1.Nghiên cứu cơ hội, xác định kế hoạch dự thầu.
Để hoàn thiện công tác đấu thầu, công ty Starsoft phải thực hiện tốt tất cả các khâu trong quy trình dự thầu của mình, mà đầu tiên chính là quá trình tìm kiếm thông tin tìm kiếm cơ hội.
Công ty starsoft phải tích cực tìm kiếm thông tin về các hoạt động đấu thầu bằng tất cả các kênh thông tin. Các kênh thông tin về hoạt động đấu thầu gồm:
+ Các phương tiện thông tin đại chúng`. + Thông tin từ các đối tác, các bên trung gian. + Thông tin từ các cá nhân , quen biết
+ Thông tin từ thư mời thầu của bên mời thầu gửi tới.
Việc tích cực tìm kiếm các thông tin về đấu thầu có thể được thực hiện khi hoạt động đấu thầu của công ty Starsoft được thực hiện bởi 1 ê kíp chuyên trách về đấu thầu. Việc thành lập một bộ phận chuyên thực hiện công tác đấu thầu sẽ đảm bảo cho Starsoft nhanh nhày nhất trong quá trình tìm kiếm và nắm bắt về các hoạt động đấu thầu.
Việc tìm kiếm thông tin về đấu thầu không chỉ là thông tin về bản thân các cuộc đấu thầu mà còn về cả các nhà thầu khác có thể tham gia tranh thầu và cạnh tranh với mình. Việc thu thập tin tức về khía cạnh này nhằm đảm bảo rằng Starsoft có
đầy đủ thông tin về các hoạt động của đối thủ cạnh tranh cũng như sức mạnh của đối thủ trong các gói thầu, phải tìm hiểu năng lực của đối phương , và đánh giá đúng khả năng của mình sau đó sẽ có cơ sở để đưa ra những giải pháp tốt hơn nhằm giành được quyền thắng thầu. Công việc thu thập tin tức này khác với việc thu thập tin tức về các cuộc đâu thầu là tìm kiếm công khai, công việc thu thập tin tức về đối thủ và cả chủ đầu tư mang tính âm thầm, nó như một món vũ khí bí mật, và để đảm bảo tính an toàn cũng như chuyên nghiệp trong công tác này, việc thành lập một bọ phân chuyên trách về đấu thầu là cần thiết.
2.Hoàn thiện các kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu là cơ sở đánh giá và ra quyết định ai là người thắng thầu. Do đó muốn nâng cao cơ hội thắng thầu cho mình thì việc xây dựng một bộ hồ sơ dự thầu khoa học và chính xác ảnh hưởng rát kớn tới khả năng thắng thầu cho một nhà thầu. Công ty Starsoft chưa có một bộ phận chuyên trách thực hiên các công tác đấu thầu cũng như xây dựng hồ sơ dự thầu, do đó các kỹ năng xây dựng hô sơ dự thầu là rất yếu kém, việc trình bày hồ sơ dự thầu là chưa có tính khoa học và quy chuẩn. Thời gian vừa qua công ty Starsoft mới chỉ tham gia vào một số cuộc đấu thầu quy mô nhỏ, do đó độ khắt khe của bên mời thầu là thấp nên sự thiếu chuyên nghiệp trong quy cách của hồ sơ dự thầu của công ty Starsoft chưa bị đánh giá xấu và ảnh hưởng không nhiều tới kết quả đấu thầu của công ty. Thế nhưng trong tương lai, khi Starsoft hướng tới việc sẽ phát triển lớn mạnh thì việc kiện toàn và hoàn thiện các kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu là điều vô cùng quan trọng, không những nó giúp cho việc đánh giá hồ sơ dự thầu mà Starsoft tạo ra của các bên mời thầu là dễ rang và khách quan thì nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của một công ty có uy tín có nâng lực cao.
Để hoàn thiện được công tác xây dựng hồ sơ dự thầu, trong thời gian tới công ty Starsoft cần phải có một bộ phận chuyên trách thực hiện các công việc của hoạt dộng đấu thầu, trong đó có công việc xây dựng hồ sơ dự thầu. Công ty Starsoft phải đầu tư nâng cao kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu cho nhân viên cũng như tuyển dụng thêm các nhân viên có chuyên môn cao trong lĩnh vực này như các sinh viên của khoa kinh tế nhất là kinh tế đầu tư tại các trường trong ngành kinh tế cũng như các cấp cao hơn. Trong giai đoạn tới để bước đầu hình thành một bộ phận thực hiện công tác đầu tư chuyên nghiệp và mạnh thì Starsoft chỉ cần bắt đầu bằng việc thành lập một tổ chuyên thực hiện các công việc về đấu thầu nằm trong kinh doanh. Các cá nhân trong tổ cần là những người đã có kinh nghiệm về hoạt động đấu thầu, và có được đào tạo chuyên ngành về đấu thầu như các sinh viên khoa kinh tế đầu tư trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Các cá nhân này sẽ đảm trách vai
trò trung trong các hoạt động đấu thầu để kết hợp các phòng ban xây dựng kế hoạch và tiến hành hoạt động đấu thầu hiệu quả.
