Sơ đồ 1.15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán
chi tiết Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Nhật ký- sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.5.4 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Ch−ơng 2
Chứng từ gốc
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc toán chi tiết Sổ thẻ kế
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Sông Đà 11-3
2.1 Đặc điểm tình hình chung tại XN Sông Đà 11-3 ảnh h−ởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của XN Sông Đà 11-3
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 là thành viên của Công ty Sông Đà 11 tiền thân là xí nghiệp xây lắp điện n−ớc số 1.
Ngày 30/4/1993 đ−ợc đổi tên thành xí nghiệp xây lắp năng l−ợng Sông Đà 11-3 theo quyết định số 66 – BTC – TCLĐ của giám đốc Tổng công ty xây dựng Sông Đà. Quá trình hình thành của xí nghiệp Sông Đà 11-3 gắn liền với quá trình hình thành của công tỵ
Năm 1973 từ một đội điện n−ớc thuộc công ty thủy điện Thác Bà đ−ợc nâng cấp thành công tr−ờng cơ điện. Năm 1976 đơn vị chuyển về xây dựng nhà máy thủy điện Hòa Bình và đ−ợc đổi tên thành xí nghiệp xây lắp máy điện n−ớc thuộc Tổng công ty xây dựng Sông Đà.
Năm 1998 với sự tr−ởng thành về quy mô và kết quả hoạt động sản xuất đơn vị đ−ợc nâng cấp thành công ty xây lắp năng l−ợng trực thuộc Tổng công ty xây dựng Sông Đà và thời gian này công ty có chi nhánh tại Hà Nộị Sau này đ−ợc đổi tên thành xí nghiệp xây lắp năng l−ợng Sông Đà 11-3. Trụ sở chính của xí nghiệp đặt tại Km 10- Đ−ờng Trần Phú- Ph−ờng Văn Mỗ- Hà Đông- Hà Tâỵ
Năm 2002, để phù hợp với xu h−ớng phát triển của xã hội và đa dạng hóa sản xuất kinh doanh xí nghiệp đ−ợc đổi tên thành Xí nghiệp xây dựng Sông Đà 11-3.
Năm 2004 do chính sách cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà n−ớc của Nhà n−ớc ta nên xí nghiệp đ−ợc biết đến với tên Xí nghiệp Sông Đà 11-3 thuộc Công ty Cổ Phần Sông Đà 11.
Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều lần đổi tên, bổ sung chức năng, nhiệm vụ. Xí nghiệp không ngừng lớn mạnh về quy mô tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển, đời sống vật chất tinh thần của ng−ời lao động ngày một nâng caọ
Những công trình nh−: Nhà máy thủy điện Hòa Bình, Đ−ờng dây trạm biến áp 500KV của công trình đ−ờng dây 500KV Bắc Nam hay công trình điện Na D−ơng – Lạng Sơn,…Xí nghiệp rất tự hào về những gì mình đã làm đ−ợc.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị tr−ờng, xí nghiệp không ngừng phát huy những mặt tích cực mà còn tăng c−ờng củng cố cơ sở vật chất, phát triển sản xuất kinh doanh. Cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên khoảng 200 ng−ời trong đó có cả trình độ đại học, các chuyên viên bậc cao đã từng học tập và lao động ở n−ớc ngoài, với hệ thống máy móc chuyên dùng hiện đại và kinh nghiệm tích lũy trong quá trình phát triển. Xí nghiệp Sông Đà 11-3 có đủ khả năng thi công, liên doanh, liên kết, xây lắp các công trình theo đúng lĩnh vực kinh doanh của mình trên địa bàn trong và ngoài n−ớc.
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
Bộ máy quản lý tốt sẽ đảm bảo cho xí nghiệp giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất và nâng cao chất l−ợng sản phẩm đồng thời giảm bớt đ−ợc những chi phí không cần thiết. Nắm bắt đ−ợc tình hình đó ban lãnh đạo xí nghiệp đã xây dựng mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến kết hợp chức năng. Mô hình này đảm bảo sự phát huy sáng tạo của các cấp, đồng thời đảm bảo tính cân đối đồng bộ của các phòng ban chức năng và số l−ợng cán bộ quản lý.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
- Giám đốc xí nghiệp: là ng−ời điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chịu trách nhiệm tr−ớc công ty, Tổng công ty và Nhà n−ớc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Là ng−ời đại diện toàn quyền trong các hoạt động kinh doanh, có quyền tổ chức bộ máy quản lý, lựa chọn, đề bạt, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen th−ởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên theo chính sách chế độ của Nhà n−ớc.
- Phó giám đốc kinh tế: Là ng−ời giúp việc giám đốc phụ trách các lĩnh vực về kinh tế kinh doanh, xúc tiến ký kết các hợp đồng kinh tế và quyết toán bàn giao công trình, phụ trách việc lập giá dự thầu, quyết toán công trình.
