- Tiền thuê kho, thuê bãi hao hụt trong định mức)
3. Tổ chức chứng từ hạch toán NVL tại công ty
Cả NVL trong công ty đều đ−ợc sử dụng những chứng từ có hình thức t−ơng tự nhau, do đó ta có thể tìm hiểu chung việc tổ chức chứng từ nh− sau:
* Đối với NVL nhập kho @ Đối với NVL mua ngoài:
Căn cứ vào nhu cầu dự trữ và sử dụng NVL của các phòng ban khác trong tháng, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL.Sau đó viết giấy đề nghị lên Tổng giám đốc (TSCĐ) đề chờ duyệt. Cán bộ phòng kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lấy giấy báo giá về kho TGĐ, nếu giá cả và chất l−ợng phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty thì TGĐ tiến hành viết hợp đồng mau bán và hợp đồng nguyên tắc rồi giao cho cán bộ kế hoạch đi mua hàng. Hợp đồng mua bán đã đ−ợc lập giữa hai công ty đ−ợc làm căn cứ để nhận hàng. Khi hàng về, cán bộ kiểm nghiệm sẽ kiểm nghiệm về số l−ợng và chất l−ợng của lô hàng. kết quả kiểm nghiệm sẽ đ−ợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t−. Dựa vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập khọ Phiếu nhập kho đ−ợc lập thành 3 liên: 1 liên l−u ở phòng kế hoạch, 1 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t−
làm căn cứ ghi sổ, còn 1 liên sẽ đ−ợc cán bộ thu mua chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng và ghi sổ.
Quá trình luân chuyển chứng từ trên đ−ợc thể hiện qua sơ đồ d−ới đây: Sơ đồ 4.
Ví dụ: khi nhập hàng theo hoá đơn (GTGT) số 1055 (biểu 1) của công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc ngày 05.03.05 phòng kế hoạch tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm số 30 (biểu 2) và lập phiếu nhập kho số 11 (biểu 3) nh− sau: Phòng vật t− Ng−ời giao hàng Phòng kiểm nghiệm Phòng vật t− Thủ kho Kế toán vật t− Nghiệp vụ nhập kho Bảo quản và l−u trữ Tìm kiếm nhà cung cấp Đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiềm nghiệm Lập phiếu nhập kho Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán
Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng của vật t− mua vào
Hoá đơn GTGT
Liên 2 (giao khách hàng)
Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Số: 1055 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc
Địa chỉ: 146- Hoài Đức - Hà Tây Số TK:... Điện thoại:... MS:... Họ tên ng−ời mua hàng: Anh Hải
Đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
Địa chỉ: 15 - Mạc Thị B−ởi - HBT - HN Số TK:... Hình thức thanh toán: Trả chậm MS:...
STT Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Bột mì loại 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000
2 Bột mì loại 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000
Cộng tiền hàng: 128,540,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 12,854,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 141,394,000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm m−ời bốn triệu ba trăm chín t− nghìn đồng Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đối với tr−ờng hợp nhập CCDC là băng dính nhỏ trong tháng cũng sử dụng mẫu hoá đơn giá trị gia tăng trên. Tr−ớc khi nhập kho số hàng mua về này, ban kiểm nghiệm cũng sẽ tiến hành kiểm nghiệm quy cách phẩm chất của sản phẩm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm giống nh− tr−ờng hợp của NVL nhập kho, rồi mới lập phiếu nhập kho cho sản phẩm (biểu 4).
Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật t− của vật t− mua vàọ
Biên bản kiểm nghiệm vật t− Số 30
Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số 033726 ngày 20 tháng 02 năm 2005 của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu và công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc.
Ban kiểm nghiệm vật t− gồm có:
Ông: Nguyễn Quang Thắng - Tr−ởng ban Ông: Hoàng Bình Minh - Uỷ viên
Bà: Lê Ngọc Lan - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm loại vật t− d−ới đây:
Kết quả kiểm nghiệm STT Mã vật t− Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ SL đúng quy cách phẩm chất SLkhông đúng quy cách phẩm chất Ghi chú A B C D 1 2 3 E 1 010001 Bột mì loại 1 Kg 20,000 20,000 0 2 010002 Bột mì loại 2 Kg 15,000 15,000 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm vật t−: Vật t− đạt tiêu chuẩn nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Tr−ởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho của công ty lập để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty mình và thuận tiện cho công tác hạch toán. Vì vậy trong phiếu nhập kho của công ty đã tách giá trị thực tế nhập kho của NVL, thuế GTGT đầu vàọ Do đó kế toán thanh toán cũng nh− kế toán vật t− sẽ dễ dàng hơn trong việc hạch toán thanh toán cũng nh− hạch toán vật t− vì khi đó giá trị thực tế của vật t− nhập, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã đ−ợc xác định rõ ràng. Cụ thể phiếu nhập kho của sản phẩm mua về đ−ợc viết theo mẫu sau:
Biểu 3: Phiếu nhập kho của NVL mua vào trong kỳ.
CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT
15 Mạc Thị B−ởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT
Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 1521 Số 11
Có TK 331 Ng−ời nhận hàng: Chị Lan
Theo hợp đồng số 05 ngày 01 - 02 - 2005 của công ty CP bánh kẹo Hải Châu & CT cổ phần Đại Lộc.
Nhập tại kho: Anh Hải STT Tên hàng hoá
dịch vụ
ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Bột mì loại 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000
2 Bột mì loại 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000
Số tiền bằng chữ: Một trăm hai tám triệu năm trăm bốn m−ơi ngàn đồng
Thủ tr−ởng đơn vị Kế toán tr−ởng Phụ trách cung tiêu Ng−ời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 4: Phiếu nhập kho của băng dính nhỏ mua vào trong kỳ
CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT
15 Mạc Thị B−ởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT
Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 1521 Số 11
Có TK 331 Ng−ời nhận hàng: Chị Hằng
Theo hợp đồng số 05 ngày 01 - 02 - 2005 của công ty CP bánh kẹo Hải Châu & CT cổ phần Đại Lộc.
Nhập tại kho: Anh Hùng STT Tên hàng hoá
dịch vụ
ĐVT Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Băng dính nhỏ hộp 50,000 1,198 59,900,000
Cộng 59,900,000
Cộng tiền vận chuyển là: 200,000
Tổng số tiền bằng chữ: Sáu m−ơi triệu một trăm ngàn đồng
Thủ tr−ởng đơn vị Kế toán tr−ởng Phụ trách cung tiêu Ng−ời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
@ Đối với vật t− thuê ngoài gia công chế biến: Trong tr−ờng hợp này thì việc lập chứng từ và các quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống nh− tr−ờng hợp vật t− mua ngoàị
* Đối với NVL xuất kho:
Các tr−ờng hợp xuất kho của NVL trong công ty chủ yếu là xuất vật t− sử dụng cho sản xuất. Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu vật t−, phòng kế hoạch sẽ lập phiếp xuất kho gồm 3 liên: 1liên l−u ở phòng kế hoạch, 1 liên do bộ phận sử dụng giữ, còn 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng tài vụ.
Do công ty áp dụng ph−ơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ cho NVL xuất kho nên giá trị của NVL xuất kho sẽ không đ−ợc ghi vào phiếu xuất khọ Đến cuối tháng thì gia trị NVL,CCDC xuất kho mới tính đ−ợc và ghi vào sổ chi tiết xuất vật t− và bảng tập hợp nhập - xuất - tồn. Quy trình xuất vật t− trong công ty cụ thể hóa nh− sơ đồ 5 d−ới đâỵ
Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL.
Ví dụ: Trong tháng 3 có các nghiệp vụ xuất kho NVL để sản xuất cho bánh kem xốp 150g nh− sau:
Xuất kho bột mì loại 1 với số l−ợng là 1300kg đơn giá là 4,044,55đ/kg. Xuất sữa béo các loại là 200kg đơn giá là 30,025,22đ/1kg
Đ−ờng trắng các loại là 1,900kg với đơn giá là 4,507,32đ/1kg
Các xí nghiệp Thủ tr−ởng Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật t− Yêu cầu
về NVL Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Nghiệp vụ xuất kho Bảo quản và l−u trữ
Dầu Shortening các loại là 650kg với đơn giá là 8,765,25đ/1kg Dầu đậu nành là 120kg với đơn giá là 13,987,52đ/1kg
Hộp carton kem xốp 5,1kg là 1000 hộp đơn giá là 3927,59đ/hộp Tem kiểm tra chất l−ợng sản phẩm là 1000 cái đơn giá là 11,2đ/1cái Xuất 7.000 cuộn băng dính nhỏ đơn giá là 1,145,68đ/1cuộn.
Nghiệp vụ xuất kho trên đ−ợc ghi vào các phiếu xuất kho của kho vật liệu chính, vật liệu phụ, và kho công cụ dụng cụ, ví dụ phiếu xuất kho số 21 và phiếu xuất số 53. Cột đơn giá và thành tiền chỉ đ−ợc lập vào cuối kỳ khi kế toán đã tính đ−ợc giá bình quân của vật t−.
Biểu 5: Phiếu xuất kho cho sản phẩm của phân x−ởng 2
CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu xuất kho Mẫu số 02 - VT
15 Mạc Thị B−ởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT
Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 6212 Số 1507
Có TK 1521 Ng−ời nhận hàng: Chị Hà
Xuất cho phân x−ởng bánh 2
Lý do xuất kho: Làm bánh kem xốp 150g Xuất tại kho: anh Hải
STT Mã vật t− Tên vật t− Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
1 010001 Bột mì loại 1 1,300 4,044,55 5,257,915