I. Thực trạng kiểm toán viên tại Việt Nam
4. Cơ hội và thách thức đặt ra cho kiểm toán viên Việt Nam hiện nay
4.2. Cơ hội và thách thức của quá trình phát triển công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin đã và đang tiếp tục làm thay đổi một cách nhanh chóng tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Tất nhiên, nó không chỉ làm thay đổi cách thức kinh doanh của các chủ thể mà còn làm thay đổi cách thức, phơng pháp tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin của các chủ thể.
Sự thay đổi về công nghệ thông tin tất yếu đặt ra thách thức lớn đối với các KTV. Để có thể vợt qua thách thức đó thì họ phải có khả năng thích ứng và làm chủ đợc sự thay đổi đó. Đồng thời họ cần phải có khả năng nhận thức rõ đợc các thách thức thực tại cũng nh cơ hội tiềm năng để chớp thời cơ nhằm phát triển nghề nghiệp của mình.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sự phát triển của công nghệ phần mềm kế toán có thể ảnh hởng đáng kể tới lĩnh vực kiểm toán. Một nguồn thông tin quan trọng, trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng là thông tin tài chính kế toán - đó là thông tin cơ sở phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Vì thế, hệ thống thông tin kế toán luôn là mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức kinh doanh trong việc ứng dụng công nghệ các phần mềm tin học. Hàng loạt công ty đã và đang tiếp tục tin học hóa công tác tài
chính – kế toán của mình nhằm cung cấp nhanh, chính xác và kịp thời những thông tin cho các nhà quản lý. Để đáp ứng các nhu cầu này thì các công ty phần mềm tin học nói chung và phần mềm kế toán nói riêng đã phát triển rất nhanh, thậm chí bản thân các tổ chức kinh doanh cũng có thể tự xây dựng cho mình những phần mềm riêng, tuy nhiên cách này chi phí nghiên cứu khá cao. Mặt khác do sự thay đổi mạnh mẽ trong bản thân hệ thống tài chính hoặc do môi trờng kinh doanh thay đổi nên khiến cho các phần mềm kế toán cũng phải thay đổi theo. Theo đó có những phần mềm cha kịp hoàn thiện đã trở nên lạc hậu. Điều này đòi hỏi KTV không chỉ phải hiểu rõ những sự thay đổi trong bản thân hệ thống tài chính – kế toán của khách hàng mà cần phải nhận thức đầy đủ sự thay đổi công nghệ có thể có đối với các khách hàng để có thee t vấn cũng nh thực hiện tốt cuộc kiểm toán của mình.
Để có thể cung cấp đầy đủ và có chất lợng các dịch vụ kiểm toán và t vấn cho các khách hàng thì KTV cần phải am hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng để từ đó thấy đợc những u điểm cũng nh nhợc điểm của phần mềm kế toán đang sử dụng. Các vấn đề chủ yếu mà KTV cần quan tâm bao gồm: hoạt động kinh doanh của khách hàng trong quan hệ với phần mềm kế toán, các yêu cầu đối với phần mềm kế toán, khả năng kiểm toán đối với phần mềm kế toán và các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với phần mềm kế toán kế toán đó.
4.2.1. Hoạt động kinh doanh của khách hàng trong quan hệ với phần mềm kế toán
Để lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp thì các đơn vị cần phải các định rõ những đặc thù kinh doanh của tổ chức mình. Đâu là hoạt động chính và cái gì là quan trọng đối với họ. Từ đó có thể xác định rõ các đặc điểm chính của một phần mềm cần lựa chọn. Cần chú ý rằng các vấn đề mà các công ty khác nhau quan tâm là khác nhau. Do đó, hiểu đợc các yêu cầu kinh doanh của khách hàng có thể giúp cho KTV nhận thức đợc phần mềm đợc khách hàng sử dụng có phù hợp hay không. Thông thờng có KTV hay t vấn cho các khách hàng của mình trong việc lựa chọn và thực hiện các phần mềm kế toán.
4.2.2. Các yêu cầu đối với phần mềm kế toán
Một khi phần mềm kế toán đợc lựa chọn thì nó phải đạt đợc những yêu cầu nhất định. Các nhà quản lý cần phải xây dựng hàng loạt các tiêu chí cấn đạt tới để sao cho sự ứng dụng của phần mềm phải hữu dụng cho nhiều bên liên quan. Các yếu tố cơ bản cần đạt tới đối với một phần mềm thông thờng bao gồm:
- Báo cáo kế toán và báo cáo quản trị. - Linh hoạt và dễ thích ứng.
- Khả năng kết hợp với các hệ thống khác. - Dễ sử dụng.
- Yêu cầu về tính kịp thời.
- Truy cập dữ liệu: Dữ liệu có thể đợc kiểm soát và truy cập theo yêu cầu một cách đơn giản và thuận tiện.
- Khả năng cập nhật và mở rộng.
- Dữ liệu phải trung thực và đáng tin cậy. - Giảm thiểu chi phí.
4.2.3. Khả năng kiểm toán đối với phần mềm kế toán
KTV cần phải cân nhắc xem phần mềm đó có cho phép KTV kiểm tra tính tin cậy của nó hay không. Cụ thể, KTV có khả năng kiểm tra một nghiệp vụ từ khi phát sinh cho tới khi lập báo cáo tài chính và ngợc lại hay không. Phần mềm cho phép KTV đối chiếu các nghiệp vụ từ các Sổ cái, Sổ tổng hợp tới các Sổ chi tiết và các Nhật ký hoặc từ các Nhật ký tới các chứng từ gốc hay không…
4.2.4. Các hoạt động KSNB đối với phần mềm
KTV phải có hiểu biết về các hoạt động KSNB đối với phần mềm, chẳng hạn nh việc sử dụng mật khẩu nh thế nào. Mật khẩu riêng cho từng ngời sẽ tốt hơn so với mật khẩu chung. Hơn nữa, mật khẩu phải khó có thể đoán ra. Các hoạt động KSNB đối với dữ liệu đầu và hợp lý có thể phát hiện ra các sai sót của dữ liệu nhập. Ví dụ: có thể đặt ra việc kiểm soát mã số, kiểm soát số thập phân… Các hoạt động KSNB trong khi xử lý cũng có thể đợc thiết lập nhằm hớng dẫn ngời sử dụng trong việc ứng dụng đúng trình tự của hoạt động. Hay việc in ra các bản in trong quá trình xử lý để kiểm tra cũng là một hoạt động kiểm soát tốt. Rất nhiều các hoạt động kiểm soát khác nh kiểm soát đầu ram kiểm soát về sự thay đổi đối với các tài khoản không có nghiệp vụ nào hoặc rất ít nghiệp vụ phát sinh, hoặc việc lu trữ các bản sao trên đĩa mềm đều phải đợc xem xét kỹ lỡng.
Internet kể từ khi xuất hiện đã làm các hoạt động kinh doanh chuyển dịch nhanh chóng từ cách thức hoạt động truyền thống sang cách thức hoạt động mới. Internet có thể là phơng tiện trung gian nhằm cung cấp những thông tin trong hoạt động thơng mại, truyền tải và các bản báo cáo và tài liệu, cũng nh việc thiết kế các sản phẩm, dịch vụ trực tiếp trên mạng để đáp ứng các yêu cầu nhanh chóng của khách hàng đã trở nên phổ biến. Trên thực tế, các hoạt động mua bán và trao đổi thơng mại trực tiếp qua mạng Internet đã trở một thách thức lớn đối với các công ty hoạt động kinh doanh th- ơng mại theo cách truyền thống. Gần đây, có thể thấy các mặt hàng đợc trao đổi trên Internet đã rất thông dụng.
Để kiểm toán đợc hoạt động kinh doanh theo phơng thức này đòi hỏi KTV am hiểu về quy trình diễn ra đối với hoạt động kinh doanh thơng mại điện tử này.
Khi kiểm toán nghiệp vụ kinh doanh thơng mại điện tử thì KTV thực hiện đánh giá hệ thống KSNB đối với chu trình diễn ra các nghiệp vụ; xác minh tính hiện hữu đối với khách hàng; tính hợp lệ của nghiệp vụ; và tính chính xác của các con số. Các vấn đề cần quan tâm chủ yếu trong môi trờng điện tử là các hoạt động kiểm soát tín dụng, kiểm soát thanh toán và tính an toàn.
Mặc dù có rất nhiều u thế song thơng mại điện tử cũng tồn tại không ít rủi ro tiềm tàng. Những rủi ro chủ yếu liên quan tới thơng mại điện tử có thể bao gồm:
- Khi mà các thông tin và dữ liệu về sản phẩm, dịch vụ và hàng hoá liên quan đ ợc cập nhật và thay đổi thì các thủ tục kiểm soát thông thờng có thể trở nên lạc hậu và không thể kiểm soát nổi. Do vậy các thủ tục kiểm soát luôn luôn phải đợc cập nhật và thực hiện.
- Các thông tin về khách hàng cũng nh dữ liệu cần phải đợc bảo đảm sử dụng đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật. Nhiều khi các thông tin về khách hàng bị lạm dụng cho công việc marketing hoặc các hoạt động thị trờng khác…
- Hệ thống hỗ trợ nh chỉ dẫn, mật khẩu, địa chỉ… hoặc hệ thống giam sát có thể cũng là những vấn đề dễ bị trục trặc trong khi diễn ra hoạt động thơng mại điện tử.
Hiện nay, trên thực tế đã có những tổ chức cung cấp một hệ thống đặc biệt cho khách hàng trên mạng nhằm giúp các khách hàng đạt đợc sự bảo đảm về tính có thật và sự an toàn thông tin của thông tin về kinh doanh của công ty đó. KTV có thể là ngời thực hiện cuộc kiểm toán về sự tuân thủ các chỉ tiêu chuẩn cho các khách hàng của mình.