3.2.1 Quan điểm hoμn thiện
Hiện tại, Cơng ty cĩ lập dự tốn ngân sách nh−ng các báo cáo dự tốn ngân sách nμy cịn nhiều điểm yếu nên ch−a phát huy đ−ợc vai trị vμ tác dụng của nĩ. Vì vậy, các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ đ−ợc hoμn thiện trên cơ sở kế thừa cĩ chọn lọc hệ thống báo cáo dự tốn ngân sách cũ.
Tiến hμnh hoμn thiện dự tốn ngân sách trên cơ sở huy động nguồn lực từ các cấp quản trị cho đến những nhân viên thừa hμnh cơng việc.
Hoμn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách dựa trên cơ sở phân tích các nhân tố bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Hoμn thiện hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách dựa trên quan điểm cân đối giữa lợi ích vμ chi phí.
3.2.2 Mục tiêu hoμn thiện
Đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động vμ hiệu quả quản lý của Cơng ty Dự tốn ngân sách sau khi đ−ợc hoμn thiện phải cĩ khả năng truyền đạt kế hoạch vμ mục tiêu kinh doanh của Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong Cơng ty.
Đảm bảo các nguồn lực trong Cơng ty đ−ợc phân bổ vμ điều phối một cách hợp lý.
Nâng cao chất l−ợng của việc lập dự tốn để đảm bảo các thơng tin trên báo cáo dự tốn phản ảnh đúng tiềm năng Cơng ty nhằm lμm cơ sở cho việc ra các quyết định quản trị, giúp dự đốn tr−ớc tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty, lμm tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả thực hiện cơng việc tại các bộ phận trong toμn Cơng ty.
Đảm bảo huy động đ−ợc mọi nguồn lực trong Cơng ty tham gia vμo việc xây dựng dự tốn ngân sách. Nâng cao tinh thần vμ nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự tốn đối với mỗi thμnh viên thực hiện dự tốn.
3.3 Hoμn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam. Nam.
3.3.1 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoμn thiện dự tốn ngân sách.
- Cơng tác dự tốn ngân sách phải đ−ợc thực hiện liên tục. Dự tốn ngân sách khơng phải lμ việc lμm đ−ợc thực hiện đều đặn mỗi năm một lần vμo cuối năm hiện tại mμ cơng tác dự tốn ngân sách phải đ−ợc thực hiện liên tục trong năm. Cần th−ờng xuyên theo dõi việc thực hiện dự tốn, xem xét, so sánh kết quả thực tế đạt đ−ợc với các chỉ tiêu dự tốn để cĩ những điều chỉnh kịp thời lμm cho dự tốn phản ánh đúng với tình hình thực tế hơn.
- Lập dự tốn cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự tốn ngân sách. Do dự tốn hμm chứa yếu tố khơng chắc chắn nên việc xây dựng dự tốn trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt lμ rất cần thiết để cĩ thể điều chỉnh nhanh chĩng vμ dễ dμng khi cĩ những thay đổi ngoμi dự kiến.
- Cơng tác lập dự tốn phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, khơng nĩng vội. Để cĩ những báo cáo dự tốn cĩ tính chính xác vμ thực tế cao, yêu cầu thơng tin phục vụ cho cơng tác lập dự tốn phải cĩ tính thực tế vμ phù hợp. Vì vậy, nên cho các bộ phận cĩ liên quan một khoảng thời gian cần thiết để thu thập đầy đủ các thơng tin hữu ích.
- Cơng tác lập dự tốn phải thu hút đ−ợc mọi bộ phận, mọi ng−ời cùng tham gia vμo việc lập dự tốn. Lập dự tốn khơng chỉ lμ cơng việc riêng của các cấp lãnh đạo mμ cần cĩ sự hợp tác vμ phối hợp của tất cả các bộ phận, các phịng ban để khi các chỉ tiêu dự tốn đ−ợc đ−a ra thì nĩ lμ phù hợp nhất cho từng bộ phận, từng phịng ban.
