2.2.1. Các chính sách kế toán chung
Mặc dù đã chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần nhưng công ty hiện vẫn đang áp dụng chế độ sổ sách, chứng từ, tài khoản theo quyết định 1141/1995/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 1/1/1995.
- Kỳ kế toán: Hiện nay kỳ kế toán công ty được xác định theo từng quý mỗi quý công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.
- Niên độ kế toán: Được xác định theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất được tính cho từng đơn đặt hàng. - Kế toán hàng tồn kho theo nguyên tắc Kê khai thường xuyên.
- Kế toán khấu hao TSCĐ theo phương pháp phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng sử dụng.
- Kế toán thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính thuế TNDN áp dụng mức thuế suất 28%
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Là một doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp cũng sử dụng các loại chứng từ được in ấn theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Việc lưu trữ và quản lý chứng từ cũng được tuân theo luật định.
* Nhóm chứng từ:
+ Nhóm chứng từ lao động tiền lương: - Bảng chấm công ( Mẫu 01a- LĐTL )
- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03- LĐTL ) + Nhóm chứng từ hàng tồn kho
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT )
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ ( Mẫu 07- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 05 - VT ) + Nhóm chứng từ tiền tệ
- Phiếu thu ( Mẫu 01- TT ) - Phiếu chi (Mẫu 02- TT )
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03- TT ) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05- TT ) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04- TT ) + Nhóm chứng từ tài sản cố định
- Biên bản giao nhận TSCĐ ( Mẫu 01- TSCĐ ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu 02- TSCĐ )
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ ) + Nhóm chứng từ ban hành theo văn bản pháp luật khác - Hoá đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 01GTKT-3LL)
- Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 02GTTT-3LL)
Đặc trưng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các phân xưởng sẽ tiến hành sản xuất thông qua lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được thể hiện thông qua các phiếu sản xuất. Dựa vào các phiếu sản xuất này các phân xưởng sẽ lập các phiếu lĩnh vật tư và nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Kế toán sẽ lập các phiếu xuất kho vật tư dựa trên các phiếu lĩnh vật tư này và lập các phiếu nhập kho thành phẩm dựa trên phiếu sản xuất.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm các tài khoản theo quyết định 1141/1995/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 1/1/1995. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu nên sử dụng các tài khoản 15* thay cho TK611 và
giấy cuốn. Trước khi xuất giấy cho các phân xưởng để tiến hành in ấn, DN phải tiến hành cắt xén giấy in. DN đã sử dụng tài khoản chi tiết 1523 để theo dõi các loại giấy đã được cắt xén này. Chi tiết hệ thống tài khoản sử dụng trong DN được thể hiện trong Phụ lục 2 : Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty cổ phần bao bì và in Nông nghiệp.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting năm 2005 để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp. Fast Accounting 2005 là phần mềm kế toán phổ biến, dễ sử dụng, giao diện tương đối thân thiện. Hệ thống menu trong Fast Accounting được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp. Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ kế toán như phân hệ trong kế toán tổng hợp, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi… Cấp menu thứ 2 liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ. Còn menu thứ 3 liệt kê từng chức năng nhập liệu cụ thể hoặc báo cáo cụ thể được nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng
Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ (Hình 2.2). Theo đó, các loại sổ kế toán mà công ty đang sử dụng bao gồm:
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ, cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hình 2.2: Hình thức ghi sổ Chứng từ- ghi sổ tại đơn vị
Ngoài ra, để có thể theo dõi cụ thể các đối tượng kế toán riêng biệt như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gửi… doanh nghiệp còn sử dụng các loại sổ chi tiết như sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh
Chứng từ gốc Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết theo đối tượngtheo đối tượng
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số
phát sinh Sổ cái Tài khoản Sổ cái Tài khoản Chứng từ ghi sổ(theo phần hành) Chứng từ ghi sổ(theo phần hành) Sổ đăng ký CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ quỹ và sổ tài sản Sổ quỹ và sổ tài sản
Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính
doanh… và các loại bảng phân bổ, bảng tổng hợp. Hiện nay, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, thời gian lập các loại số kế toán này cũng giảm đi đáng kể. Thay vì cuối mỗi kỳ, kế toán phải lập các chứng từ ghi sổ và cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lên Sổ Cái thì hiện nay công việc này được máy tính thực hiện một cách tự động. Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh ứng với phần hành nào sẽ được cập nhật vào phần hành đó. Thông tin cập nhật vào máy sau đó sẽ được tự động tổng hợp vào các loại sổ kế toán theo từng hình thức được lựa chon trong phân hệ kế toán tổng hợp. Kế toán chỉ cần chiết xuất ra bảng tính Excel hoặc in ra để lưu trữ các loại sổ theo đúng quy định.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Từ năm 2005 đến nay, Doanh nghiệp đã tiến hành trình bày báo cáo tài chính theo mẫu mới được quy định trong chuẩn mực kế toán số 21- trình bày báo cáo tài chính (ban hành theo quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 31/12/2003) và thông tư hướng dẫn số 23/2005/TT-BTC ban hành ngày 30/3/2005. Kế toán tổng hợp phụ trách việc lập các báo cáo kế toán:
+ Bảng cân đối kế toán lập hàng quý mẫu sổ B01 - DN
+ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh lập hàng quý mẫu sổ B02 - DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 6 tháng 1 lần mẫu sổ B03 - DN
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính lập hàng năm mẫu sổ B09 - DN Hiện nay, doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính tổng hợp cho từng quý và báo cáo tài chính năm. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty thể hiện chi tiết trong phụ lục 1: Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1. Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ 2.3.1. Tổ chức hạch toán yếu tố TSCĐ
Tài sản cố định là một trong những tư liệu sản xuất chính của quá trình sản xuất kinh doanh. TSCĐ luôn biến đổi liên tục và phức tạp đòi hỏi yêu cầu nghiệp vụ càng cao của công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ nhằm mục đích theo dõi thường xuyên tình hình tăng giảm TSCĐ chính vì vậy việc hạch toán TSCĐ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư và đổi mới TSCĐ.
Các chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ ( Mẫu 01- TSCĐ ) - Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu 02- TSCĐ )
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu 06- TSCĐ ) Các tài khoản sử dụng : TK 211, 213, 214...
Hình 2.3. Tổ chức hạch toán TSCĐ tại đơn vị.
2.3.2. Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ
• Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được tiêu dùng trong kinh doanh để tạo ra sản phẩm mới.
• Công cụ dụng cụ là: các loại tư liệu lao động được cung cấp, sử dụng giống như nguyên vật liệu.
• Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đều là tài sản lưu động dự trữ, có đơn vị đo lường vật lý, có thể nhập và xuất qua kho.
Các chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT )
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ ( Mẫu 07- VT ) Các tài khoản sử dụng: TK152, TK153.
Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ
Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh Thẻ kế toán TSCĐ Thẻ kế toán TSCĐ Sổ cái TK 211,212, 213, 214 Sổ cái TK 211,212, 213, 214 Sổ đăng ký CTGS
Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TSCĐSổ chi tiết TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính
Hình 2.4. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại đơn vị.
2.3.3. Tổ chức hạch toán Lao động, tiền lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian theo khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần may I áp dụng chính sách theo quy định của nhà nước bao gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% là công ty còn lại 5% tính trên lương cơ bản của nhân viên.
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh cho người lao động được tính trên 3% tiền lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất, 1% tính vào thu nhập người lao động.
Chứng từ vật tư, Bảng kê và các bảng phân bổ Chứng từ vật tư, Bảng kê và
các bảng phân bổ
Sổ đăng ký CTGS
Sổ đăng ký CTGS (nhập- xuất)(nhập- xuất)CTGSCTGS Sổ kế toán chi Sổ kế toán chi tiết vật tưtiết vật tư
Sổ cái TK 152, 153 Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối SPS Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp
Kinh phí công đoàn là người tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương thực tế trả cho người lao động. Khoản chi phí này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Các chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công ( Mẫu 01a- LĐTL )
- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02- LĐTL ) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03- LĐTL ) Các tài khoản sử dụng:
TK 334: Phải trả người lao động TK 338: Phải trả, phải nộp khác
Hình 2.5. Tổ chức hạch toán yếu tố “lao động sống” tại đơn vị.
2.3.4. Tổ chức hạch toán Thanh toán với người bán
Trong quá trình mua hàng nếu thực hiện phương thức thanh toán ứng trước hoặc mua nợ thì phát sinh công nợ với nhà cung cấp. Thanh toán với nhà cung cấp đuợc thực hiện với nhiều hình thức, nhiều phương tiện khác nhau tùy thuộc thị trường giao dịch.
Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ HT lao động Chứng từ HT tiền lương, các quỹ trích theo lương
Chứng từ liên quan khác: TM, TGNH, TT…
Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ HT lao động Chứng từ HT tiền lương, các quỹ trích theo lương
Chứng từ liên quan khác: TM, TGNH, TT…
Bảng phân bổ tiền lương, quỹ trích theo
lương Bảng phân bổ tiền lương, quỹ trích theo
lương Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ HT chi tiết TK 334, 335, 338
HT chi tiết TK 334, 335, 338 Sổ ĐK chứng từ- ghi sổ Sổ ĐK chứng từ- ghi sổ Sổ cái TK 334, 335, 338 Sổ cái TK 334, 335, 338 hợp chi Tổng tiết Tổng hợp chi tiết Bảng cân đối PS Bảng cân đối PS
Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán
Các chứng từ sử dụng:
- Chứng từ mua (HĐ, Bảng kê, mua hàng)
- Chứng từ Hàng tồn kho, Chi phí nhập khi, Biên bản kiểm nghiệm. - Chứng từ thanh toán (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Thanh toán khác)
Các tài khoản sử dụng: TK 111, 112, 331, 133…
Hình 2.6. Tổ chức hạch toán yếu tố thanh toán với người bán tại đơn vị.
2.3.5 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh
Quá trinh sản xuất là quá trình tiêu dùng nguồn lực để tạo ra kết quả và thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Các yếu tố sử dụng trong quá trình sản xuất được đo lường bằng thước đo tiền tệ tương đương nên gọi là chi phí sản xuất. Chi phí của quá trình sản xuất phải gắn với kết quả tạo ra tương ứng. Kết quả sản xuất là khối lượng sản phẩm đã tạo ra trong kỳ hạch toán tương ứng với mức độ hoàn thành.
Chứng từ gốc (Hóa đơn mua, chứng từ mua, CT thanh toán) Chứng từ gốc (Hóa đơn mua, chứng từ mua, CT thanh toán)
Sổ đăng ký CTGS
Sổ đăng ký CTGS CT- GS lập kho CT- GS lập kho TK 331TK 331 Kế toán chi tiết thanh toán với người bán (TK331) Kế toán chi tiết thanh toán với người bán (TK331) Sổ cái TK 331 Sổ cái TK 331 Bảng cân đối số PS Bảng cân đối số PS
Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán
Các chứng từ sử dụng:
- Chứng từ phản ánh chi phí lao động: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
- Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ; Bảng phân bổ chi phí phân bổ dần CCDC; Bảng kê hóa đơn, Chứng từ mua vật liệu, CCDC không nhập kho mà sử dụng ngay cho sản xuất.
- Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài: hóa đơn mua hàng, chứng từ chi mua dịch vụ.
- Chứng từ phản ánh các khoản thuế, phí, lệ phí doanh nghiệp phải nộp, đã nộp.
- Chứng từ phản ánh chi phí bằng tiền khác.
- Tập hợp chứng từ ghi nhận chi phí trong mỗi phần hành kế toán: + Phần hành kế toán thanh toán
+ Phần hành kế toán vật tư
+ Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. + Phần hành kế toán tài sản cố định
+ Phần hành kế toán thuế, phí, lệ phí, kế toán theo dõi thanh toán với ngân sách nhà nước.
Hình 2.7. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh tại đơn vị.
2.3.6. Tổ chức hạch toán Tổng hợp các Nghiệp vụ bán hàng (giá vốn, doanh thu, chi phí kinh doanh và kết quả bán hàng) doanh thu, chi phí kinh doanh và kết quả bán hàng)
Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện giá trị của hàng bán đối với người bán và giá trị sử dụng của hàng bán đối với người mua theo mục đích kinh doanh.
Các chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng (QĐ1141/CĐKT).
- Hóa đơn (GTGT)- 3LL- mẫu 01, 02 cho nghiệp vụ bán buôn. - Hóa đơn (GTGT)- 2LN- mẫu 01, 02 cho nghiệp vụ bán lẻ.
- Chứng từ HTK: Biên bản kiểm nghiệm, Phiều XK kiêm vận chuyển nội bộ…
- Các chứng từ liên quan tới giao dịch mua bán khác (Bảng kê mua hàng;