I Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý Bệnh viện
2. Lập và giám sát kế hoạch ngân sách
Đây là khâu yếu trong hoạt động quản lý của bệnh viện. Trong cơ chế tự chủ với những khó khăn của công tác quản lý tài chính bệnh viện cần phải lập và giám sát kế hoạch ngân sách, mục đích để nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách một cách kiện toàn vì việc cân đối tài chính là khó khăn không những về chi phí đảm bảo đời sống CBVC mà ở cả việc đảm bảo cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh cho người dân.
Kế hoạch ngân sách (còn gọi là dự toán, bản dự trù ngân sách/ kinh phí) là bản kế hoạch về tài chính, là phác thảo những nguồn lực cần thiết phục vụ cho mọi hoạt động của bệnh viện.
* Lập kế hoạch ngân sách từ đầu
Lập kế hoạch ngân sách từ đầu là lập một bản ngân sách hoàn toàn mới, dựa trên bảng ngân sách bắt đầu “từ con số không”. Ngân sách mới được tính toán dựa trên các hoạt động và nguồn lực cần thiết cho hoạt động đó. Theo cách này, người ta dựa trên kế hoạch về các hoạt động trong năm và lập bản kế hoạch về nguồn lực cần thiết dựa trên ước tính mới về nguồn lực, không phụ thuộc vào ngân sách của năm trước. Cách lập ngân sách này có ưu điểm là phát huy được tính sáng tạo của người lập ngân sách và có khả năng phát huy được các ý tưởng mới trong lập và phân bổ ngân sách. Tuy nhiên, nếu người lập ngân sách không có kinh nghiệm, bản ngân sách lập từ đầu có thể sẽ không sát với thực tế hoặc kém hiệu quả.
* Lập kế hoạch ngân sách theo phương pháp gia tăng
Lập kế hoạch ngân sách gia tăng là cách lập ngân sách thuận tiện, được nhiều bệnh viện sử dụng. Khi lập kế hoạch ngân sách theo phương pháp gia tăng, người ta dựa vào bản ngân sách của những năm trước, ước tính những thay đổi trong kế hoạch năm tới và điều chỉnh dựa trên những thay đổi đó. Ví dụ, nếu kế hoạch dự kiến sẽ tăng 15% số bệnh nhân đến khám, người ta cũng sẽ điều chỉnh để tăng 15% chi mua thuốc. Ngoài ra, nếu số bệnh nhân dự kiến tăng đòi hỏi phải tăng thêm cán bộ, người ta sẽ dự kiến tăng cả chi lương và phụ cấp… Cách dự toán ngân sách gia tăng tốn ít thời gian và công sức hơn, dễ thực hiện hơn, nhưng lại dễ làm mất tính chủ động sáng tạo trong phân bổ nguồn lực của người lập ngân sách. Dự toán ngân sách gia tăng cũng dễ dẫn đến việc các năm sau theo con đường mòn về phân bổ nguồn lực do những năm trước tạo ra. Nếu ngân sách những năm trước được phân bổ không hiệu quả, dễ xảy ra tình trạng “Theo vết bánh xe lăn” kéo theo kém hiệu quả ở những năm tiếp theo.
Theo cách này người ta lập ngân sách dựa theo chi phí đầu tư. Nếu chi phí đầu tư thay đổi đòi hỏi thay đổi ngân sách thường xuyên cho phù hợp. Ví dụ, nếu người ta dự tính sẽ xây dựng thêm lò đốt xử lý rác thải bệnh viện, cần có ngân sách chi cho thu gom rác và chi phí nhiên liệu kèm theo. Mặc dù lập ngân sách theo chi phí đầu tư có ưu điểm là có thể đảm bảo đủ chi tiêu thường xuyên cho các khoản đầu tư làm tăng hiệu quả sử dụng kinh phí đầu tư, cách làm này tiềm ẩn khả năng các nhà quản lý hướng tới các hoạt động gắn với đầu tư như xây dựng mới hoặc các hoạt động liên quan tới các dự án cụ thể. Thực tế lập ngân sách hiện nay ở Việt Nam cho thấy, quy mô giường bệnh được sử dụng như một chỉ số gián tiếp cho chi phí đầu tư khiến cách bệnh viện có xu hướng xin tăng số giường bệnh nhằm tăng kinh phí mặc dù điều đó không phải lúc nào cũng là giải pháp hiệu quả nhất.
Qua các phương pháp lập kế hoạch ngân sách trên tùy theo điều kiện các chi phí giá cả đầu vào tăng hay giảm, các chủ trương của chính quyền địa phương trong đầu tư cơ sở vật chất cho bệnh viện mà nhà quản lý áp dụng phương pháp lập kế hoạch ngân sách phù hợp, để mang lại hiệu quả cao nhất.