3.Giải pháp về giá.
Khi xem xét hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, chỉ có hai điều mà bên mời thầu qua tâm nhất đó là đề xuất kỹ thuật và giá chào thầu. Bên mời thầu luôn tìm kiếm các bản hồ sơ đáp ứng đủ được các yêu cầu về kỹ thuật của gói thầu và có giá chào thầu thấp nhất. Đo đó giá chào thầu ảnh hưởng rât lớn tới việc thắng thầu hay không cho một nhà thầu. Công ty Starsoft đã tham gia đấu thầu, đã có nhứng lần thắng thầu và cũng đã thua. Các lần không giành được quyền thắng thầu của công ty Starsoft đều được đánh giá là do có mức giá chưa hợp lý, và đối thủ đưa ra mức giá thấp hơn với các điều kiện đủ để phù hợp với yêu cầu của gói thầu. Việc công ty đưa ra mức giá chưa phù hợp có hai nguyên nhân mà đều xuất phát từ thực té là công ty còn non trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động đấu thầu
- Công ty Starsoft mới thành lập , năng lực tài chính còn yếu, mong muốn tạo hiệu quả kinh doanh thật cao dẫn tới việc đưa ra giá chào thầu cao hơn nhà thầu khác .
- Công ty Starsoft là một công ty mới hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, toàn công ty là tập hợp của rất nhiều người trẻ, và khát vọng tạo được danh tiếng về công nghệ cho mình nên luôn luôn tìm cách tiếp cận các công nghệ mới nhất tiên tiến nhất, và việc chú tâm vào các công nghệ cao nhất , tốt nhất để phục vụ khách hàng dẫn tới giá chào thầu tăng cao trong khi yêu cầu từ phía khách hàng không cần quá cao , mà họ lại muốn tối thiểu hóa chi phí.
Do đó công ty Starsoft cần nghiên cứu kỹ đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu kỹ yêu cầu của gói thầu và cả nghiên cứu kỹ tình hình của khách hàng để có được quyết định chuẩn xác trong việc đưa ra giá dự thầu.Không phải cứ sản phẩm tốt nhất sẽ được chọn và không nên hướng tới lợi nhuận quá cao mà để lỡ mất cơ hội kinh doanh .
4.Nâng cao năng lực máy móc thiết bị, chất lượng nguồn nhân lực.
Từ khi bắt đầu đi vào hoạt động Starsoft đã rất chú trọng vào đầu tư trang thiết bị máy móc đầy đủ và hiện đại thế nhưng với việc mở rộng hoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường yêu cầu mua sắm đầu tư thiết bị máy móc hiện đại hơn nhiều hơn là thiết yếu và cần kíp. Khi có nhiều khách hàng hơn thì việc tạo ra và cung ứng sản phẩm cũng phải nhanh hơn, cứ với quy mô cũ thì chỉ tới thời điểm nào đó
năng suất lao động sẽ tới hạn và không thể gia tăng khả năng cung ứng sản phẩm cho khách hàng nữa, điều này sẽ ảnh hưởng xấu tới uy tính và hình ảnh công ty. Nếu tới thiowif điểm đó công ty mới bắt tay vào đầu tư thì việc đầu tư sẽ luôn chạy sau nhu cầu và hoạt động của công ty sẽ luôn trong tình trạng quá tải dẫn tới nhiều hệ quả xấu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra công nghệ thông tin là một lĩnh vực luôn luôn đổi mới từng ngày, công ty Starsoft phải đầu tư đổi mới công nghệ máy móc thiêt bị để đảm bảo luôn theo kịp với sự phát triển chung và giữ đươch ưu thế thê mạnhvề năng lực công nghệ của mình.
Đồng thời với việc đầu tư cho đổi mới máy móc thiêt bị thì đầu tư cho con người cũng là yêu cầu cấp thiết. Công ty phải đầu tư nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên cả về công nghệ lẫn năng lực về quản lỹ kính tế.Đồng thời côngn ty phải đưa ra các hình thức đãi ngộ hấp dẫn để giữ chân các nhân viên có năng lực cao mà bất kỳ lúc nào cũng có thể bị các công ty khác lấy mất.
Đầu tư như vậy mới đảm bảo được năng lực về kỹ thuật để có khả năng đáp ứng đa dạng cái loại gói thầu với các yêu cầu khác nhau, và tạo ra sự chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu.
5.Tăng cường tiếp thị nâng cao uy tín công ty, mở rộng thị trường.
Uy tín của công ty cũng có ảnh hưởng tích cực tới năng thắng thầu cho Starsoft. Khi tham gia đấu thầu, bên mời thầu thường có thiện cảm với các nhà thầu có uy tín trên thị trường do đó sẽ quan tâm hơn tới các nhà thầu này, điêù này hiển nhiên gián tiếp năng cao khả năng thắng thầu cho nhà thầu. Quá trình tạo uy tín trên thị trường cũng là một quá trình dài và cần sự đầu tư nghiêm túc. Hoạt động nâng cao uy tín này chính là hoạt động marketing cho doanh nghiệp. Với hoạt động marketing thi công ty Starsoft đã có một quy trình thực hiện khá tốt, thế nhưng chưa được coi trọng đúng mức, điều này có thể thấy rõ qua việc nếu chưa đọc qua tài liệu này rất nhiều người không biết công ty Starsoft là côn ty nào và làm gì. Trong cơ cấu của phòng kinh doanh công ty Starsoft có một đội gồm 7 thành viên được giao trách nhiệm thực hiện hoạt động marketing cho thương hiệu của công ty. Trách nhiệm được giao là vậy, nhưng không chỉ là marketing cho Starsoft nhóm này còn trực tiếp thực hiện mảng cung ứng các dịch vụ tổ chức sự kiện. Việc thực hiện cả hai nhiệm vụ cùng lúc trong giao đoạn công ty còn non trẻ là điều dễ hiểu đối với các bộ phận của công ty Starsoft thế nhưng đội truyền thông thuộc phòng kinh doanh lại chưa xác định được việc marketing cho hình ảnh công ty Starsoft là công việc quan trọng hàng đầu mà lại tập trung vào các hoạt động cung cấp dịch vụ
tổ chức sự kiện vì mảng công việc này có nguồn thu tương đối đảm bảo. Nhưng để đảm bảo quá trình lớn mạnh cho Starsoft công ty cần chấn chỉnh lại hoạt động của đội truyền thông và xác định rõ nhiệm vụ của đội là lập các kế hoạch marketing và quảng cáo cho tên tuổi Starsoft để cho mọi người biết tới cái tên Starsoft, hoặc là có thể tách đội truyền thông thành 2 đội, 1 chỉ chuyên phụ trách marketing cho công ty 1 thực hiện cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, việc tạo được uy tín trên thị trường và được nhiều người biết tới thì việc lọt vào các danh sách ngắn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với các công ty chưa có tên tuổi.
6.Tăng cường hoạt động liên danh liên kết để cùng tăng năng lực cạnh tranh.
Không phải bất kỳ gói thầu nào công ty Starsoft cũng đủ năng lực để đảm nhận và có khả năng thắng thầu , thế nhưng việc liên danh liên kết sẽ giúp cho công ty Starsoft sẽ giành được một phần của gói thầu phù hợp với năng lực của mình, điều này sẽ tác động tích cực về nhiều mặt cho công ty Starsoft. Một mặt sẽ giúp tăng doanh thu cho Starsoft hơn là không giành được gì từ gói thầu. Mặt khác việc tham gia trong liên danh sẽ cho Starsoft cơ hội thực hiện các gói thầu mà vượt quá khả năng tại thời điểm đó của Starsoft, và trong chính quá trình đó Starsoft sẽ đúc rút ra được nhiều kinh nghiệm cũng như học hỏi được công nghệ mới và sẽ năng cao năng lực công nghẹ nâng cao sức cạnh tranh cho Starsoft.
Kết luận
Đấu thầu là một kênh cung cấp sản phẩm dich vụ thể hiện tính chuyên nghiệp của cả bên cung cấp và bên mua. Nó đảm bảo cho cả người mua và người bán đạt được các mục tiêu của mình với chi phí hợp lý nhất và đảm bảo tính tiết kiệm trong các hoạt động đầu tư. Vì vậy trong tương lai đấu thầu sẽ dần trở thành kênh mua bán, cung cấp dịch vụ chủ yếu trong nền kinh tế.
Một công ty muốn phát triển hơn nữa trong thời gian tới cần hiểu rõ được vai trò của đấu thầu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Việc thực hiện tốt công tác đấu thầu sẽ đảm bảo 1 phần cho sự phát triển của doanh nghiệp. Và công ty trách nhiệm hữu hạn phát triển phần mềm Ánh Sao cũng không nằm ngoài
xu hướng đó. Công ty TNHH Ánh Sao cũng đã nhận thức được vai trò của công tác đấu thầu trong công cuộc phát triển công ty, thế nhưng do còn non trẻ nên công tác đấu thầu chưa được quan tâm đúng mức. Nhưng trong thời gian tới, với nhận thức sâu sắc rằng đấu thầu sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho sự phát triển của công ty, công ty Ánh Sao đã có những kế hoạch cụ thể để hoàn thiện công tác đấu thầu và biến nó thành một thế mạnh của mình.
Tài liệu tham khảo 1. Website bộ kế hoạc và đầu tư: www.mpi.gov.vn
2.Website thông tin về đấu thầu:www.dau-thau.com
3. Tài liệu về đấu thầu_ thạc sỹ Đinh Đào Ánh Thủy_giảng viên khoa kinh tế đầu tư trường đại học Kinh Tế Quốc Dân.
4. Các báo cáo từ phòng kinh doanh và phòng tài chính công ty THNN phát triển phần mêm Ánh Sao.