Thu thập thông tin là công việc quan trọng quyết định tạo nên chất lương phần mềm. Thu thập thông tin gì, như thế nào, bao nhiêu là đủ? Là một bài toán khó. Với mỗi phần mềm quản lý tại mỗi công ty cần sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp. Với hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng, em sử dụng các phương pháp thu thập sau:
Nghiên cứu tài liệu
Đây là phương pháp chủ yếu để tìm hiểu hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng. Qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, em nắm được các thông tin cần quản lý của từng nhân viên, các yêu cầu của việc quản lý nhân sự. Nghiên cứu các phiếu thanh toán lương, tài liệu về quá trình trả lương và tính công để tính và lập các bảng lương theo cách tính lương của công ty.
Phỏng vấn các nhân viên và những người trực tiếp quản lý về nhân viên và tiền lương để hiểu hơn về quy trình nghiệp vụ, thấy được những khó khăn, thuận lợi cũng như các nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên với phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương.
Quan sát
Quan sát quá trình trả quản lý thông tin nhân viên, cách thức trả lương để thiết kế phần mềm phù hợp với quy trình quản lý của công ty. Đưa ra các chức năng cần thiết của phần mềm.
3.1.2. Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty Hồng Quảng
Nhân sự là thành phần chủ chốt giúp công ty phát triển bền vững. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ và khoa học nhân sự - tiền lương là điều vô cùng quản trọng để công ty có thể giữ được những nhân viên giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm cho mình. Tại công ty Hồng Quảng, việc quản lý nhân sự - tiền lương cũng được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ và rõ ràng.
Đối với quản lý nhân sự
+ Khi nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ nhận hồ sơ nhân viên.
+ Phòng hành chính - tổng hợp sẽ kiểm tra sự chính xác của thông tin trong hồ sơ nhân viên rồi cập nhật các thông tin chung, thông tin về gia đình, quá trình công tác, bằng cấp, …
+ Trong quá trình công tác tại công ty, phòng hành chính - tổng hợp sẽ sửa đổi, bổ sung những thông tin phát sinh của nhân viên.
+ Cuối tháng hoặc quý hoặc theo yêu cầu của lạnh đạo, sẽ lập báo cáo thống kê gửi cho lạnh đạo.
Đối với quản lý lương
+ Trong quá trình làm việc, phòng hành chính - tổng hợp sẽ theo dõi thông tin về khen thưởng - kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về tiền lương của nhân viên. + Phòng hành chính - tổng hợp sẽ cập nhật thông tin về tiền lương.
+ Cuối mỗi tháng phòng hành chính - tổng hợp sẽ lập các báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnh đạo, và gửi phòng tài chính - kế toán làm cơ sở thanh toán lương cho nhân viên.