Sau giai đoạn chuẩn bị đầu tư, dự án bắt đầu đi vào quá trình thực hiện. Một số công việc mà công ty phải thực hiện trong giai đoạn này là:
• Lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đầu tư xây dựng công trình.
• Thẩm định và xin phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán.
• Xin giấy phép xây dựng.
• Thực hiện việc đền bù giải phóng mặt bằng và chuẩn bị mặt bằng xây dựng.
• Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị.
• Thương thảo và ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp vật tư thiết bị công
nghệ.
• Thực hiện khởi công, thi công xây dựng công trình và lắp đặt thiết bị.
• Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị.
Trong giai đoạn này, công tác quản lý dự án vẫn tập trung chủ yếu vào quản lý các nội dung như: quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý khối lượng, quản lý an toàn lao động, quản lý môi trường xây dựng, quản lý chi phí xây dựng.
► Thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán được thực hiện dựa trên thiết kế sơ bộ đã lập ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Trong lĩnh vực xây dựng, việc thiết kế kỹ thuật là rất quan trọng. Các công trình xây dựng không thể thực hiện được nếu như không căn cứ vào các bản vẽ thiết kế. Và hoạt động này thường do một đơn vị tư vấn thiết kế đảm
nhiệm. Cũng chính nhờ các bản thiết kế kỹ thuật mà công ty có thể dự toán cho hoạt động đầu tư xây dựng. Việc lập tổng dự toán là cần thiết để chủ đầu tư có thể so sánh với tổng vốn đầu tư của mình. Nếu như tổng dự toán công trình mà vượt quá mức vốn đầu tư thì công ty cần có biện pháp kịp thời để huy động thêm vốn, phục vụ cho quá trình đầu tư được tiếp tục diễn ra. Sau khi lập xong, các bản thiết kế kỹ thuật và bản dự toán sẽ được công ty gửi lên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thẩm định và phê duyệt. Việc thẩm định sẽ kiểm tra lại sự phù hợp của công trình với các tiểu chuẩn xây dựng được quy định; kiểm tra sự an toàn của công trình; xem xét công nghệ lựa chọn có phù hợp hay không; xác định lại giá trị dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình…
► Trước khi đưa dự án vào thực hiện thì công ty cần phải có giấy phép xây dựng. Giấy phép này được căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định cụ thể như thông tư số 09/2005/ TT-BXD hướng dẫn về một số nội dung của giấy phép xây dựng. Thời gian xin cấp phép xây dựng cũng là một trong những vấn đề được công ty lưu ý bởi lẽ nếu nó kéo dài dẫn tới tình trạng tiến độ dự án bị ảnh hưởng, nguồn vốn sẽ bị ứ đọng. Sau khi có giấy phép xây dựng, công ty tiến hành việc giải phóng mặt bằng và đền bù cho các hộ dân phải di dời. Việc giải phóng mặt bằng càng nhanh thì dự án càng nhanh chóng được đưa vào thi công. Việc chuẩn bị mặt bằng xây dựng sẽ tiêu tốn một khoản chi phí nhất định của công ty. Nếu khu đất là cho thuê hoặc có thể mua lại thì cần quản lý khoản tiền này cho hợp lý với giá thành quy định. Trong nhiều trường hợp, công ty phải gặp vấn đề rắc rối trong việc đền bù giải phóng mặt bằng, tiền san lấp… Tùy vào địa hình từng khu đất xây dựng mà chi phí cho quá trình này là khác nhau. Địa hình càng gồ ghề, phức tạp, càng nhiều hộ dân sinh sống thì càng mất nhiều chi phí cho việc san lấp, di dời hộ dân cũng như đền bù cho việc sử dụng đất.
► Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị:
Công tác đấu thầu của công ty cổ phần xây dựng SHINEC có thể do chính công ty tự thực hiện hoặc giao cho ban quản lý dự án tiến hành. Công ty thường chia dự án ra thành nhiều gói thầu như: gói thầu tư vấn; gói thầu chọn nhà cung cấp thiết bị công
nghệ; gói thầu thi công xây dựng, lắp ráp… Sự phân chia thành các gói thầu nhỏ sẽ giúp công ty lựa chọn những nhà thầu có chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp, công ty cũng tổ chức đấu thầu gói thầu EPC để tìm nhà thầu đảm bảo cả công việc thiết kế, cung cấp thiết bị vật tư và xây lắp. Điều này đòi hỏi nhà thầu phải có đầy đủ năng lực với các nội dung công việc trên. Đối với gói thầu tư vấn, công ty cổ phần xây dựng SHINEC thường áp dụng phương pháp chỉ định thầu. Sau khi lựa chọn được nhà thầu tư vấn có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn thì công ty sẽ thực hiện việc thương thảo và ký kết hợp đồng. Còn đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị và gói thầu xây lắp thì tùy từng trường hợp cụ thể mà công ty lựa chọn phương pháp đấu thầu cho phù hợp. Ban quan quản lý dự án của công ty thường áp dụng phương pháp đấu thầu rộng rãi nhằm mục đích lựa chọn được nhà thầu có giải pháp tối ưu nhất. Độ phức tạp của dự án cũng như trình độ của nhà thầu sẽ quyết định chính tới thời gian đấu thầu dài hay ngắn. Việc quản lý trong công tác đấu thầu là hết sức cần thiết. Bởi lẽ trong quá trình đấu thầu có thể xảy ra rất nhiều rủi ro không lường được. Ví dụ như hiện tượng quân xanh quân đỏ, sự gian lận hay cấu kết để nâng giá gói thầu… gây thiệt hại cho công ty. Ban quản lý dự án của công ty đã rất quan tâm tới vấn đề này để quá trình đấu thầu diễn ra được minh bạch và hiệu quả. Chi phí phục vụ cho quá trình đấu thầu cụ thể bao gồm: chi phí thuê chuyên gia lập hồ sơ mời thầu; chi phí cho nhân viên thực hiện đấu thầu, chi phí thuê chuyên gia chấm thầu… Việc quản lý làm sao lựa chọn được nhà thầu giỏi và mất chi phí hợp lý luôn là một bài toán cho ban quản lý dự án của công ty.