- Phó giám đốc thi công: Là ng−ời tham m−u cho giám đốc về mặt kỹ thuật, giám sát thực hiện các vấn đề thi công công trình nh− kỹ thuật, tiến độ thi công, vật t−, tài sản cố định.
- Ban kinh tế – kế hoạch: có chức năng hoạch định chiến l−ợc phát triển kinh doanh, đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm chi phí sản
Giám đốc Xí nghiệp Phó giám đốc Kinh tế Phó giám đốc Thi công Ban kinh tế kế hoạch Ban tổ chức hành chính Ban tài chính kế toán Ban kinh tế vật t− cơ giới Đội SX số 1 X−ởng cơ khí Đội SX số 2 Đội SX số 3 Đội SX số 4 Đội SX số 5 Đội SX số 6
xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trên cơ sở đó lập kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ (tháng, quý, năm). Lập và ký kết các hợp đồng kinh tế, tiếp thị đầu t− và theo dõi các hoạt động mua vật t− phục vụ các công trình.
- Ban tổ chức – hành chính: giúp việc cho giám đốc trong công tác thực hiện các ph−ơng án sắp xếp, cải tiến, tổ chức sản xuất, quản lý đào tạo, bồi d−ỡng tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý công nhân viên, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách đối với các cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của xí nghiệp.
- Ban tài chính – kế toán: giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ xí nghiệp theo chế độ chính sách và pháp luật của Nhà n−ớc, điều lệ tổ chức kế toán và những quy định cụ thể của công ty và Tổng công ty về quản lý kinh tế tài chính. Tổ chức bộ máy tài chính kinh tế trong xí nghiệp, tổ chức nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác tài chính kế toán.Tổ chức h−ớng dẫn kịp thời các chế độ chính sách, pháp luật về tài chính, kế toán của Nhà n−ớc, của công ty và Tổng công tỵ
- Ban kinh tế vật t− cơ giới: giúp giám đốc xí nghiệp trong công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất l−ợng công trình, quản lý vật t−, quản lý xe máy thiết bị thi công. Nhằm lập ra các kế hoạch cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
- Các tổ đội trực thuộc xí nghiệp: thực hiện các chức năng tổ chức nhân lực, quản lý và tổ chức sản xuất của tổ đội công trình đạt kết quả cao dựa trên cơ sở thực hiện đúng các chế độ, các quy định của Tổng công ty, của công ty về tất cả các mặt.
2.1.3 Đặc điểm về tổ chức hoạt động của xí nghiệp
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 gồm 6 đội sản xuất và một x−ởng gia công cơ khí chuyên hoạt động ở các địa bàn phía Bắc và chuyên hoạt động ở các lĩnh vực sau:
- Đào đất, xây lắp kết cấu các công trình, xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và phần bao che của các công trình công nghiệp nhóm C, hoàn thiện xây dựng.
- Lắp thiết bị cơ điện, n−ớc công trình, lắp thiết bị công nghệ, kết cấu chi phí tiêu chuẩn, hệ thống đ−ờng dây và trạm biến áp điện, hệ thống thiết bị thông tin.
- Xây dựng hệ thống cấp thoát n−ớc đô thị và khu công nghiệp.
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán trong xí nghiệp
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp bao gồm:
- Kế toán tr−ởng: là ng−ời giúp việc giám đốc xí nghiệp tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính – tín dụng và thông tin kinh tế ở xí nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán trong phạm vi toàn xí nghiệp theo quy chế quản lý tài chính mới theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán tr−ởng hiện hành. Phổ biến h−ớng dẫn cụ thể hóa kịp thời các chính sách chế độ, thể lệ kế toán của Nhà n−ớc; Bộ xây dựng; công ty và Tổng công ty cho kế toán viên. Tổ chức tạo nguồn vốn đơn vị và sử dụng các nguồn vốn. Kiểm tra công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách chứng từ kế toán, chỉ đạo về mặt tài chính và thực hiện các hợp đồng kinh tế, kiểm tra công tác tổng hợp báo cáo quyết toán của xí nghiệp, chủ trì soạn thảo các văn bản quản lý kinh tế tài chính kế toán của xí nghiệp. Tổ chức và tham gia công tác thu hồi vốn, công tác phân tích hoạt động kinh tế. Chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc xí nghiệp và kế toán tr−ởng của công tỵ
- Bộ phận tài sản cố định và hàng tồn kho: có nhiệm vụ theo dõi tăng giảm và sử dụng TSCĐ trong xí nghiệp và tính khấu hao, theo dõi tình hình nhập –xuất- tồn vật t−.
- Bộ phận kế toán tiền l−ơng và BHXH: có nhiệm vụ cùng phòng tổ chức hành chính xác định số BHXH, BHYT theo từng đội và tổng hợp từng xí nghiệp. Theo dõi tình hình thanh quyết toán của các khoản thu, chi phí sản xuất BHXH, BHYT. Nhận bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, tính l−ơng và các khoản đ−ợc h−ởng theo chế độ từng ng−ờị Tính chính xác các khoản tạm vay và công nợ của công nhân viên với xí nghiệp tr−ớc khi trả l−ơng công nhân viên.