3.3.2 Hoμn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách.
Để dự tốn ngân sách ngμy cμng hoμn chỉnh vμ phù hợp với thực tế, Cơng ty cần hoμn thiện hơn quy trình lập dự tốn ngân sách. Qua nghiên cứu thực tiễn, tác giả nhận thấy quy trình dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân Bĩn Miền Nam nên đ−ợc thực hiện theo 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm các b−ớc cụ thể sau:
Giai đoạn I: Chuẩn bị dự tốn ngân sách
B−ớc 1:Xác định mục tiêu chung của toμn Cơng ty.
ở b−ớc nμy Giám đốc Cơng ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Cơng ty trong năm kế hoạch thơng qua cuộc họp với Tr−ởng các phịng ban vμ
giám đốc các đơn vị trực thuộc. Mục tiêu phải đ−ợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại Cơng ty vμ mang tính phát triển. Mục tiêu cần đ−ợc cụ thể hố thμnh các số liệu cụ thể. Ví dụ, trong năm 2008, dựa vμo năng lực thực tế của cơng ty vμ tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty trong những năm gần đây Cơng ty cĩ thể đặt ra mục tiêu lμ đạt mức lợi nhuận tăng ít nhất lμ 10% so với năm 2007.
B−ớc 2:Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra ở b−ớc 1, Ban lãnh đạo Cơng ty cần phân cơng cụ thể những cá nhân ở từng xí nghiệp, từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình.
Ngoμi ra, Ban lãnh đạo cần tiến hμnh thμnh lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách. Bộ phận nμy sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức chỉ đạo, tổng hợp, xem xét, kiểm tra toμn bộ các báo cáo dự tốn ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự tốn ngân sách phản ánh đúng tiềm năng tại Cơng ty. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách đ−ợc đặt trong Phịng Kế Tốn - Thống Kê, thuộc bộ phận Kế tốn quản trị.
B−ớc 3:Soạn thảo các mẫu biểu.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn ngân sách của toμn Cơng ty nhằm tạo sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập dự tốn trong toμn cơng ty.
B−ớc 4:Đánh giá việc chuẩn bị dự tốn
Cuối cùng, bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh rμ sốt vμ đánh giá lại việc chuẩn bị để đảm bảo rằng các báo cáo dự tốn ngân sách sẽ mang lại cho Cơng ty thơng tin hữu ích vμ chính xác nhất.
Giai đoạn II: Soạn thảo ngân sách B−ớc 1: Thu thập thơng tin
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách cần tiến hμnh thu thập, phân tích vμ xử lý các thơng tin cĩ liên quan cần thiết cho việc dự tốn ngân sách bao gồm những thơng tin bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng đến việc lập dự tốn ngân sách nh−:
- Những thơng tin bên trong cần nghiên cứu gồm: mục tiêu vμ chính sách kinh doanh của Cơng ty nh− doanh thu, lợi nhuận, thị phần, chính sách giá, chiết khấu, thanh tốn, năng lực sản xuất kinh doanh cho phép của các đơn vị. Ngoμi ra, bộ phận chuyên trách về dự tốn cịn phải chú ý đến các yếu tố khác cĩ liên quan đến sản phẩm nh−: loại sản phẩm sản xuất, ph−ơng pháp sản xuất...; nhân tố con ng−ời nh−: trình độ, số l−ợng, tinh thần trách nhiệm ; số liệu trong quá khứ của Cơng ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tiền mặt vμ khấu hao TSCĐ
- Những thơng tin bên ngoμi gồm: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế vμ tỷ giá hối đối, các quy định về mơi tr−ờng, sự khác nhau về thĩi quen sử dụng sản phẩm ở từng địa ph−ơng, các nhân tố cĩ liên quan đến khách hμng, nhμ cung cấp, các đối thủ cạnh tranh.
Bên cạnh đĩ, các cá nhân ở từng phịng ban chịu trách nhiệm về việc lập dự tốn ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thơng tin cĩ liên quan để phục vụ tốt nhất cho cơng tác soạn thảo dự tốn ngân sách ở phận mình.
Giám đốc các Xí nghiệp vμ tr−ởng các phịng ban chức năng cĩ liên quan cĩ trách nhiệm hợp tác vμ cung cấp các thơng tin thích hợp cho bộ phận lập dự tốn ngân sách.