Ví dụ: về kế hoạch đấu thầu chung của dự án “Xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” như sau:
Bảng 1.8: Kế hoạch đấu thầu chung của dự án: “Xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”
Tên gói thầu
Phạm vi đấu thầu Giá trị gói
thầu
Phương thức thực
Thời gian
(ước tính
VNĐ) hiện
thực hiện
A. PHẦN XÂY LẮP 64.944.938.505
Gói số 1 Xây dựng nhà xưởng 63.167.338.505 Tự thực
hiện 12 tháng
Gói số 2 Hệ thống phòng cháy chữa
cháy 1.777.600.000
Đấu thầu
rộng rãi 3 tháng
B. PHẦN THIẾT BỊ 33.807.475.128
Gói số 3.1 Hệ thống lò sấy 3.374.000.000 Đấu thầu
rộng rãi
6 tháng
Gói số 3.2 Nhóm máy cưa 3.786.137.520 6 tháng
Gói số 3.3 Nhóm máy chà nhám 4.371.343.080 6 tháng
Gói số 3.4 Nhóm máy phay + máy bào 15.664.680.800 6 tháng
Gói số 3.5 Dây chuyền sơn 4.244.480.000 6 tháng
Gói số 4 Phương tiện vận tải 1.046.000.000 Chào hàng
cạnh tranh
6 tháng
Gói số 5 Thiết bị phụ trợ + máy văn
phòng 1.320.833.728 6 tháng
( Nguồn: ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
► Thực hiện khởi công, thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị:
Đây là công đoạn chính và quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện đầu tư. Công đoạn này quyết định phần lớn tới sự thành công của dự án. Thời gian thi công thường tốn nhiều thời gian và nó cũng quyết định tới việc hoàn thành dự án là nhanh hay chậm. Chính vì vậy quá trình quản lý dự án trong giai đoạn thi công công trình là cơ bản và đóng vai trò then chốt. Trong suốt thời gian thi công xây dựng, ban quản lý dự án của công ty luôn sát sao việc quản lý các nội dung cơ bản bao gồm: quản lý tiến độ; quản lý chi phí xây dựng; quản lý chất lượng; quản lý an toàn lao động và môi trường xây dựng; quản lý hợp đồng trong xây dựng.
Trong quá trình thi công có thể hàm chứa rất nhiều các yếu tố rủi ro và bất trắc không lường trước được. Điều đó làm ảnh hưởng rất nhiều tới tiến độ của dự án. Vì vậy cần phải có sự giám sát chặt chẽ từng hạng mục công trình, tránh sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Nếu phát hiện ra sai sót thì phải lập tức tìm biện pháp kịp thời xử lý. Song song với việc thi công xây dựng công trình là việc mua sắm máy móc thiết bị và lắp đặt chúng. Thời gian đặt mua và lắp đặt máy móc thiết bị phụ thuộc vào phía nhà
cung cấp và yếu tố công nghệ, tính chất phức tạp hiện đại ẩn chứa bên trong mỗi loại máy móc đó.
Khi tiến hành thi công xây dựng công trình, công ty đã phải huy động toàn bộ nguồn lực dành cho dự án. Do đó nguồn chi phí rót vào công đoạn này là khá lớn. Các loại chi phí phục vụ cho công đoạn này là: chi phí nguyên vật liệu đầu vào; chi phí chi trả cho lực lượng lao động; chi phí mua sắm máy móc thiết bị; chi phí hao mòn máy móc; chi phí thuê nhân viên tư vấn, giám sát…
Quá trình quản lý dự án trong giai đoạn thi công xây dựng công trình thường được ban quản lý dự án công ty sử dụng sơ đồ PERT/CPM để có thể quản lý chặt chẽ hơn các công việc nằm trên đường Gantt. Từ đó các công việc của dự án sẽ được đảm bảo thực hiện theo tiến độ đã xác định. Việc mua sắm máy móc thiết bị đối với công ty xây dựng cũng cần được lưu ý trong quá trình quản lý chất lượng. Máy móc thiết bị cần phải phù hợp với mục đích sử dụng, với thiết kế kỹ thuật của dự án và phù hợp với trình độ chuyên môn của người lao động.
Ví dụ: về danh mục thiết bị phục vụ cho quá trình thi công xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương như sau:
Bảng 1.9: Danh mục thiết bị phục vụ thi công công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương.
STT Hạng mục Giá trị ( VNĐ)
1. Thiết bị phục vụ sản xuất chính 30.807.475.128
- Lò sấy gỗ 30 m3
- Nồi hơi 4500 kg
- Máy cưa bàn đẩy cắt ngang
- Máy phay 2 trục
- ……….
- Xe nâng kích tay
- Xe vận tải
- Xe ô tô 7 chỗ
- Xe nâng 2,5 tấn chạy dầu
3. Thiết bị phụ trợ + văn phòng 1.320.833.728 - Bàn ghế làm việc - Máy photo - Tủ hồ sơ - Máy vi tính - …………
( Nguồn: ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
► Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị: