Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting năm 2005 để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp. Fast Accounting 2005 là phần mềm kế toán phổ biến, dễ sử dụng, giao diện tương đối thân thiện. Hệ thống menu trong Fast Accounting được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp. Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ kế toán như phân hệ trong kế toán tổng hợp, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi… Cấp menu thứ 2 liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Còn menu thứ 3 liệt kê từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng
Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ (Hình 2.2). Theo đó, các loại sổ kế toán mà công ty đang sử dụng bao gồm:
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ, cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hình 2.2: Hình thức ghi sổ Chứng từ- ghi sổ tại đơn vị
Ngoài ra, để có thể theo dõi cụ thể các đối tượng kế toán riêng biệt như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gửi… doanh nghiệp còn sử dụng các loại sổ chi tiết như sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh
Chứng từ gốc Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết theo đối tượngtheo đối tượng
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số
phát sinh Sổ cái Tài khoản Sổ cái Tài khoản Chứng từ ghi sổ(theo phần hành) Chứng từ ghi sổ(theo phần hành) Sổ đăng ký CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ quỹ và sổ tài sản Sổ quỹ và sổ tài sản
Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính
doanh… và các loại bảng phân bổ, bảng tổng hợp. Hiện nay, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, thời gian lập các loại số kế toán này cũng giảm đi đáng kể. Thay vì cuối mỗi kỳ, kế toán phải lập các chứng từ ghi sổ và cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lên Sổ Cái thì hiện nay công việc này được máy tính thực hiện một cách tự động. Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh ứng với phần hành nào sẽ được cập nhật vào phần hành đó. Thông tin cập nhật vào máy sau đó sẽ được tự động tổng hợp vào các loại sổ kế toán theo từng hình thức được lựa chon trong phân hệ kế toán tổng hợp. Kế toán chỉ cần chiết xuất ra bảng tính Excel hoặc in ra để lưu trữ các loại sổ theo đúng quy định.