chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Theo điều 17 luật kế toán Việt Nam, nội dung chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây
b./Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c./Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; d./Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; đ./Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e./Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền bằng số và bằng chữ;
f./Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định như chứng từ thông thường của Luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng vi tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Những quy định về lập chứng từ kế toán:
1.Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2.Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
3.Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
4.Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
1.Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
2.Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
3.Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Đề xuất bổ sung chứng từ khoán chi phí: Cty chính thường quản lý chi phí các đơn vị trực thuộc như: Điện thoại, điện, nước , chi phí dich vụ mua ngoài……v..v..bằng hình thức khoán định mức các chi phí này. Nhưng khi các nhân viên thực hiện thấp hơn định mức khoán thì chưa có qui định chứng từ để chi khoản chênh lệch phí thấp hơn định mức để khuyến khích tiết kiệm chi phí, trường hợp này phải sử dụng bảng kê như sau:
Bảng kê chi phí thấp hơn định mức - Ngày …tháng…. Năm …..
- Căn cứ quy chế khoán định mức chi phí số …
Nội dung chi phí Định mức được duyệt Thực hiện (có hoá đơn) Chênh lệch thấp hơn định mức - Điện 500.000đ 400.000đ 100.000đ - Điện thoại 600.000đ 550.000đ 50.000đ
Tổng cộng tiền chi do tiết kiệm: 150.000đ Lập biểu Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị Chứng từ đầu ra là hóa đơn tài chính, nên sử dụng hóa đơn tự in (có đăng ký sử dụng với ngành thuế) được thiết kế chứa thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị như sau:
- Đối với hoạt động du lịch:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1(lưu)
Ngày …..tháng …. Năm.200.. Đơn vị bán hàng:………
Địa chỉ:…………. Số tài khoản:…….. Điện thoại :…………. MS:
………. Họ tên người mua hàng:…………..
Tên đơn vị:………. Quốc tịch:
Địa chỉ:……….. Khách đến lần thứ: Hình thức thanh toán:TM………CK……… MS:………
Số tài khoản:………….. số ngày khách:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1× 2
Cộng tiền hàng: ……….. Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: ……… Tổng cộng tiền thanh toán: ……… Số tiền viết bằng chữ :………..
- Đối với hoạt động kinh doanh ăn uống( nhà hàng): HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1(lưu)
Ngày …..tháng …. Năm.200.. Đơn vị bán hàng:………
Điện thoại :…………. MS:
………. Họ tên người mua hàng:…………..
Tên đơn vị:………. Địa chỉ:……….. Hình thức thanh toán:TM………CK……… MS:……… Số tài khoản:…………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1× 2 Doanh thu hàng tự chế Doanh thu hàng chuyển bán Doanh thu dịch vụ khác Cộng tiền hàng: ……….. Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: ……… Tổng cộng tiền thanh toán: ……… Số tiền viết bằng chữ :………..
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1(lưu)
Ngày …..tháng …. Năm.200.. Đơn vị bán hàng:………
Địa chỉ:…………. Số tài khoản:…….. Điện thoại :…………. MS:
………. Họ tên người mua hàng:…………..
Tên đơn vị:……….
Địa chỉ:……….. Bán xuất khẩu: Hình thức thanh toán:TM………CK……… MS:………
Số tài khoản:………….. Thị trường:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1× 2
Cộng tiền hàng: ……….. Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: ……… Tổng cộng tiền thanh toán: ……… Số tiền viết bằng chữ :………..
Hoàn thiện hệ thống chứng từ và chế độ ghi chép ban đầu bao gồm những nội dung sau:
Thứ nhất, những chứng từ mang tính bắt buộc ( chứng từ luật định) là các chứng từ kế toán phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân. Đối với loại chứng từ này ngoài việc phải đảm bảo những nội dung theo quy định của Luật kế toán yêu cầu, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm những nội dung phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những nội dung đáp ứng nhu cầu kế toán quản trị doanh nghiệp.
Thứ hai, đối với những nghiệp vụ phát sinh trong nội bội doanh nghiệp, cần qui định riêng hệ thống chứng từ nội bộ, qui định nơi lập chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ, qui trình luân chuyển chứng từ phải được xác định rõ ràng, hợp lý từng khâu mà chứng từ đi qua, ghi sổ đến khâu lưu trữ chứng từ.
Thứ ba, qui định những chứng từ liên hợp, đa tác dụng để giảm bớt số
lượng chứng từ.
Các bước thực hiện luân chuyển chứng từ: - Đối với chứng từ đầu vào:
+ Bước 1: Nơi phát sinh chứng từ như : bộ phận cung ứng hàng hóa, tiếp phẩm, các chi phí dịch vụ mua ngoài của bộ phận văn phòng Cty….. tập hợp đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ , hợp pháp; sau đó phân loại chứng từ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập bảng đề nghị thanh toán, nội dung bảng đề nghị thanh toán như sau:
Cty ……….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………,ngày… tháng….năm 200 BẢNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gởi: -……… - ……….………
Họ và tên (người đề nghị thanh toán):……… Bộ phận công tác:……….. Đề nghị Ban Giám đốc Công ty cho thanh toán số tiền :………. Bằng chữ:………. Nội dung thanh toán:……… Chứng từ gốc kèm theo: ……….. Kính chuyển đến lãnh đạo Cty xem xét giải quyết cho tôi thanh toán số tiền trên.
Phụ trách bộ phận Người đề nghị thanh toán
Kế toán trưởng Duyệt của lãnh đạo Cty
+Bước 2: Chuyển bảng đề nghị thanh toán (có kèm các hóa đơn chứng từ gốc) đến kế toán trưởng xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ,hợp pháp.Nếu không phù hợp, từ chối thanh toán và trả về bước 1 để lập lại hồ sơ.
Nếu hồ sơ phù hợp kế toán trưởng ký vào, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chuyển đến lãnh đạo đơn vị ký duyệt chi.
+ Bước 3: Sau khi chứng từ có đủ các chữ ký của người có thẩm quyền được chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán chi theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành ghi sổ kế toán, kê khai thuế đầu vào và lưu chứng từ theo qui định.
- Đối với chứng từ đầu ra(hóa đơn bán hàng) :
+ Bước 1: Ghi chép đầy đủ các nội dung trên hóa đơn bán hàng 03 liên, liên 1 lưu tại đơn vị bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 gửi về Cty làm chứng từ thanh toán.
+ Bước 2: lập báo cáo bán hàng, kê khai thuế đầu ra, ghi sổ các báo cáo kế toán quản trị để tránh việc truy suất nhiều lần trên cùng một chứng từ và lưu chứng từ theo qui định.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán trong bộ máy kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tránh trùng lắp là một trong những yêu cầu rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Trên thực tế không có một kế hoạch luân chuyển chứng từ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của mình để xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Kế hoạch luân chuyển chứng từ phải xác định rõ từng khâu, từng bộ phận kế toán cụ thể mà chứng từ phải đi qua đối với từng loại chứng từ phản ánh nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặt khác , phải qui định rõ từng bộ