- Kế toán nhật ký chung, kế toán tổng hợp: là ng−ời chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ lập các bút toán hạch toán, tiến
hành nhập các chứng từ vào ch−ơng trình phần mềm kế toán sau đó để đ−a ra các báo cáo cần thiết phục vụ cho việc quản lý của đơn vị, ngoài nhiệm vụ làm công tác kế toán nhật ký chung còn phải tổng hợp các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý tài chính của xí nghiệp.
- Kế toán công trình: Trực tiếp theo dõi các công trình thi công, tiến hành lập kế toán công trình: trực tiếp theo dõi các công trình thi công, tiến hành lập chứng từ ban đầu, tổng hợp chứng từ ban đầu gửi về ban tài chính của xí nghiệp.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
2.1.4.2 Đặc điểm về công tác kế toán tại XN
Các công trình, hạng mục công trình của xí nghiệp th−ờng lớn và thời gian thi công dài nên niên độ kế toán xí nghiệp áp dụng là theo năm (Thời gian bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm d−ơng lịch)
Đơn vị tiền tệ áp dụng là đồng (VNĐ).
Ph−ơng pháp tính khấu hao TSCĐ là ph−ơng pháp khấu hao theo đ−ờng thẳng. Tức là, đối với TSCĐ tính khấu hao theo năm sử dụng.
Ph−ơng pháp kế toán hàng tồn kho theo ph−ơng pháp bình quân từng lần nhập để tính và kiểm tra tình hình nhập-xuất-tồn vật t−.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên và tính thuế theo ph−ơng pháp khấu trừ.
Kế toán tr−ởng Kế toán NKC, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán Kế toán tiền l−ơng, BHXH, thủ quỹ Kế toán TSCĐ, vật t− Kế toán đội công trình
* Hình thức sổ kế toán:
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 là một đơn vị trực thuộc công ty cổ phần Sông Đà 11 và do công ty có nhiều xí nghiệp nằm rải rác ở khắp nơi từ Bắc vào Nam nên rất khó cho việc tập hợp chứng từ hàng ngày để ghi sổ kế toán. Do vậy, công ty đã quyết định mỗi đơn vị trực thuộc công ty phải tự hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh của mình sau đó báo cáo cho công tỵ
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cũng nh− của từng xí nghiệp, hình thức sổ kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
- Đặc tr−ng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đ−ợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Tuy nhiên trên thực tế do đặc điểm của ngành xây dựng có sự khác biệt và ở xí nghiệp sử dụng ph−ơng pháp tập hợp trực tiếp chi phí để tính giá thành nên xí nghiệp đã đơn giản hóa quá trình tập hợp chi phí. Hơn nữa, với việc sử dụng phần mềm kế toán SAS giúp cho việc tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành dễ dàng hơn.
* Cách thức sử dụng phần mềm có thể khái quát nh− sau:
Đầu tiên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập số liệu vào máỵ Máy tính sẽ tự động lên các sổ chi tiết tài khoản, sổ cái các tài khoản và cuối cùng là nhật ký chung, bảng cân đối kế toán. Phần tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ cuối kỳ kết chuyển sang TK 154 kế toán dùng ph−ơng pháp thủ công. Theo sơ đồ 2.3
* Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại XN 11-3 thuộc Công ty Cổ Phần Sông Đà 11 (Kế toán máy)
Kế toán thực hiện kết chuyển Máy tính tự động lên các sổ sách
2.1.4.3 Đặc điểm quy trình công nghệ SX
Việc tổ chức hoạt động ở xí nghiệp đ−ợc quy định nh− sau:
Đối với công trình do công ty trực tiếp nhận từ Bên A, xí nghiệp đ−ợc giao trên cơ sở căn cứ vào điều kiện và khả năng của xí nghiệp. Ban kinh tế kế hoạch nhận hồ sơ tài liệu, giải quyết các thủ tục về mặt bằng, nguồn điện n−ớc thi công. Các chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 622 Sổ chi tiết TK 623 Sổ chi tiết TK 627 Sổ cái TK 622 Sổ cái TK 623 Sổ cái TK 627 Sổ cái TK 154 Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 621 Sổ cái TK 621
Đối với những công trình do xí nghiệp tự tìm kiếm thì mọi thủ tục do xí nghiệp tự tiến hành làm và giao hồ sơ l−u lại ban kinh tế kế hoạch và ban kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ h−ớng dẫn và thông qua hợp đồng tr−ớc khi trình giám đốc ký. Sau khi có đầy đủ các thủ tục để có thể tiến hành thi công đ−ợc, xí nghiệp phải lập tiến độ, biện pháp thi công đ−ợc giám đốc duyệt mới ký