I. Nội dung cơ bản hoạt động đấu thầu tại công ty
1. Các hình thức đấu thầu
2.3. Mở thầu và xét thầu
Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện Tổng công ty, ban giám đốc công ty, tổ chuyên gia đấu thầu và đại diện được ủy quyền của các nhà thầu. Sau khi mở dấu niêm phong các HSDT, các thông tin chính của các nhà thầu được công bố trước các đại biểu tham gia buổi mở thầu và được ghi lại vào trong biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu sẽ phải có chữ kí của đại diện các nhà thầu, đại diện công ty và đại diện của Tổng công ty. Biên bản mở thầu có chuẩn mẫu ở phụ lục 4.
Xét thầu chính là quá trình đánh giá HSDT để qua đó có thể lựa chọn được nhà thầu thỏa mãn yêu cẩu của gói thầu. Tổ chuyên gia đấu thầu là những người có quyền duy nhất được tiếp cận và đánh giá các HSDT. Các nguyên tắc và tiêu chuẩn đánh giá HSDT đã được công ty nêu rõ trong HSMT và việc xét thầu cũng sẽ được tiến hành dựa trên nhưng nguyên tắc cơ bản này. Quy trình đánh giá HSDT trong các gói thầu của công ty được tiến hành theo đúng trình tự sau:
1. Đánh giá tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết của các HSYC được quy định trong HSMT. Theo đó nếu nhà thầu nào không đáp ứng được một trong các chỉ tiêu quy định thì HSCHCT của nhà thầu đó sẽ bị loại.
2. Đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của các HSDT: Các HSDT vượt qua bước đánh giá về tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết sẽ được chuyển sang đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
3. Đánh giá về mặt kỹ thuật: Các HSCHCT vượt qua phần đánh giá về năng lực kinh nghiệm sẽ được xét đánh giá về mặt kỹ thuật.
4. So sánh giá chào thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của các HSCHCT đáp ứng về mặt kỹ thuật để xác định giá đánh giá của HSDT
5. Trường hợp có hai nhà thầu có giá đánh giá sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch bằng nhau, nhà thầu trúng thầu sẽ được xác định theo thứ tự ưu tiên sau:
Có Giải pháp kỹ thuật tốt hơn Có Thời hạn giao hàng nhanh hơn Có Thời hạn bảo hành lâu hơn
Có Phương thức thanh toán đề nghị tốt hơn
Tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu về tính hợp lệ của HSDT cũng như khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu trong lĩnh vực mua sắm của gói thầu đã được công ty nêu rõ trong HSMT. Việc đánh giá các HSDT theo các tiêu chuẩn này sẽ được đánh giá theo 2 mức “Đạt” và “Không đạt”. Những HSDT nào được chấm đạt mới được tiếp tục được chấm về mặt kĩ thuật và xác định giá đánh giá. Còn những HSDT còn lại, không đạt được tiêu chuẩn đề ra sẽ bị loại và không được tiếp tục tham gia chấm thầu. Đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, việc chấm thầu sẽ không đánh giá về khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu, còn những gói thầu đấu thầu rộng rãi vẫn được tiến hành đánh giá theo quy trình đã được đặt ra.
Những HSDT được chấm đạt trong bước chấm đầu tiên sẽ được đánh giá về mặt kĩ thuật. Để đánh giá nội dung kĩ thuật của các hồ sơ dự thầu, tùy theo
tính chất và yêu cầu về mặt kĩ thuật của hàng hóa mua sắm trong gói thầu, công ty sẽ lựa chọn 1 trong 2 hình thức đánh giá về mặt kĩ thuật sau:
Đánh giá đạt hay không đạt. Hình thức đánh giá này được áp dụng cho những gói thầu không có quá nhiều yêu cầu chi tiết về mặt kĩ thuật và các tiêu chuẩn đánh giá không quá phức tạp. Những HSDT có nội dung đúng và đáp ứng được những tiêu chuẩn đã được đề ra ở trong HSMT sẽ được chấm “Đạt”, còn những HSDT còn lại không đáp ứng được các yêu cầu này sẽ bị chấm “Không đạt”
Phương pháp chấm điểm được công ty sử dụng trong những gói thầu có yêu cầu về mặt kĩ thuật phức tạp và có nhiều yêu cầu về mặt kĩ thuật có tính cụ thể cao. Đối với phương pháp này, công y sẽ xây dựng cho mình 1 thang điểm quy chiếu chi tiết và rõ ràng. Thang điểm này bao gồm mức điểm cao nhất và mức điểm thấp nhất cho mỗi yêu cầu về mặt kĩ thuật cũng như tổng số điểm cao nhất và thấp nhất trong quá trình đánh giá HSDT.
Chỉ có những HSDT được chấp “Đạt” theo phương pháp chấm đạt và không đạt cũng như những HSDT có mức điểm kĩ thuật được chấm theo phương pháp chấm điểm vượt quá 70% tổng số điểm mới được ghi tên vào danh sách ngắn và tiếp tục được đánh giá ở bước Đánh giá giá dự thầu.
Dựa trên danh sách ngắn đã được lập thông qua những bước đánh giá ở trên, tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiếp tục đánh giá những HSDT này về mặt đề xuất giá dự thầu hay còn gọi là xác định giá đánh giá để có thể lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. Giá đánh giá của các HSDT được xác định theo đúng trình tự :
Sửa lỗi số học Hiệu chỉnh sai lệch Đổi ra đồng tiền chung
Trừ phần giảm giá
Xác định mặt bằng so sánh và giá đánh giá.
Tất cả các bước hiệu chỉnh về giá của các HSDT sẽ được ghi rõ ràng vào bảng Xác định giá dự thầu đã được công bồ trong phần tiêu chuẩn đánh giá của bộ HSMT. Dựa trên cơ sở cuối cùng là giá đánh giá, tổ chuyên gia sẽ lựa chọn nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất là nhà thầu trúng thầu và giá đánh giá của nhà thầu này cũng chính là giá trúng thầu của gói thầu.
Trên cơ sở đánh giá HSDT, tổ chuyên gia sẽ tập hợp và báo cáo bằng văn bản để trình lên Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo và thẩm định cũng như phê duyệt kết quả đấu thầu. Báo cáo đánh giá đấu thầu bao gồm:
Mô tả nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý để tổ chức đấu thầu Toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu
Kết quả đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu
Kiến nghị trúng thầu ( Nêu rõ tên nhà thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng)
2.4. Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu
Sau khi chấm thầu và xây dựng báo cáo đánh giá đấu thầu, công ty sẽ gửi bản báo cáo đánh giá kèm theo tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu của gói thầu lên Tổng công ty. Chỉ sau khi nhận được công văn phê duyệt kết quả chấm thầu, lúc đó kết quả chấm thầu mới được công nhận và là kết quả đấu thầu cuối cùng của gói thầu và công văn phê duyệt kết quả đấu thầu là cơ sở pháp lý để công ty có thể tiến hành các công việc tiếp theo của quy trình đấu thầu.