Vấn đề quản lý chi phí có vai trò quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực gì. Nó góp phần quyết định tới kết quả của hoạt động
sản xuất kinh doanh, tới lợi nhuận của dự án. Chi phí của dự án phải được tính toán
một cách chi tiết, cụ thể cho từng hạng mục công việc. Việc bỏ chi phí được tiến
hành xuyên suốt cả dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư tới tận khi nghiệm thu và bàn giao, kết thúc. Có thể nói tổng chi phí cho một dự án đầu tư có giá trị thường là lớn, đặc biệt đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình. Vì vậy, nếu việc quản lý chi phí không tốt có thể gây ra sự thất thoát, lãng phí nghiêm trọng. Trước hết, việc ước tính chi phí tài nguyên phải được thực hiện cẩn thận với những tính toán tương đối chính xác. Muốn như vậy, Ban quản lý cần phải có sự quản lý chặt chẽ danh mục các tài nguyên, đồng thời cũng nên nắm rõ danh mục các công việc cần thực hiện. Sau đó, Ban quản lý sẽ dự tính tổng chi phí để thực hiện dự án đó.
Sau khi biết được tổng chi phí, Ban quản lý sẽ tiến hành việc phân bổ chi phí cho
từng giai đoạn, từng hạng mục công trình. Quá trình phân bổ tài nguyên nguồn lực
này phải được thực hiện phù hợp với tính chất của từng hạng mục. Những hạng mục công trình nào đòi hỏi tính chất kỹ thuật phức tạp thì được ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hơn những hạng mục có tính chất đơn giản. Ban quản lý cũng nên xem xét việc phân bổ chi phí này sao cho khoa học, tránh sự lãng phí không cần thiết. Mục tiêu của dự án là cố gắng tiết kiệm được những khoản không thật sự quan trọng, đảm bảo cho dự án thực hiện được với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Để thực hiện việc phân bổ được dễ dàng hơn, công ty nên áp dụng các phần mềm tin học hỗ trợ, điển hình là phần mềm Microsoft Office Project. Đây sẽ là công cụ giúp đắc lực cho công ty để công tác quản lý dự án được tốt hơn.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, có nhiều đơn vị thực hiện các hạng mục công trình khác nhau, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Vì vậy Ban quản lý dự án phải
liên kết chặt chẽ với các đơn vị thi công để nắm bắt được tình hình một cách kịp thời.
Thông thường trong giai đoạn này, chi phí có xu hướng phát sinh lên, nằm ngoài dự đoán của công ty. Vì vậy Ban quản lý cũng nên có biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những phát sinh đó. Việc giám sát cũng cần phải được tiến hành thường xuyên và sát sao, đảm bảo cho công việc của dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Nếu như có phát sinh ngoài ý muốn, cán bộ giám sát cần phải thông báo
ngay cho Ban quản lý dự án và ban lãnh đạo công ty để cùng tìm ra phương hướng giải quyết.
Một điểm lưu ý nữa mà Ban quản lý dự án cũng cần phải có tinh thần chuẩn bị để đối phó. Đó là nguy cơ liên kết ngầm giữa các nhà thầu để đẩy giá lên cao so với giá trị thực của nó. Vấn đề này cũng đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tinh tế và trình độ chuyên môn cao để hiểu biết rõ về các đơn vị dự thầu. Khâu chấm thầu được coi là vô cùng quan trọng để chọn ra nhà thầu thích hợp. Công ty nên tổ chức chấm
thầu một cách công khai, minh bạch cũng như phải khách quan trong kết quả đã lựa chọn.
Bên cạnh đó, quá trình quản lý chi phí phải kết hợp chặt chẽ với quản lý tiến độ
và quản lý chất lượng. Đây là những nội dung không thể tách rời trong công tác quản
lý dự án. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó có thể hoàn thành đúng chi phí nhưng lại bị kéo dài tiến độ và chất lượng không đảm bảo. Do đó, Ban quản lý dự án cần phải cân đối hợp lý giữa các nội dung trên để đạt được những mục tiêu và yêu cầu đặt ra.