Hồng Quảng
Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng, đảm bảo một số yêu cầu:
+ Màu sắc trên form phải hài hoà, dễ nhìn không có quá nhiều mà sắc song cũng cần làm nổi bật một số trường quan trọng.
+ Dùng phím tắt để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con. + Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt.
Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học:
+ Giảm tối thiệu việc nhập dữ liệu bằng tay và nên sử dụng các combo box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin.
+ Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ để minh hoạ thông tin trên màn hình. Ví dụ nên sử dụng máy in để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả nút có chức năng lưu văn bản.
+ Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hoá.
+ Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoá hay thay đổi bản ghi nào đó hay không .
+ Các phím nóng phải được sự dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống, tiện lợi cho người sự dụng.
Bảo mật
Hệ thống cho phép phân quyền cho người sử dụng, do đó chống được những truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố.
Yêu cầu đối với quản lý nhân sự
+ Cập nhật các thông tin về nhân viên: các thông tin chung, thông tin về quá trình công tác, quan hệ gia đình, bằng cấp,… đầy đủ và chính xác.
+ Dễ dàng sửa đổi, bổ sung các thông tin khi có những thay đổi xảy ra. + Có thể in thông tin chi tiết cho từng nhân viên.
Yêu cầu đối với quản lý lương
+ Tính và in ra các phiếu lương cho từng nhân viên.
Thống kê, báo cáo
+ Báo cáo thông tin nhân viên theo phòng ban, chức vụ, trình độ,…hoặc theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng.
+ Lập các bảng lương theo tháng, hoặc yêu cầu người sử dụng. + In các phiếu lương cho từng nhân viên.
+ Cho phép người sử dụng in ra các báo cáo hoặc xuất ra các file dưới dạng MS World, MS Excel, XML…