liờn phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kớ vào cả 02 liờn phiếu nhập trong đú: 01 liờn giao trả người nhập, 01 liờn thủ kho cú trỏch nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mó vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toỏn nguyờn, vật liệu kiểm tra đối chiếu.
Người cú trỏch nhiệm mang húa đơn mua hàng kốm theo phiếu nhập kho đến kế toỏn thanh toỏn để thanh toỏn nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho.
Hàng ngày, kế toỏn nguyờn vật liệu cú trỏch nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toỏn với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phỏt hiện ra những trường hợp thủ kho cũn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mang chứng từ, húa đơn đến thanh toỏn nợ. Kế toỏn phải thường xuyờn thụng bỏo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toỏn dứt điểm.
+ Nếu nguyờn vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đó xuất dựng nhưng khụng dựng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yờu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liờn ký phụ trỏch bộ phận, sau đú giao cho người nhập cả 02 liờn để mang tới thủ kho nhập hàng.
+ Nếu nhập kho nguyờn vật liệu di chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giỏm đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liờn. Người chuyển vật liệu mang 02 liờn này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đú trả lại cho người nhập 01 liờn