I. Giới thiệu sơ lợc về ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm
3. Thanh toán hàng xuất
3.1 Quy trình nghiệp vụ.
Quy trình nghiệp vụ tiến hành thanh toán hàng hoá xuất khẩu tại ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm luôn tuân thủ đúng quy định của ngân hàng Công Thơng Việt Nam, đáp ứng đợc những nhu cầu còn ít ỏi của khách hàng.
a. Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C, xác nhận L/C.
Chi nhánh ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm đợc phép nhận, thông báo L/C, sửa đổi L/C trong các trờng hợp sau đây:
Nhận đợc L/C đã đợc xác nhận từ các ngân hàng khác có uy tín trong nớc.
Khi nhận đợc L/C mà ngân hàng không thể xác thực thì thông báo cho khách hàng với lu ý rằng L/C cha đợc xác thực.
Sau khi kiểm tra xác thực nhận mã khoá hoặc chữ ký đúng, thanh toán viên lập thông báo theo quy định để thông báo cho khách hàng. Tại ngân hàng sẽ lu lại 1bản thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C kèm theo một bản photo L/C hoặc sửa đổi L/C.
Thanh toán viên phải thu phí thông báo L/C trớc khi giao L/C, thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng.
Trờng hợp ngân hàng mở L/C yêu cầu ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm xác nhận L/C đó thì tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà giám đốc chi nhánh xem xét quyết định xác nhận hay không xác nhận. Nếu đồng ý xác nhận thì cần phải yêu cầu ngân hàng mở L/C có ghi câu: “Chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo xác nhận của chúng tôi” (nếu đồng ý xác nhận) hoặc “Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi”
b. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
* Nhận bộ chứng từ của khách hàng, thanh toán viên yêu cầu khách hàng xuất trình:
- Bản gốc L/C trên đó có dấu, chữ ký, ngày ký của ngời có thẩm quyền của ngân hàng thực hiện trớc khi giao cho khách hàng và bản gốc của các sửa đổi đã đợc xác thực.
- Bản gốc thông báo L/C và bản gốc thông báo sửa đổi L/C của ngân hàng để xác minh tính chân thực của L/C và đảm bảo chắc chắn L/C còn có giá trị cha thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền ngân hàng phát hành.
- L/C cha hết hạn hiệu lực.
* Kiểm tra chứng từ: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, các thanh toán viên của ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm sẽ tiến hành kiểm tra. Việc kiểm tra chứng từ đợc tiến hành nh sau:
- Kiểm tra số lợng, loại chứng từ đối chiếu với bản kê chứng từ của khách hàng và quy định của L/C.
- Kiểm tra nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo phù hợp với các điều khoản quy định trong L/C.
- Kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ. - Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 500.
- Nếu chứng từ không có sai sót, thanh toán viên sẽ lập th đòi tiền gửi đi. - Nếu chứng từ có sự khác biệt hay sai sót thì thanh toán viên sẽ xử lý nh sau:
+ Trờng hợp sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa thì đề nghị khách hàng sửa chữa trong thời gian hiệu lực của chứng từ.
+ Trờng hợp sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa đợc thì đề nghị khách hàng yêu cầu ngời mua sửa đổi L/C nếu có thể, hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót và xin chấp nhận thanh toán.
+ Trờng hợp sai sót không đợc ngân hàng phát hành chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu đợc hoặc trả lại bộ khách hàng cho khách hàng.
+ Trờng hợp sai sót đã đợc sửa chữa, đợc ngân hàng phát hành chấp nhận hoặc L/C đã đợc sửa đổi phù hợp với bộ chứng từ, chi nhánh cần phải:
* Ký hậu hối phiếu nếu hối phiếu đợc ký phát hành thanh toán theo lệnh của chi nhánh.
* Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị đòi tiền bằng điện và gửi Hội Sở Chính để chuyển tiếp cho ngân hàng hoàn tiền.
c. Gửi chứng từ và đòi tiền hộ ng ời xuất khẩu.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ thây phù hợp với quy định của L/C thì chi nhánh gửi bộ chứng từ đó tơí ngân hàng nhận chứng từ đợc chỉ định trong L/C kèm theo lệnh đòi tiền bằng điện hoặc bằng th.
Khi bộ chứng từ đi, thanh toán viên phải nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ L/C xuất trong máy tính.
*Nếu đòi tiền bằng th: theo mẫu in sẵn của ngân hàng Công thơng Việt Nam.
*Nếu đòi tiền bằng điện: sau 3-5 ngày mà không có hồi âm, chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát gửi ngân hàng nhận chứng từ với nội dung đợc ghi đầy đủ nh mẫu đòi tiền bằng th. Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, trên th gửi chứng từ phải ghi rõ: “Chứng từ đã đợc đòi bằng điện ngày...” để tránh thực hiện hai lần.
Chứng từ sau khi hoàn thiện đợc chuyển đi thì phải lu giữ một bản sao của mỗi loại chứng từ tại chi nhánh (trên đó ghi rõ số bản đã gửi đi) và chờ báo có từ nớc ngoài từ Hội Sở Chính Ngân hàng Công Thơng Việt Nam. Nếu chứng từ đã gửi đi sau 15 ngày vẫn cha có hồi âm thì chi nhánh sẽ lập điện và tra soát, sau đó vẫn không trả lời thì liên tiếp 5 ngày một lần gửi điện tra soát cho đến khi nào nhận đợc trả lời từ nớc ngoài.
Trờng hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán, thanh toán viên sẽ xác minh lại lý do từ chối thanh toán đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Mặt khác phải điện phản đối lại việc từ chối thanh toán của ngân hàng nớc ngoài nếu lý do từ chối không xác đáng.
d. Thanh toán, chấp nhận thanh toán L/C xuất khẩu.
Khi nhận đợc điện hoặc th báo có của ngân hàng nớc ngoài, thanh toán viên sẽ thanh toán tiền hàng cho ngời xuất khẩu đồng thời thu phí theo biểu phí hiện hành của ngân hàng Công Thơng Việt Nam.
Thực tế, nghiệp vụ thanh toán L/C xuất là nghiệp vụ mới đợc thực hiện tại chi nhánh ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm với vai trò là ngân hàng thông báo thực hiện thanh toán với quy trình đơn giản. Ngân hàng chỉ thanh toán khi nhận đợc giấy báo có từ phía ngân hàng trả tiền hoặc từ Hội Sở Chính ngân hàng Công thơng Việt Nam. Nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ hoặc cho vay ứng trớc thế chấp bộ chứng từ cha đợc ngân hàng thực hiện. Đây chính là vấn đề cần đợc quan tâm trong chiến lợc mở rộng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ sau này tại ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm.