II. Các giải pháp hoàn thiện nhập khẩu máy móc thiết bị 1 Hoàn thiện qui trình nhập khẩu
3.Các biện pháp khác
3.1. Huy động và sử dụng vốn hiệu quả
Với các mặt hàng máy móc thiết bị, công ty cần nguồn vốn cho những hợp đồng nhập khẩu rất lớn. vốn chủ sở hữu không đủ để đáp ứng. Công ty cần có có nhũng giải pháp huy động tiền nhàn rỗi của các nhân viên trong công ty.
Bên cạnh đó việc vay vốn từ ngân hàng đê kinh doanh là rất cần thiết nhất là trong điều kiện các ngân hàng thương mại đã cắt giảm lãi suất cho vay. TOCONTAP cần tận dụng những nguồn vay như của ngân hàng HSBC để có thể tiếp cận nguồn vốn với các điều kiện đơn giản, linh hoạt, đặc biệt là rất rõ ràng minh bạch, hay từ những ngân hàng có quan hệ truyền thống với công ty như: ngân hàng Nông Nghiệp.
Với những khoản nợ khó đòi, nợ dài hạn cần phải tiến hành giải quyết nhanh chóng để thu hồi vốn về kinh doanh.
Công ty cũng có thể tận dụng nguồn vốn từ doanh thu thu được từ hoạt động xuất khẩu, Chính vì vậy, việc tạo nguồn hàng xuất khẩu thu lợi nhuận nhanh để giúp quay vòng vốn cho nhập khẩu luôn cũng rất quan trọng.
Vốn sau khi huy động được, cần đưa vào sử dụng ngay, tránh để tình trạng ứ đọng vốn. Điều đó vừa có ý nghĩa trong việc tăng vòng quay của vốn, vừa có ý nghĩa làm giảm giá thành sản phẩm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
3.2. Giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu
Chi phí nhập khẩu là nhân tố quan trọng cấu thành giá thành nhập khẩu máy móc thiết bị, đến doanh thu, lợi nhuận của công ty. Do đó việc giảm chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu.
Để giảm chi phí kinh doanh công ty có thể tiến hành giảm một trong các chi phi sau:
Chi phí nhập khẩu hàng hóa:
Có thể giảm chi phí nhập khẩu bằng cách nghiên cứu kỹ nguồn hàng, tìm kiếm nguồn hàng tin cậy, giảm độ rủi ro trong kinh doanh. Tổ chức tốt công tác đón nhận hàng hóa, kịp thời, giảm chi phí lưu kho lưu bãi do hàng tới chậm, kiểm tra hàng nghiêm túc, để tránh những hàng kém chất lượng chưa được đưa vào kinh doanh.
Chi phí vận chuyển bảo quản hàng hóa
Lựa chọn phương thức thuê tàu, vận chuyển hợp lý. Xác định lượng hàng nhập khẩu và thời gian hợp lý tránh tình trạng lưu kho. Đồng thời thực hiện tốt công tác bảo quản hàng nhập khẩu.
Đối với những mặt hàng nhập khẩu ủy thác, phải tình toán để hàng nhập về đúng tiến độ giao hàng cho doanh nghiệp ủy thác để tránh phải bảo quản hàng nhiều ngày sau đó.
Chi phí quản lý
Bộ máy quản lý cần tổ chức gọn nhẹ, tránh chồng chéo. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kinh doanh…
Cần xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty
Tiết kiệm chi phí là vấn đề đặt ra cho toàn doanh nghiệp từ người lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp dưới. Do đó, đòi hỏi phải được các thành viên trong công ty cùng quan tâm đến. Tiết kiệm chi phí những không có nghĩa là cắt giảm các khoản chi phí mà giảm những khoản phí không cần thiết. Công ty nên xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty, để mỗi bộ phần nhạn rõ rằng ý thức tiết kiệm cho công ty là tiết kiệm cho bản thân học và cho sự phát triển bền vững của công ty.
3.3. Đa dạng hóa phương thức kinh doanh
Bên cạnh hình thức nhập khẩu ủy thác, công ty nên tiền hành nhiều hơn nữa nhập khẩu tự doanh nhất là đối với các mặt hàng:máy móc thiết bị y tế
công ty có thể tiến hành bán cho các bệnh viện Cũng có thể tiến hành liên kết liên doanh với công ty XNK có uy tín để nhận sự giúp đỡ trong việc xúc tiến tiêu thụ hàng nhập khẩu, và mở rộng qui mô, đồng thời giảm sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh trong nước đang xuất hiện ngày càng nhiều.
3.4. Hoàn thiện bộ máy tổ chức
Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của công ty cần được thực hiện trên nền của một hệ thống cấu trúc tổ chức hợp lý và có hiệu quả. Hệ thống tổ chức của công ty được hình thành ngay khi bước vào kinh doanh và trong thực tế, có tính ổn định hay tính tĩnh hơn so với các yếu tố khác. Tuy nhiên, cấu trúc tổ chức không phải là một yếu tố bất biến. Sự trì trệ và kém thích nghi của tổ chức là một trong những vấn đề quan trọng có thể dẫn đến khả năng thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, hệ thống tổ chức cần đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hướng vận động tăng trưởng hay suy thoái kinh doanh. Đổi mới theo chiến lược kinh doanh để thích nghi với hoàn cảnh cụ thể của công ty đòi hỏi quản trị tổ chức với tư cách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển công ty.
Hiện nay TOCONTAP đang áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ. Theo đó công ty bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn những lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình tổ chức này tồn tại những nhược điểm: dễ xuất hiện mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; khó xác định trách nhiệm cho từng bộ phận với kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty cần hạn chế những nhược điểm đó bằng cách:
- Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc vạch ra đường lối, thống nhất ý kiến giữa các phòng ban chức năng về các kế hoạch, chỉ tiêu và đề ra quyết định cuối cùng cho mọi việc, nhằm tránh sự mâu thuẫn trong kế
hoạch và hành động của các phòng ban.
- Phải tạo ra sự liên kết, phối hợp giữa những cán bộ đứng đầu các phòng ban trong công ty trong kế hoạch thực hiện thông qua những kế hoạch hành động thống nhất do ban giám đốc đề ra, các cuộc họp bàn về chương trình thực hiện, thực hiện kiểm tra chéo về kế hoạch thực hiện chi tiết để tìm ra những điểm mâu thuẫn, bất hợp lý.
- Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả nhằm làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận và giảm chồng chéo trong hoạt động, và đưa công ty thoát ra khỏi cái bóng lơn của công ty nhà nước
- Khi đánh giá kết quả cũng như quy trách nhiệm, cần phải có sự công bằng nhất định, chia thành quả đạt được cho các phòng ban theo tỷ lệ đóng góp vào công việc (nếu có thể xác định một cách tương đối) hoặc chia đều thành quả cũng như trách nhiệm.
3.5. Tăng cường công tác đào tạo và quản trị nhân lực
Mặc dù công ty có đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiệt tình, tận tụy với công việc, song những người có kinh nghiệm, nghiệp vụ thực sự vững vàng không nhiều. Do lực lượng cán bộ của công tu đang trên đà trẻ hóa nên cán bộ trẻ chưa tiếp xúc nhiều với công việc thực tế. Cho đến nay, công ty vẫn chưa mở rộng công tác nâng cao và bổ sung kiến thức cho cán bộ xuất nhập khẩu. Mặt khác, do môi trường kinh doanh luôn biến động, cán bộ phải luôn cập nhật thông tin, kiến thức mới, phải nhận thấy xu thế phát triển của thị trường. Để đội ngũ nhân viên của công ty mình luôn thích nghi với môi trường kinh doanh và tăng hiệu quả quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng và hợp đồng xuất nhập khẩu nói chung. Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như:
Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ. Công ty nên cấp chi phí để mở lớp đào tạo bên trong hoặc bên ngoài công ty, mời chuyên gia
thực hiện các khóa huấn luyện, cử cán bộ trẻ có năng lực cao đi học tại các trung tâm đào tạo kinh doanh trong nước và nước ngoài nhằm bồi bổ, nâng cao năng lực và trình độ chuyen môn cho cán bộ xuất nhập khảu về các nghiệp vụ của mình. Đối với các nhân viên phòng kinh doanh XNK thì ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh là một đòi hỏi không thể thiếu. Việc nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên là một yêu cầu cần được chú trọng. Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên XNK tham gia các khóa học cả theo cách truyền thống và phi truyền thống. để nâng cao khả năng giao tiếp, dịch thuật của nhân viên.
Bồi dưỡng kiến thức luật pháp cập nhật các qui định, thủ tục mới của nhà nước liên quan đến xuất nhập khẩu. Công ty cần quan tâm đào tạo bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu. Bên cạnh việc cập nhật kiến thức về pháp luật trong nước, các qui định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, các thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu, công ty cần trang bị thêm cho cán bộ kiến thức về pháp luật quốc tế, các tập quán quốc tế cho ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng nền kinh tế thế giới như hiện nay.
Tăng cường học hỏi từ các hội nghị, hội thảo, từ các bạn hàng nước ngoài. Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo trong ngành do Bộ Công thương tổ chức để áp dụng vào công việc của mình. Bên cạnh đó, nếu có đủ điều kiện công ty có thể tổ chức các cuộc tham quan một số nước mà công ty có quan hệ đối tác để cán bộ công ty có cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cáh trực tiếp, học hỏi kinh nghiệm kinh doanh hay, nâng cao kiến thức về văn hóa, phong tục tập quán của nước bạn.
Đầu tư cho nguồn nhân lực là đầu tư sinh lợi nhất, bản thân TOCONTAP thành công như ngày hôm nay là do chính sách nhân sự đúng đắn, vì vậy tăng cường đào tạo cho nhân viên là việc hết sức nên làm.
khẩu
Hiện nay, nguồn ngoại tệ dành cho nhập khẩu TOCONTAP chủ yếu là ngoại tệ vay ngân hàng hoặc được mua bằng đồng nội tệ. Hình thức huy động vốn này làm cho chi phí nhập khẩu hàng hóa cao hơn do phải chịu mức chênh lệch trong thu mua ngoại tệ hoặc mức lãi vay cao hơn khi vay bằng đồng ngoại tệ, từ đó làm tăng chi phí và giảm hiệu quả của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Để tạo nguồn ngoại tệ cho hoạt động nhập khẩu, công ty cần tăng cường hoạt động xuất khẩu. Để tăng cường hiệu quả hoạt động xuất khẩu công ty cần chú ý một số điểm sau
Tìm hiểu về thị trường trong nước và quốc tế : Cũng như hoạt động
nhập khẩu, để xuất khẩu hiệu quả, công ty cần phải nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về thị trường trong nước và quốc tế. Trong đó, thị trường trong nước đóng vai trò là thị trường đầu vào, cung cấp hàng hóa cho xuất khẩu, còn thị trường quốc tế là thị trường đầu ra. Tuy nhiên,với vai trò là thị trường đầu ra, thị trường quốc tế có những đòi hỏi cao đối với hàng hóa xuất khẩu
Tìm kiếm bạn hàng : Công ty có thể tận dụng sự mối quan hệ với các
bạn hàng truyền thống trong nhập khẩu, thông qua họ để quảng bá và đưa sản phẩm của mình vào thị trường, và có thể tìm được những bạn hàng tin cậy.
Hoàn thiện công tác xuất khẩu : Mặc dù công ty đã có hơn 50 năm hoạt
động với các đối tác nước ngoài thông qua hoạt động nhập khẩu, tuy nhiên, khi áp dụng hoạt động xuất khẩu, công ty vẫn cần có những chương trình đào tạo kỹ năng đối với các nhân viên phòng xuất nhập khẩu. Cũng như nhập khẩu công ty cần hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu.