Trong quá trình quản lý dự án thì việc quản lý chất lượng là một khâu vô cùng quan trọng. Đặc biệt hiện nay, vấn đề quản lý chất lượng các công trình xây dựng đang là một vấn đề cấp bách, là mối quan tâm của toàn xã hội. Quản lý chất lượng dự án có thể được hiểu là một quá trình hay hoạt động nhằm giám sát chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng cũng như chủ đầu tư.
Ngay từ giai đoạn đầu tiên của quá trình đầu tư xây dựng, chất lượng công trình
xây dựng đã được hình thành. Nắm bắt được tầm quan trọng của vấn đề này, công ty
cổ phần xây dựng SHINEC đã quan tâm tới việc quản lý chất lượng ngay từ khi hình thành ý tưởng từ trong khâu lập dự án, khảo sát, thiết kế… rồi đến khi thi công và đưa dự án vào sử dụng khai thác. Cụ thể chính là sự thể hiện vào việc quản lý chất lượng các sản phẩm dự án, chất lượng quy hoạch xây dựng, chất lượng bản vẽ thiết kế…
Quản lý chất lượng dự án phải có sự tham gia của nhiều chủ thể bao gồm: chủ đầu tư, nhà thầu, tổ chức và cá nhân có liên quan đến công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, sử dụng công trình… Nội dung của công tác này bao gồm ba hoạt động chính sau: lập kế hoạch chất lượng dự án, đảm bảo chất lượng dự án, kiểm soát chất lượng dự án.
► Về việc lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là một bộ phận quan trọng của công tác lập kế hoạch nói chung. Đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án để từ đó đề ra các phương pháp nhằm đạt được các tiêu chuẩn đó. Cụ thể về quản lý chất lượng các dự án xây dựng, hệ thống các tiêu chuẩn đã được quy định rõ tại điều 2 Nghị định số 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công
trình xây dựng căn cứ theo Luật Xây dựng năm 2003. Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm những công việc chi tiết như sau:
- Xây dựng các chiến lược, chính sách hay các chương trình, kế hoạch chất
lượng.
- Trong từng giai đoạn, từng thời kỳ thực hiện dự án phải xác định những yêu
cầu chất lượng cần đạt.
- Chỉ ra phương hướng kế hoạch và xây dựng các biện pháp để thực hiện thành
công kế hoạch sau khi phân tích kỹ lưỡng sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng tới dự án.
► Nội dung thứ hai là đảm bảo chất lượng dự án: đây là tập hợp các hoạt động có kế hoạch nhằm đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra. Việc đảm bảo chất lượng dự án luôn được công ty thực hiện tốt theo những tính toán khoa học và phải theo lịch trình cũng như tiến độ một cách có kế hoạch.
► Nội dung cuối cùng là việc kiểm soát chất lượng dự án: đây là việc giám sát các kết quả, xem xét lại lần nữa việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của dự án. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo, đánh giá và chấn chỉnh việc thực hiện các hoạt động xây dựng. Đối với mỗi một dự án, công ty đã căn cứ vào hệ thống pháp luật, các quy định, các tiêu chuẩn để tiến hành giám sát các đối tượng như: việc khảo sát, thiết kế, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựng công trình, bảo trì công trình… Việc giám sát được công ty thực hiện ở tất cả các khâu ngay từ khi khảo sát. Trong giai đoạn khảo sát này, đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư, thì ngoài sự giám sát của chủ đầu tư ra thì còn có một bộ phận chuyên trách tự giám sát của bên nhà thầu khảo sát công trình. Trong giai đoạn thi công công trình xây dựng thì nhà thầu thi công xây dựng chịu trách nhiệm việc quản lý chất lượng và tự giám sát. Trong giai đoạn vận hành thì chủ đầu tư có trách nhiệm giám sát, phát hiện ra các vướng mắc để khắc phục kịp thời. Việc giám sát thi công xây dựng công trình của công ty được thực hiện bao gồm các công việc cụ thể như sau: giám sát chất lượng, giám sát hợp đồng, giám sát giá thành, giám sát tiến độ, giám sát an toàn lao
động và vệ sinh môi trường. Trong quá trình giám sát, nhân viên giám sát của công ty sẽ kiểm tra hoạt động thi công của nhà thầu thi công để phát hiện các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, từ đó có thể yêu cầu đơn vị thi công sửa chữa đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án.
Trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty cổ phần xây dựng SHINEC tập
trung vào ba công việc chính cần quản lý, đó là:
• Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng.
• Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình.
• Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình.
Khi khảo sát xây dựng, phương pháp kỹ thuật được nhà thầu khảo sát lập và được
chủ đầu tư phê duyệt. Việc quản lý chất lượng được tiến hành cụ thể ở những hoạt
động như: xem xét nhiệm vụ khảo sát xây dựng, quy mô, tính chất, đặc điểm công trình; xem xét quy trình, phương pháp và thiết bị khảo sát; phân tích số liệu, đánh giá kết quả khảo sát… Đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư thì công ty thực hiện việc giám sát một cách thường xuyên, có hệ thống từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công trình. Còn đối với những dự án mà công ty làm nhà thầu thì công ty luôn xây dựng một bộ phận chuyên trách tự giám sát công tác khảo sát. Khi nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng, công ty căn cứ vào hợp đồng, các tiêu chuẩn khảo sát và báo cáo kết quả khảo sát để thực hiện một số nội dung như: đánh giá chất lượng công tác khảo sát; nghiệm thu khối lượng công việc khảo sát theo hợp đồng; kiểm tra khối lượng của báo cáo kết quả khảo sát xây dựng…
Khi đóng vai trò là chủ đầu tư, trong quá trình quản lý chất lượng thiết kế xây
dựng công trình, các sản phẩm thiết kế trước khi đưa vào thi công luôn được công ty nghiệm thu và xác nhận. Công ty cũng phải chịu trách nhiệm về các bản vẽ thiết kế
khi giao cho nhà thầu thi công. Căn cứ vào hợp đồng giao nhận thiết kế, nhiệm vụ thiết kế, quy chuẩn xây dựng… công ty tiến hành đánh giá chất lượng thiết kế, kiểm tra hình thức, số lượng hồ sơ thiết kế xây dựng công trình. Công ty cũng thuê bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế cho các công trình xây dựng của mình đối với một số dự án
lớn. Và nhà thầu thiết kế sẽ phải chịu trách nhiệm về chất lượng thiết kế xây dựng công trình đó.
Đối với quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình, công ty thực hiện việc
lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu, tính chất và quy mô của công trình. Công ty thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, vật tư, thiết bị công trình,
thiết bị công nghệ trước khi xây dựng và lắp đặt. Công ty cũng lập và kiểm tra các biện pháp thi công, kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh môi trường; nghiệm thu công trình và các hạng mục công trình. Việc tiến hành nghiệm thu và kết quả của quá trình nghiệm thu đó sẽ được lập biên bản và nêu rõ trong phiếu nghiệm thu tổng thể công trình theo quy định.
Ngoài ra công ty cũng rất quan tâm tới việc bảo hành và bảo trì công trình. Công trình sau khi được nghiệm thu và đưa vào sử dụng sẽ được bảo trì để vận hành và khai thác lâu dài. Thời gian bảo hành cũng như mức tiền bảo hành công trình xây dựng được công ty thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật. Khi có sự cố xảy ra, công ty cố gắng đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo cho tiến độ và nội dung của dự án được đảm bảo theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu mà công ty áp dụng trong quá trình quản lý dự án của mình.
BIÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ NGHIỆM THU GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HOÀN THÀNH, HOÀN THÀNH HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH HOẶC CÔNG TRÌNH ĐỂ ĐƯA VÀO SỬ DỤNG
- Công trình……….Thuộc dự án đầu tư nhóm………….. - Hạng mục công trình……… - Địa điểm xây dựng………... - Thời gian kiểm tra:
Bắt đầu:……h…., ngày…….tháng….năm 200… Kết thúc:…...h…., ngày…….tháng….năm 200… - Các bên tham gia kiểm tra:
- Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng: - Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng:
- Đại diện Sở Xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu: - Đã tiến hành những việc sau:
+ Kiểm tra danh mục hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng………..hoặc hoàn toàn của hạng mục công trình hoặc công trình………..đã lập giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu thi công xây dựng / tổng thầu EPC.
+ Kiểm tra tính pháp lý và chất lượng của hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành……….hoặc công trình hoàn thành……….
Sau khi kiểm tra, xem xét và trao đổi, các bên tham gia đã có kết luận:
1. Hồ sơ trình để nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành………hoặc công trình hoàn thành ………đã lập đủ (hoặc chưa đủ) theo danh mục nêu tại phụ lục 3 của Thông tư số /2005/TT- BXD.
2. Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành……….., hạng mục công trình hoàn thành…………..hoặc công trình hoàn thành……….có đầy đủ tính pháp lý theo quy định.
3. Các ý kiến nhận xét khác:
Nếu hồ sơ nghiệm thu chưa đủ thì yêu cầu chủ đầu tư bổ sung để hoàn chỉnh nghiệm thu (nêu cụ thể về hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng).
4. Hồ sơ nghiệm thu có trong danh mục kèm theo biên bản này đảm bảo đủ căn cứ để Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình………hoặc công trình……… Đối với trường hợp hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ thì ghi như sau: Sauk hi bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu theo các yêu cầu nêu ở mục 3, Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình………hoặc công trình……….
Ghi chú: kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành giai đoạn xây dựng, hoàn thành hạng mục công trình, hoàn thành công trình được lập theo phụ lục 3 của Thông tư này.
Đại diện Chủ đầu tư
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Sở Xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu) 1.3.3.3. Quản lý chi phí:
Chi phí của dự án có thể được hiểu là các nguồn tài nguyên được hi sinh trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu dự án đã đề ra. Vấn đề quản lý chi phí trong quản lý dự án đặc biệt trong các dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng. Nhiều công trình xây dựng đã gặp phải nhiều rắc rối trong vấn đề về vốn đầu tư, thanh quyết toán vốn hoặc sử dụng không hiệu quả đồng vốn bỏ ra dẫn đến thất thoát, lãng phí. Vì vậy cần thiết có sự quản lý chi phí để giám sát việc thực hiện dự án đúng dự tính chi phí theo kế hoạch, đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ và nguồn lực cho phép. Đây cũng là quá trình dự toán kinh phí, phân tích các số liệu có liên quan đến chi phí của dự án. Quá trình quản lý chi phí tại công ty diễn ra theo các bước cơ bản như sau: - Xác định các nguồn lực, các nguồn tài nguyên và khối lượng cho phép để thực hiện dự án.
- Sau đó sẽ ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn thành dự án đề ra. - Sau khi đã có dự tính về tổng chi phí thực hiện của dự án, công ty sẽ ước tính chi phí và phân bổ cho từng hạng mục công việc.
- Và cuối cùng, công ty sẽ có biện pháp để kiểm soát chi phí và có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp với yêu cầu của dự án.
Công ty luôn cố gắng nắm bắt những thay đổi trong chính sách của Nhà nước về
công tác quản lý để áp dụng vào đơn vị mình cho phù hợp. Gần đây, Chính phủ đã
quy định cụ thể tại Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ban hành ngày 13/6/2007. Nghị định này được ban hành với tinh thần phù hợp hơn với thông lệ quốc tế và cơ chế thị trường. Theo đó thì giá xây dựng được xác định cho từng công trình thay vì giá xây dựng theo khu vực trong quy định cũ; giá xây dựng được xác định phù hợp với các giai đoạn đầu tư và thời điểm xây dựng cũng như thời gian thi công; chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình… Bên cạnh đó, nhờ có sự thay đổi của Nghị định 99, công ty đã xác định được cho mình cách tính tổng mức đầu tư hợp lý hơn. Trước đây, cách tính này còn chưa linh hoạt, phù hợp với biến đổi của giá cả thị trường, gây ra tình trạng thiếu vốn đối với một số dự án lớn, phức tạp. Cụ thể, trong cách tính tổng mức đầu tư, có tính đến chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá. Chi phí dự phòng này được căn cứ vào chỉ số giá xây dựng và thời gian thi công công trình. Nhờ đó khi đưa vào tính toán hiệu quả đầu tư của dự án, quá trình thực hiện dự án của chủ đầu tư sẽ chủ động về vốn, phù hợp với sự biến động của giá cả thị trường. Một thực tế nữa trước đây là khi công ty cổ phần xây dựng SHINEC làm nhà thầu, nhận thi công cho các chủ đầu tư khác thì một số chủ đầu tư lấy lý do chờ cấp trên phê duyệt nên đã trì hoãn việc thanh toán cho nhà thầu. Nghị định 99 ra đời đã góp phần quy định rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cũng như nhà thầu. Do đó đã hạn chế được tình trạng trên.
Công tác quản lý chi phí của công ty chỉ tập trung vào hai nội dung chính là: quản lý tổng mức đầu tư của dự án và quản lý tổng dự toán xây dựng công trình.
Trong đó, tổng mức đầu tư của dự án sẽ được công ty xác định trong quá trình lập dự án bao gồm các chi phí như: chi phí cho việc xây dựng, chi phí mua máy móc trang thiết bị, chi phí san lấp giải phóng mặt bằng… Nói chung đây là chi phí dự tính để thực hiện toàn bộ dự án. Còn trong giai đoạn thực hiện dự án, công ty sẽ xem xét và quản lý tổng mức dự toán xây dựng công trình. Đây là công việc cần thiết đảm bảo cho tổng dự toán này không được phép vượt quá tổng mức đầu tư đã được phê duyệt trước đó. Nếu thực sự cần thiết phải phát sinh thêm chi phí xây dựng thì việc quản lý cũng sẽ giúp cho công ty tìm kiếm thêm các nguồn vốn bổ sung, hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho dự án vẫn tiếp tục được hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.
Khi ước lượng chi phí, đối với các dự án nhỏ và tính chất đơn giản thì công ty thường sử dụng các dự án tương tự trước đó để làm cơ sở, làm nền tảng cho những ước tính của dự án mới. Tuy nhiên, việc đánh giá ước lượng không phải là một việc