B−ớc 2: Cung cấp biểu mẫu cho các bộ phận.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu dự tốn cho các bộ phận cĩ liên quan, cụ thể lμ cung cấp cho các cá nhân đ−ợc phân cơng chịu trách nhiệm lập dự tốn ở các bộ phận nμy. Các cá nhân nμy sẽ tiến
hμnh soạn thảo dự tốn ngân sách cho bộ phận mình vμ gửi về cho bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sau khi hoμn thμnh.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh kiểm tra, điều chỉnh(nếu cần thiết) vμ tổng hợp tất cả các báo cáo dự tốn lại để hoμn thμnh các báo cáo dự tốn ngân sách cho toμn Cơng ty.
B−ớc 3: Xét duyệt dự tốn ngân sách
Sau khi hoμn thμnh các báo cáo dự tốn ngân sách, Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Cơng ty xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách trong cuộc họp về dự tốn ngân sách với sự tham gia đầy đủ của giám đốc các Xí nghiệp, tr−ởng các phịng ban liên quan. Sau khi bản thảo dự tốn ngân sách đ−ợc duyệt nĩ sẽ trở thμnh dự tốn ngân sách chính thức của Cơng ty vμ sẽ đ−ợc cơng bố toμn Cơng ty để các Xí nghiệp, Phịng ban theo đĩ mμ tổ chức thực hiện.
Giai đoạn 3: Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự tốn cần phải theo dõi, so sánh vμ phân tích th−ờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đ−ợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự tốn. Sau đĩ, tiến hμnh xem xét vμ
điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự tốn ngân sách để lμm căn cứ lập dự tốn ngân sách ở các kỳ tiếp theo.
3.3.3 Hoμn thiện mơ hình dự tốn ngân sách.
Để các báo cáo dự tốn ngân sách phản ảnh đúng tiềm lực của Cơng ty nh−ng khơng mất quá nhiều thời gian vμ chi phí, Cơng ty nên áp dụng mơ hình truyền thơng tin từ cấp d−ới lên. Theo mơ hình nμy, thơng tin về các chỉ tiêu dự tốn sẽ bắt đầu từ các Xí nghiệp vμ các phịng ban cụ thể nh− sau:
Các Xí nghiệp phải tự đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy mĩc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất tối đa để lập dự tốn sản xuất vμ dự tốn các chi phí phát sinh tại đơn vị vμ trình lên các Phịng ban chức năng tại Cơng ty. Các Phịng ban chức năng sẽ xem xét, gĩp ý vμ gửi trở lại cho các Xí nghiệp để sửa đổi, bổ sung (nếu cần thiết). Các báo cáo dự tốn của các Xí nghiệp sau khi sửa đổi, bổ sung sẽ đ−ợc các phịng ban chức năng chuyển lên bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách xem xét
Phịng Kinh Doanh cĩ trách nhiệm lập dự tốn tiêu thụ, dự tốn tiêu thụ sau khi hoμn chỉnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách để xem xét.
Phịng Sản Xuất cĩ trách nhiệm phối hợp với các Xí nghiệp để lập Dự tốn Sản Xuất. Dự tốn sản xuất sau khi hoμn thμnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách xem xét.
Phịng Kế Tốn – Thống Kê sẽ kết hợp với Phịng Kinh Doanh, Phịng Tổng Hợp, Phịng Sản Xuất vμ các Xí nghiệp để lập các báo các dự tốn cịn lại nh−: Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn chi phí sản xuất chung, Dự tốn giá thμnh sản phẩm, Dự tốn thμnh phẩm tồn kho, Dự tốn đầu t− vμ xây dựng, Dự tốn chi phí bán hμng, Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự tốn tiền. Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự tốn bảng cân đối kế tốn. Tất cả các dự tốn sau khi hoμn thμnh sẽ đ−ợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách xét duyệt.
Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ tiến hμnh kiểm tra, xem xét vμ yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết). Các báo cáo dự tốn ngân sách sau khi đ−ợc bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách chấp nhận sẽ đ−ợc bộ phận nμy trình bμy trong một cuộc họp để báo cáo về dự tốn ngân sách với thμnh phần tham dự lμ Ban giám đốc Cơng ty, Tr−ởng các phịng ban chức năng vμ cá nhân ở các phịng ban trực tiếp tham gia vμo việc lập dự tốn ngân sách, giám đốc các Xí nghiệp.
Báo cáo dự tốn ngân sách đ−ợc thơng qua sẽ trở thμnh dự tốn ngân sách chính thức trong Cơng ty. Nếu báo cáo dự tốn cịn những v−ớng mắc sẽ đ−ợc đ−a ra phân tích bμn luận để cĩ đ−ợc sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Bộ phận chuyên trách về dự tốn ngân sách sẽ phối hợp với các phịng ban chức năng để tiến hμnh điều chỉnh dự tốn ngân sách theo những kết quả đã đ−ợc thống nhất trong cuộc họp. Dự tốn ngân sách sau khi điều chỉnh sẽ đ−ợc trình lại cho Ban Giám Đốc.
3.3.4 Hệ thống các báo cáo dự tốn ngân sách.
Hệ thống dự tốn ngân sách mới bao gồm các báo cáo dự tốn ngân sách sau đây:
- Dự tốn tiêu thụ
- Dự tốn thu tiền
- Dự tốn sản xuất
- Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Dự tốn giá thμnh sản phẩm
- Dự tốn hμng tồn kho
- Dự tốn đầu t− vμ xây dựng
- Dự tốn chi phí bán hμng, chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự tốn tiền
- Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Dự tốn bảng cân đối kế tốn
Mối quan hệ giữa các báo cáo dự tốn ngân sách:
3.3.5 Kỳ dự tốn ngân sách.
Hiện nay, Cơng ty lập dự tốn mỗi năm một lần. Số liệu thể hiện trên các báo cáo dự tốn đều lμ số liệu tổng hợp cho cả năm tμi chính nên rất ngắn gọn vμ
dễ nhìn. Tuy nhiên, tình hình sản xuất kinh doanh ở Cơng ty tại từng thời điểm th−ờng khơng giống nhau nên những số liệu tổng hợp nμy th−ờng khơng phản ánh tình hình thực tế của Cơng ty tại từng thời điểm hay từng khoảng thời gian ngắn. Để báo cáo dự tốn ngân sách sát với thực tế hơn, Cơng ty nên chia nhỏ kỳ dự tốn ngân sách. Dựa vμo đặc điểm của ngμnh Phân Bĩn lμ hoạt động kinh doanh sẽ tăng giảm theo mùa vụ nên dự tốn ngân sách nên lập chi tiết cho từng quý vμ sau đĩ tổng hợp dự tốn ngân sách các quý lại thμnh dự tốn ngân sách năm. Ngoμi ra, dự tốn ngân sách quý vμ dự tốn ngân sách năm của Cơng ty sẽ th−ờng xuyên đ−ợc điều chỉnh cho phù hợp hơn với tình hình thực tế.
Dự tốn CP BH &QLDN Dự tốn tiêu thụ Dự tốn sản xuất Dự tốn HTK Dự tốn CPNCTT Dự tốn CP SXC Dự tốn thu tiền Dự tốn báo cáo KQKD Dự tốn Bảng CĐKT Dự tốn tiền mặt Dự tốn giá thμnh Dự tốn CP NVLTT Dự tốn ĐT vμ XD
3.3.6 Hoμn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách.
Dự tốn ngân sách lμ một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo dự tốn nh−: Dự tốn tiêu thụ, Dự tốn sản xuất; Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp; Dự tốn chi phí sản xuất chung; Dự tốn giá thμnh; Dự tốn thμnh phẩm tồn kho; Dự tốn đầu t− vμ xây dựng; Dự tốn chi phí bán hμng; Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp; Dự tốn tiền; Dự tốn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Dự tốn bảng cân đối kế tốn. Nếu đ−ợc xây dựng một cách hợp lý vμ khoa học thì dự tốn ngân sách sẽ lμ một cơng cụ đa chức