Để đảm bảo phục vụ cho nhu cầu thị trường và cho nhu cầu sản xuất trong ngành, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu, Công ty cần phải hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu. Kế hoạch nhập khẩu bao gồm các nội dung sau :
Xác định chiến thuật nhập khẩu : Công ty có thể chọn một trong 2 chiến thuật sau : + Chiến thuật chủ động : chiến thuật này được áp dụng khi Công ty đã nghiên cứu chính xác giá cả. Khi dự đoán giá cả có xu hướng giảm thì không tiến hành nhập ngay với số lượng lớn, còn khi giá cả có xu hướng tăng thì Công ty phải nhập ngay khi giá chưa tăng. + Chiến thuật bị động : Khối lượng hàng nhập khẩu còn được chia làm nhiều đợt để tránh những thiệt hại do giá thay đổi. Chia thành bao nhiêu đợt là tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của Công ty và có thể áp dụng phương pháp mô hình toán kinh tế để tính toán.
Lựa chọn phương thức giao dịch. ở đây cần làm rõ các vấn đề như nhập khẩu ở nước nào, đối tác nào và giao dịch vào lúc nào. Đồng thời, Công ty phải lựa chọn thời điểm giao dịch có lợi nhất. Thời gian giao dịch dài hay ngắn là tùy thuộc vào dung lượng của thị trường và khối lượng giao dịch.
Căn cứ vào tình hình của thị trường và từng mặt hàng mà lựa chọn phương pháp giao dịch cho phù hợp. Với những thị trường mới thì nên chọn hình thức giao dịch qua trung gian còn với những thị trường truyền thống thì chọn hình thức giao dịch trực tiếp.
Xác định tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu : Tỷ xuất ngoại tệ đối với hàng nhập khẩu và số lượng bản tệ (VND) có thể thu về được khi bỏ ra một đơn ngoại tệ để nhập khẩu phải so sánh chỉ tiêu này với tỷ giá hối đoái hiện hành để xem có nên nhập khẩu hay không. Nếu tỷ xuất ngoại tệ hàng nhập khẩu cao hơn tỷ giá hiện hành thì nên tiến hành nhập khẩu
vì có thể có khả năng sinh lời, và ngược lại, nếu tỷ xuất ngoại tệ hàng nhập khẩu thấp hơn tỷ giá hiện hành thì khôgn tiến hành nhập khẩu.
Nhập khẩu với khối lượng bao nhiêu : Công ty cần căn cứ vào nhu cầu của thị trường, điều kiện hiện tại của mình và các yếu tố khác để xác định khối lượng nhập tối ưu nhất. Công ty nên xác định khối lượng này dựa vào công thức :
Q = 2 A . P / S
Nhìn chung hiện nay công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu của Công ty đã được chú trọng nhưng hiệu quả đạt được chưa cao, cho nên Công ty phải đầu tư hơn nữa vào công tác này. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu, Công ty cần phải tuân thủ chặt chẽ quy trình trên để có thể đưa ra một kế hoạch chi tiết và chính xác nhất.
II.3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh.
Qua nghiên cứu thực tế tình hình quản lý và sử dụng vốn của Công ty trong những năm qua, tôi thấy nguồn vốn cho nhập khẩu còn thiếu, việc quay vòng vốn thu lời vốn còn chậm.
Thứ nhất, đối với vấn đề huy động vốn cho nhập khẩu, Công ty cần phải tìm đến những khoản vay ưu đãi từ phía ngân hàng, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước và cả từ phía bạn hàng. Công ty cần phải tranh thủ những điều kiện ưu đãi từ phía bạn hàng như thanh toán chậm với lãi xuất thấp, trả góp... Đồng thời, Công ty nên đẩy mạnh hình thức nhập khẩu ủy thác vì hình thức này hầu như là sử dụng vốn của đơn vị thuê uỷ thác, nó sẽ làm giảm lượng vốn bỏ ra từ phía Công ty.
Thứ hai, đối với vấn đề thu lời và quay vòng vốn, tôi xin đưa ra các biện pháp sau :
áp dụng hình thức giao hàng và thanh toán linh hoạt đối với các đơn vị mua hàng. Có thể tiến hành giao hàng từng phần, giao hàng đến đâu thì thu tiền hàng của lần giao trước đó, nghĩa là việc giao hàng sẽ lệch nhau một khoảng thời gian. Biện pháp này sẽ góp phần cho Công ty đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, giảm tối đa lương vốn bị chiếm dụng. Công ty hoàn toàn có thể áp dụng được biện pháp này bởi vì hầu hết các hàng nhập khẩu
về là có giá trị lớn, cho nên tiến hành giao hàng từng phần sẽ thuận lợi cho cả hai bên trong vấn đề thanh toán.
Công ty cần phải quản lý tốt lực lượng hàng hóa dự trữ để kịp thời thanh lý hàng ứ đọng, tồn kho chậm luân chuyển. Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa về, Công ty phải có các biện pháp nâng cao tốc độ chu chuyển vốn thông qua giải quyết tốt lượng hàng dự trữ bằng cách tìm sẵn các bạn hàng trong nước để khi hàng về là có thể giải phóng ngay vốn hàng nhập khẩu, tránh tình trạng vốn ứ đọng quá lâu trong khâu dự trữ. Bên cạnh đó Công ty cần phải xác định được cơ cấu và giá trị dự trữ phù hợp.
Có thể xác định giá trị dự trữ tối ưu theo công thức : D = P t
trong đó :
D : Giá trị dự trữ tối ưu
P : Mức bán hàng nhập khẩu bình quân 1 ngày đêm t : Thời gian giữa hai lần nhập khẩu kế tiếp.
Theo công thức này, Công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của mình để xác định một giá trị hàng hóa tối ưu nhất vừa đảm bảo tính liên tục cho hoạt động bán hàng vừa đảm bảo nâng cao chất lượng chu chuyển vốn.
II. 4. Nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu.
II.4.1. Tổ chức tốt và ngày càng hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường.
- Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải gắn liền với nhu cầu thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp luôn gắn liền với việc nắm chắc các nhu cầu đó đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết.
Đối với thị trường nhập khẩu, nếu như trước đây việc nghiên cứu là không quan trọng bởi vì nhập khẩu được tiến hành theo nghị định thư của Nhà nước. Khi chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty phải tự tìm hàng để giao dịch cho nên việc nắm vững thị trường nhập khẩu là công việc có ý nghĩa sống còn của Công ty. Nên chăng Công ty phải thành lập một phòng Marketing. Căn cứ vào những hoạt động có tính chất chung của từng bộ phận trong nội bộ Công ty thì có thể thành lập phòng Marketing theo những cơ cấu khác nhau. Tuy nhiên, dù có muốn tổ chức cơ cấu nào đi chăng nữa thì phòng này cũng phải đảm đương được các chức năng sau :
Nghiên cứu thị trường : Bao gồm thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường nhập khẩu, xuất khẩu.
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban nghiệp vụ những vấn đề về thị trường.
Tuyên truyền, quảng cao để nâng cao uy tín của Công ty.
Sự hoạt động của phòng Marketing được tiến hành theo phương cham thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo cho mọi hoạt động. Do đó, khi thành lập phòng này đòi hỏi Công ty phải để sự hoạt động của các phòng nghiệp vụ hiện nay một mặt có các hoạt động ngang bằng về phương tiện tổ chức với phòng Marketing, song mặt khác nhiều hoạt động của các phòng nghiệp vụ phải có quan hệ chức năng, gắn bó mật thiết và chịu sự chi phối của phòng Marketing trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường tìm kiếm thị trường và khách hàng.
- Mở rộng thị trường nhập khẩu.
Để có những điều kiện thuận lợi trong kinh doanh nhập khẩu Công ty cần phải có nhiều nguồn hang. Do đó, vấn đề mở rộng quan hệ với các bạn hàng, hay nói cách khác là mở rộng thị trường nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty. Ngoài các thị trường truyền thống như Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc. Công ty cần phải xúc tiến hơn nữa trong việc mở rộng thị trường sang các nước có nền công nghiệp phát triển và các nước trong khu vực. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường, Công ty cần phải có những biện pháp
để đẩy nhanh công tác đàm phán ký kết hợp đồng sao cho có hiệu quả nhất, giảm tối đa thời gian và chi phí. Đối với các thị trường truyền thống, Công ty cần phải tập trung khai thác theo chiều sâu, nghĩa là tìm thêm các bạn hàng trong khu vực thị trường hiện tại Nhìn chung, cơ cấu thị trường nhập khẩu hiện nay của Công ty còn rất giản đơn, chỉ tập trung ở một số thị trường lớn, cho nên Công ty cần phải mở rộng hơn nữa cơ cấu thị trường nhập khẩu của mình để tăng giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng năm.
Đối với các Công ty Thương mại cũng vậy. Nghiên cứu thị trường là một việc làm không thể thiếu, dự báo được, phản ánh các hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực chất của việc nghiên cứu thị trường một cách chính xác, từ đó Công ty có thể dự báo được thị trường trong tương lai, chủ động trong các hoạt động kinh doanh ở Công ty. Do vậy Công ty nên sử dụng một quy trình nghiên cứu thị trường để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của mình và đạt hiệu quả cao, đồng thời có thể xác định một số thị trường mà Công ty có lợi thế so sánh. Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất được thể hiện ở sơ đồ sau :
II. 4.2. Lựa chọn đối tác.
Trên cơ sở lựa chọn được thị trường phải tiến tới chọn đối tác.Muốn hiểu được đối tác phải có công tác điều tra đối tác. Những mặt hàng cần nắm được trong việc điều tra đối tác là : Quá trình phát triển của họ, sở trường và sở đoản của họ, cơ cấu tổ chức, nền nếp làm ăn, vốn tiếng, lĩnh vực kinh doanh. Để nắm được các thông tin này Công ty có thể sử dụng các văn phòng của Công ty ở nước ngoài hoặc tìm hiểu trực tiếp thông qua các văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam. Tìm hiểu kỹ lưỡng đối tác nước ngoài sẽ giúp cho Công ty tránh được nhiều rủi ro trong làm ăn hay gặp phải như Công ty định làm, chọn làm đối tác là Công ty "ma" hoặc nó chỉ là một trung gian môi giới.
II.4.3. Hình thành giá.
Với những mặt hàng đã lựa chọn, dựa vào các đơn chào hàng và các đơn hỏi hàng của các bạn hàng nước ngoài, khách hàng trong nước. Công ty thiết kế một kết cứu định giá hợp lý đó là Công ty chỉ dựa vào giá của các đơn chào hàng mà chưa xác định giá trên thị trường Quốc tế dẫn đến những cơ cấu giá không thực tế. Thiết bị toàn bộ là có độ chuyên môn hóa cao và phức tạp vì vậy rất khó xác định giá ngoài việc thao khảo các thư chào hàng cảu các hãng. Công ty nên áp dụng một trong các cách sau nhằm xác định giá ở mức độ chuẩn có thể.
+ Tham khảo ở những hãng giữ vị trí chủ yếu trong sản xuất và cung cấp các loại thiết bị cần mua.
+ Sử dụng giá đấu thầu để chọn lấy một mức giá thấp nhất. Đặc điểm của giá đấu thầu là thường thấp hơn mức giá Quốc tế bởi vì ở đây người mua chiếm ưu thế, họ chỉ chấp nhận với mức giá thấp nhất trong các mức giá mà người bán đưa ra.