Khái niệm: Người bán mở một tài khoản hoặc một quyển sổ để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ có thể là tháng, quý hoặc năm người mua trả tiền cho người bán.
* Đặc điểm của phương thức thanh toán ghi sổ:
Thứ nhất, đây là một phương thức thanh toán không có sự tham gia của các ngân hàng với chức năng là người mở tài khoản và thực thi thanh toán.
Thứ hai, chỉ mở tài khoản đơn biên, không mở tài khoản song biên. Thứ ba, nếu người mua mở tài khoản để ghi thì tài khoản này chỉ là tài khoản theo dõi, không có giá trị thanh quyết toán.
Thứ tư, chỉ có hai bên tham gia thanh toán là người mua và người bán. *Nội dung quy trình nghiệp vụ:
Sơ đồ quy trình mở tài khoản.
Chú thích:
(1) Người bán giao hàng hóa dvụ cùng với các chứng từ (2) Báo nợ trực tiếp
(3) Người mua dùng hình thức chuyển tiền để trả tiền khi đến hạn
Phương thức thanh toán mở tài khoản thường được áp dụng trong quan hệ bạn hàng tin cậy, tín nhiệm lẫn nhau với điều kiện của thương vụ.
- Dùng trong mua bán hàng đổi hàng, thường xuyên, trao làm nhiều lần trong năm
- Dùng trong thanh toán tiền gửi bán hàng tại nước ngoài.
- Dùng trong thanh toán tiền phi mậu dịch như: tiền cước phí vận tải, tiền phí bảo hiểm, tiền hoa hồng trong nghiệp vụ môi giới, ủy thác, tiền lãi cho các khoản vay và đầu tư.
Với phương thức này thuận lợi cho bên mua được sử dụng hang hóa thường xuyên, thậm chí cả lúc chưa đủ tiền, ngược lại cũng thuận lợi cho bên bán vì tiêu thụ được hàng hóa và giữ được thị trường truyền thống.