toán hợp lý.
Việc lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại – du lịch là một trong những yêu cầu cơ bản của tổ chức công tác kế toán. Hiện nay có nhiều hình thức tổ chức kế toán đã và đang vận dụng ở các doanh nghiệp nước ta như : hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung ; hình thức tổ chức kế toán phân tán
và hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mỗi hình thức có những ưu , nhược điểm riêng phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của từng doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm của ngành thương mại – du lịch là địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc ở xa đơn vị chính với qui mô lớn, nên vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hợp lý và phù hợp với đặc điểm của ngành. Theo hình thức này ở đơn vị chính tổ chức phòng kế toán , còn các đơn vị phụ thuộc có điều kiện và ở xa đơn vị chính có thể tổ chức kế toán riêng, các đơn vị ở gần đơn vị chính và chưa có điều kiện có thể thực hiện kế toán báo sổ(không có tổ chức kế toán riêng).
Phòng kế toán của đơn vị chính có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bộ phận văn phòng doanh nghiệp, tổng hợp các số liệu kế toán ở các đơn vị có tổ chức kế toán riêng, thu nhận chứng từ của các đơn vị kế toán báo sổ gửi lên để kiểm tra và ghi sổ tổng hợp, tổng hợp báo cáo kế toán toàn đơn vị. Các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng có nhiệm vụ chủ yếu là hạch toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trực tiếp ở đơn vị, thu thập , kiểm tra và chuyển các chứng từ không được phân cấp hạch toán về đơn vị chính theo đúng định kỳ. Lập các báo cáo kế toán nội bộ đơn vị trực thuộc.
Các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng có nhiệm vụ chủ yếu là thu nhận chứng từ, kiểm tra, phân loại chứng từ và gửi các chứng từ về đơn vị chính theo đúng định kỳ.
Theo kiểu tổ chức kế toán này có ưu điểm là phù hợp với doanh nghiệp thương mại – du lịch có nhiều đơn vị cơ sở phân tán trên địa bàn rộng, vừa tạo điều kiện năng động cho đơn vị cơ sở, vì đơn vị cơ sở được độc lập tự chủ trong phạm vi phân cấp quản lý về tài chính cho phép. Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán này vừa tạo cho việc tăng cường kiểm tra nội bộ, vừa tạo điều kiện cho việc tổ chức thông tin kịp thời và phù hợp với điều kiện tổ chức vận dụng mạng máy vi tính phục vụ công tác kế toán.
Sơ đồ phân cấp giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc được tóm tắt như sau:
Đơn vị chính Đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng - Hướng dẫn , kiểm tra
về nghiệp vụ đối với các đơn vị phụ thuộc. - Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bộ phận văn phòng và ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng. - Tổng hợp số liệu , tài liệu ở các đơn vị có tổ chức kế toán riêng để lập báo cáo tài chính kế toán toàn đơn vị.
- Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp. - Lập chứng từ , kiểm tra chứng từ đối với các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được phân cấp hạch toán để chuyển về phòng kế toán đơn vị chính.
- Lập các báo cáo kế toán nội bộ của đơn vị.
- Thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để chuyển về phòng kế toán theo đúng định kỳ. - Có thể ghi chép một số sổ chi tiết được phân công hạch toán.
Khi áp dụng hình thức tổ chức kế toán theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán thì cần phải xây dựng bộ máy kế toán phù hợp, nhằm đảm bảo cho việc ghi chép kế toán được thuận lợi và tránh trùng lắp. Bộ máy kế toán phù hợp với hình hức này có thể được tổ chức như sau:
Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng: Người làm kế toán trưởng có vai trò, chức năng
nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, tài chính , kế toán tại doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp như việc hướng dẫn, kiểm tra tình hình chấp hành chế độ, thể lệ về tài chính kế toán ở doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tổ chức , điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp. Tất cả các bộ phận trong phòng kế toán đơn vị chính và cả nhân viên kế toán các đơn vị phụ thuộc đều chịu sự lãnh đạo của kế toán trưởng.
Với vai trò đặc biệt quan trọng của Kế toán trưởng trong doanh nghiệp, cho nên việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào
việc bố trí bổ nhiệm chức vụ kế toán trưởng. Việc tuyển chọn, bố trí chức vụ kế toán trưởng càng có ý nghĩa quan trọng trong công tác hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp, vì con người là nhân tố quyết định thành bại của mọi tổ chức. Vì vậy, muốn tổ chức tốt bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán thì cần phải tuyển chọn được một đội ngũ làm kế toán giỏi, có trình độ chuyên môn phù hợp với ngành nghề, và đặc biệt người làm kế toán trưởng phải có đủ những tiêu chuẩn sau:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật.
+ Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên.
+ Có quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ kế toán.
+ Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên; và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp.
+ Phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng.
+ Phải có kiến thức nhất định về quản lý kinh tế, chính sách pháp luật của Nhà nước, và các ngành khoa học khác nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán.
- 01 phó phòng phụ trách phần kế toán tổng hợp.
- Bộ phận kế toán văn phòng và các phần hành khác có nhiệm vụ thực hiện việc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ chủ yếu là tổng hợp các số liệu, tài liệu của đơn vị phụ thuộc gửi lên để lập các báo kế toán toàn đơn vị, đồng thời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán ở đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng khi các tổ chức này gửi chứng từ về phòng kế toán.
- Kế toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng có nhiệm vụ lập chứng từ, kiểm tra chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp ở đơn vị để chuyển về phòng kế toán đơn vị chính theo đúng thời hạn.
- Kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng phải được xây dựng theo các bộ phận cụ thể sau:
tăng giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và tình hình biến động của các loại hàng hoá, công cụ, dụng cụ.
+ Bộ phận kế toán bán hàng, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ chủ yếu là hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các loại vốn bằng tiền như : tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền thanh toán với công nhân viên, thanh toán nội bộ đơn vị.
+ Bộ phận kế toán thanh toán có nhiệm vụ chủ yếu là hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các loại công nợ phải thu , nợ phải trả của khách hàng, tình hình tạm ứng mua hàng hoá.
4./ Lựa chọn hình thức kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán trong các doanh nghiệp thương mại du lịch.
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ kế toán, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết, phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định.
Việc lựa chọn hình thức kế toán hay tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ quản lý của doanh nghiệp là vấn đề quan trọng. Hiện nay, trong các doanh nghiệp thương mại du lịch thường sử dụng các hình thức kế toán sau:
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ. + Hình thức kế toán nhật ký chung.
Mỗi hình thức kế toán đều có hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, ghi chép, xử lý và hệ thống hoá số liệu thông tin cung cấp cho việc lập báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Trình tự ghi sổ kế toán theo từng hình thức kế toán có thể khái quát như sau:
1. Kiển tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; 2. Ghi sổ kế toán chi tiết;
3. Ghi sổ kế toán tổng hợp; 4. Kiểm tra đối chiếu số liệu, 5. Tổng hợp số liệu;
6. Tổng hợp các số liệu , tài liệu để lập báo cáo kế toán tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu, nhược điểm và phạm vi thích hợp. Do vậy, đối với doanh nghiệp thương mại du lịch có qui mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung là khoa học và hợp lý nhất.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển từ sổ nhật ký chung sang sổ cái. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên như: bán hàng, thu ,chi tiền mặt, nghiệp vụ mua hàng ...vv.., các nghiệp vụ này sẽ được phản ánh vào các sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái.
* Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây:
- Sổ nhật ký chung. - Sổ Cái.
- Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết (sổ phụ).
* Sổ nhật ký chung (còn gọi là nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ Cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Sổ nhật ký đặc biệt (còn được gọi là Nhật ký chuyên dùng) được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ nhiều cột) sau đó, định kỳ hoặc cuối tháng, tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái. Các doanh nghiệp thường sử dụng sổ này để phản ảnh nhật ký bán hàng hằng ngày.
Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như tài sản cố định, vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất... người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại
phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ kế toán phân loại chung.
5/. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán là tài liệu quan trọng, thể hiện mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu mà nó phản ánh. Có thể nói hệ thống báo cáo kế toán là sản phẩm hoàn chỉnh của công tác kế toán. Do đó, để cho kế toán thực sự là công cụ quản lý kinh tế hữu ích, hỗ trợ cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thì hệ thống báo cáo kế toán phải được xác lập một cách khoa học dựa trên tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và tuân thủ các nguyên tắc chuẩn mực kế toán. Để thực hiện được yêu cầu đó, báo cáo kế toán phải chia thành các loại báo cáo sau:
- Loại báo cáo kế toán quản trị: là loại báo cáo kế toán hướng dẫn, báo cáo này nhằm mục đích phục vụ nhu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo trong nội bộ doanh nghiệp. Theo luật kế toán Việt Nam thì kế toán quản trị là việc thu thập xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế , tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Như vậy , báo cáo kế toán quản trị là phương pháp trình bày và cung cấp thông tin kinh tế theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp thương mại du lịch báo cáo kế toán quản trị phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Cung cấp thông tin một cách cụ thể, chi tiết về doanh thu, kế quả hoạt động kinh doanh theo theo từng mãng hoạt động kinh doanh như : hoạt động kinh doanh hàng hóa, kinh doanh ăn uống, kinh doanh dịch vụ. Nên thiết kế mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như sau:
ĐVT: 1.000đ Kỳ trước Kỳ này
Tốc độ phát triển so kỳ
trước( %) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH
Tháng,,,,quí…năm…..
A B B/A
I./ Tổng doanh thu :(1+2+3)
1./ Doanh thu kinh doanh hàng hóa TĐ : + Doanh thu xuất khẩu
+ Doanh thu nội địa
2./ Doanh thu hoạt động nhà hàng(ăn uống)
TĐ : + Doanh thu hàng tự chế + Doanh thu hàng chuyển bán + Doanh thu dịch vụ khác 3./ Doanh thu dịch vụ TĐ : + Dịch vụ du lịch + Dịch vụ vận chuyển du lịch + Dịch vụ khách sạn II./ Lãi gộp:(1+2+3) Tỷ lệ lãi gộp (%)
1./ Lãi gộp kinh doanh hàng hóa Tỷ lệ lãi gộp hàng hóa
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng,,,,quí…năm…..