II. Thực trạng hoạt động đấu thầu diễn ra tại công ty
2.Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí
Đây là bước đầu tiên và có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu của công ty sau này. Kế hoạch đấu thầu càng chi tiết và hợp lí sẽ giúp cho tổ chuyên gia đấu thầu và những cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu có thể hoàn thiện các công việc một cách nhanh chóng và hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng công việc. Để có thể xây dựng được một kế hoạch đấu thầu chi tiết và hợp lí, các cán bộ phóng Kế hoạch và kinh doanh, những người trực tiếp tham gia quá trình xây dựng và lập kế hoạch đấu thầu, cần phải nắm rõ các bước sau:
Trong quá trình khảo sát, đánh giá tình hình, tình trạng hoạt động của các trang thiết bị máy móc tại công ty, cần phải xác định rõ những hạng mục thiết bị cần được bổ sung, mua mới và nâng cấp. Xuất phát từ nhu cầu thực tế, công ty mới xác định rõ được những hạng mục hàng hóa cần thiết cho hoạt động của công ty, từ đó xây dựng được mục tiêu hàng hóa cần được mua sắm. Bước khảo sát đánh giá này cần phải được tiến hành chính xác nhằm hạn chế những thiết sót tránh tình trạng đánh giá thiết sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế của công ty, hàng hóa mua sắm không phù hợp với hệ thống trang thiết bị đang được vận hành, lãng phí nguồn vốn kinh doanh.
Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng như quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển
khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Để thực hiện được việc này, cần đòi hỏi những cán bộ chuyên trách có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng như nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu.
Trong quá trình khảo sát và đánh giá các hạng mục hàng hóa, công ty cần phải nghiên cứu kĩ biến động thị trường, dựa vào cơ sở giá của những gói thầu có nội dung tương tự đã được thực hiện trong thời gian trước đây. Bên cạnh đó, công ty cũng phải tính đến các chi phí dự phòng phát sinh của gói thầu, nhằm xây dựng được một giá trị dự toán của gói thầu hợp lí nhất là cơ sở để xác định giá trúng thầu sau này. Xây dựng một giá trị dự toán của gói thầu không hợp lí sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đấu thầu sau này, làm phát sinh thêm đấu thầu lại, ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch đấu thầu và triển khai thực hiện cũng như là làm gia tăng thêm chi phí phục vụ cho cuộc đấu thầu.
3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu được chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của Công ty đặt ra với các nhà thầu khi tham gia vào gói thầu. Chính vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được tiến độ thực hiện cũng như tính chất và quy mô yêu cầu của gói thầu.
Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Tránh tình trạng HSMT xây dựng một cách chung chung, không chi tiết, gây ra nhiều khó khăn với các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu thầu
tham gia ít, chất lượng các HSDT thấp, gây ra nhiều khó khăn cho tổ chuyên gia trong quá trình chấm thầu, đánh giá các HSDT. Như thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau.
Hai bộ phận trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu càng rõ ràng, đầy đủ bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia, cán bộ có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu.
Bên cạnh đó, 1 phần khá quan trọng của HSMT chính là tiêu chuẩn đánh giá HSDT. Đây chính là căn cứ, cơ sở để tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác những HSDT có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chi tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự của HSDT của mình. Qua đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng, dẫn tới sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia. Không những vậy, các tiêu chí được phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tiến hành công việc chấm thầu được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác.
Khác với các công tác khác, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu như : phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thanh toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có trường hợp bất thường xảy ra,
thưởng phạt, xử lý các tranh chấp hợp đồng…(HSMT). Tiến độ và thời gian hoàn thành, giá cả…(HSDT). Những quy định này được công ty nêu rõ trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài, không chặt chẽ dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể. Nhưng bản yêu cầu chi mà công ty lập ra cũng không được lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu … bởi như thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, công ty cần phải dựa vào đặc điểm, tính chất, quy mô thực hiện hiện của gói thầu để đưa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu sao cho những điều koản nêu ra là khả thi nhất, đảm bảo được quyền lợi của cả 2 bên.
Thường trong một hợp đồng kinh tế có ba lĩnh vực được nêu ra: tiến độ thi công, lĩnh vực pháp lý và lĩnh vực thương mại thì trong Bản điều kiện của hợp đồng trong HSMT cũng cần nêu rõ những quy định như thế. Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của HSMT
Tiến độ nhà thầu triển khai, lắp dặt các loại hàng hóa máy móc trang thiết bị để đưa vào vận hành có được thực hiện đúng hay không thì phải thường xuyên đối chiếu tiến độ triển khai thực tế so với tiến độ triển khai mà nhà thầu đã thống nhất với công ty qua quá trình thương thảo. Căn cứ vào đó công ty kịp thời có biện pháp xử lý các chậm trễ trên từng khâu công tác, từng giai đoạn triển khai. Vì thế, trong hồ sơ mời thầu cần nêu rõ đây là một tiêu chuẩn khá quan trọng trong việc đánh giá nhà thầu và vì thế các nhà thầu phải tiến hành lập ra được một tiến độ triển khai đưa vào vận hành
hợp lí, tin cậy, đảm bảo tiến độ yêu cầu của sử dụng của hoạt động sản xuất của công ty.
Trong hồ sơ mời thầu phải quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân chậm là do đâu và đề ra các biện pháp giải quyết cụ thể. Nếu do lỗi của phía nhà thầu thì nhà thầu phải có biện pháp đẩy nhanh tiến độ và sẽ không được trả chi phí cho các biện pháp làm tăng tiến độ đó. Nhưng nếu lỗi là do phía công ty thì chi phí cho việc đẩy nhanh tiến độ sẽ công ty chi trả. Khi tiến độ bị chậm lại và có nguy cơ làm chậm thời gian hoàn thành đã được nêu rõ như trong hồ sơ dự thầu đã nêu thì trong hồ sơ mời thầu cũng phải nêu rõ :
Trường hợp bị phạt: phạm vi, mức độ (có thể là mức phạt nhà thầu đã nêu trong hồ sơ dự thầu hay một tỷ lệ phần trăm nào đó thì trong hồ sơ mời thầu phải nói rõ).
Trường hợp bị chấm dứt một phần hay toàn bộ hợp đồng dở dang với nhà thầu và công ty sẽ phải tiến hành thay thế bằng một nhà thầu khác; hồ sơ mời thầu phải quy định trường hợp nào thì áp dụng điều khoản này.
Trách nhiệm của nhà thầu: Quy định cụ thể trách nhiệm của nhà thầu trên mọi khía cạnh gồm trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể đó là những trách nhiệm về : kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, lập kế hoạch triển khai lắp ráp vận hành chi tiết, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng triển khai của
công ty, chế độ bảo hành các trang thiết bị, hướng dẫn, chuyển giao công nghệ, cách thức vận hành của các trang thiết bị. Những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và công ty cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về các vấn đề đó.
Trách nhiệm của chủ đầu tư: khi nêu lên những điều khoản nêu rõ trách nhiệm của công ty đối với gói thầu và các nhà thầu thì không những giúp cho các nhà thầu biết được quyền lợi của mình trong quá trình tham gia gói thầu mà còn giúp cho họ yên tâm hơn.
Tuy nhiên cũng cần lưu ý là khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về quy trình, kế hoạch triển khai thực hiện lắp ráp mà công ty chỉ nên chỉ nêu yêu cầu về tính chất của hàng hóa mua sắm của gói thầu để tự nhà thầu tìm ra cách thực hiện và triển khai theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo về chất lượng. Có như vậy mới phát huy được yếu tố sáng tạo của các nhà thầu.