3. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán tại công ty
3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp sản xuất với số l−ợng các nghiệp vụ phát sinh t−ơng đối nhiều nên phòng kế toán của Công ty gồm có 11 ng−ời, trong đó có: 1 kế toán tr−ởng, 2 phó phòng, 1 kế toán Tài sản cố định, 1 kế toán nguyên vật liệu, 1 kế toán ngân hàng - tổng hợp, 1 kế toán thành phẩm, 1 kế toán l−ơng - bảo hiểm, 1kế toán vật t−, 1 kế toán công nợ, 1
thủ quỹ, 1 kế toán tiền mặt, phòng kế toán công ty có những nhiệm vụ rất quan trọng tiêu biểu nh−:
Tổ chức, kiểm tra, giám sát công tác ghi chép ban đầu
Kiểm tra giám sát mọi khoản thu chi trong công ty và các xí nghiệp trực thuộc.
Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án, ph−ơng án sản xuất. Lập, trình, ký, chuyển nộp và l−u trữ các báo cáo kế toán, báo cáo thuế, báo cáo thống kê định kỳ, hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... theo quy định của pháp luật.
Trên đây chúng ta đã tìm hiểm những nhiệm vụ chung của phòng kế toán - tài vụ. Bên cạnh nhiệm vụ chung đó các nhân viên kế toán còn có những nhiệm vụ riêng tuỳ theo phần hành quản lý của mình. Cụ thể là:
• Kế toán tr−ởng: có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng đắn các quy định, chế độ kế toán nhà n−ớc ban hành. Kế toán tr−ởng cũng là ng−ời cung cấp các thông tin kế toán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan đồng thời chịu trách nhiệm tr−ớc pháp luật về các số liệu đã cung cấp. Chịu trách nhiệm kế hoạch tài chính hàng năm và tổ chức phân tích hiệu quả tài chính để rút kinh nghiệm cho các năm saụ
• Phó phòng tài vụ kiêm kế toán TSLĐ và XDCB: Có trách nhiệm giải quyết những công việc khi kế toán tr−ởng đi vắng đồng thời là ng−ời thực hiện công việc hạch toán về các phần hành liên quan tới TSLĐ & XDCB.
• Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán thuế - tiêu thụ: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và các nghĩa vụ đóng thuế với nhà n−ớc và cơ quan hữu quan.
• Kế toán tổng hợp và ngân hàng: Có trách nhiệm làm báo cáo kế hoạch lập sổ cái, tổng hợp các số liệu kế toán từ các bộ phận để lập báo cáo tài chính trong công ty theo định kỳ, kế toán ngân hàng theo dõi tài khoản của công ty tại Ngân hàng thông qua giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, các uỷ nhiệm
chi, điện chuyển tiền, viết séc, lập các bảng nộp séc, mở th− tín dụng (L/C) để nhập khẩu hàng hóa, lập các chứng từ khác có liên quan...
• Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi giám sát sự biến động tăng giảm TSCĐ và tính toán khấu hao TSCĐ trong công ty theo chế độ đề xuất các biện pháp sử dụng, thanh lý cho hiệu quả sản xuất.
• Kế toán tiền l−ơng và các khoản trích theo l−ơng: Theo dõi tính toán tiền l−ơng, tiền th−ởng, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ và thanh toán cho cán bộ công nhân viên.
• Kế toán vật t−: Hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, gia công chế biến nguyên vật liệụ Kiểm tra thủ tục, chứng từ và viết các phiếu nhập kho, xuất kho vật t−, nguyên liệụ Xác định số tồn kho về số l−ợng và giá trị,đối chiếu với số liệu của thủ khọ Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh.
• Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi đầy đủ, kịp thời và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm trên các mặt hiện vật cũng nh− giá trị. Theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán tổng hợp.
• Kế toán tiền mặt: Theo dõi sự biến động tăng giảm tiền mặt có tại quỹ của doanh nghiệp, giám sát các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt. Lên báo cáo và sổ chi tiết phù hợp để tiện cho việc theo dõi đối chiếu với sổ tổng hợp.
• Thủ quỹ: Là ng−ời duy nhất trong công ty đ−ợc quản lý chìa khoá két và mở két khi cần thiết. Có trách nhiệm thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt tại quỹ của công tỵ Ngoài ra thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ kế toán và số tồn thực tế trong két.
• Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ và tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng.Theo dõi toàn bộ công tác thanh toán bao gồm thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản. Kiểm tra các chứng từ thanh toán lập các phiếu chi phiếu thụ..
Có thể khái quát về công tác tổ chức phòng kế toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu