3. Vai trò của kế toán trong quản lý kinh doanh và những căn cứ nhiệm vụ cơ bản của tổ
4.8. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện, kỹ thuật tính tốn, ghi chép và xử lý thơng tin nhằm đáp ứng nhu cầu thơng tin nhanh chĩng, kịp thời và chính xác để từng bước hiện đại hoá, nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn là vấn đề các nhà quản trị doanh nghiệp luơn quan tâm, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay.
Cùng với sự phát triển nhanh của khoa học kỹ thuật, nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thơng tin nhanh nhạy để cĩ những quyết định kịp thời, phù hợp. Nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy ưu điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, hiệu quả của việc ứng dụng vào cơng tác kế tốn chưa cao, nhiều khi mới là hình thức. Cĩ nhiều nguyên nhân đưa đến việc ứng dụng tin học kém hiệu quả, một trong những nguyên nhân chủ yếu là vấn đề tổ chức lại cơng tác kế tốn thủ cơng để chuyển sang ứng dụng máy vi tính. Để thực hiện được việc chuyển đổi này, cần tổ chức các nội dung sau :
- Tổ chức khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mơ của doanh nghiệp và khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
- Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu về kế tốn và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện nay, việc tổ chức đào tạo lại đội ngũ cán bộ kế tốn là hết sức quan trọng, cần cĩ sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo doanh nghiệp . Việc đào tạo khơng chỉ bĩ hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên mơn mà cả ở trình độ hiểu biết và sử dụng các loại phương tiện, kỹ thuật tính tốn, xử lý thơng tin khác nhau để đáp ứng yêu cầu quản lý mới. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế tốn cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung cơng việc và khả năng trình độ của cán bộ kế tốn.
- Tổ chức việc nhập dữ liệu
Để cĩ thể thực hiện việc xử lý thơng tin trên máy vi tính, tổ chức việc nhập dữ liệu địi hỏi phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp và thực hiện nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến từng nội dung cơng tác kế tốn như phân hệ hàng hố, vật tư, phân hệ tiền lương, phân hệ tài sản cố định....
- Xây dựng hệ thống mã hĩa các đối tượng quản lý, mã hĩa và quy định nội dung phản ánh của từng mã tài khoản.
- Xây dựng hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết với kết cấu đơn giản, ít cột nhiều dịng phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in trên máy. Khi chuyển sang xử lý cơng tác kế tốn trên máy vi tính thì hình thức sổ kế tốn thích hợp là hình thức sổ nhật ký chung hoặc hình thức chứng từ ghi sổ.
- Tổ chức thực hiện chương trình trên máy.
Phải thực hiện các bước thử nghiệm trước khi đưa vào sử dụng. Trong thời gian đầu nên vận hành theo kiểu song song nhằm phát hiện những sai lệch giữa phương pháp thủ cơng và ứng dụng chương trình để kịp thời chỉnh sửa.
Kết quả của việc thực hiện chương trình trên máy là việc in ra các báo biểu theo yêu quản lý của doanh nghiệp.
Thực hiện từng bước hiện đại hố cơng tác kế tốn, tiến tới xử lý hồn tồn cơng tác kế tốn trên máy tính đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống khơng chỉ ở các bộ phận kế tốn mà ở cả các bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp là yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện hiện nay, nhằm đáp ứng nhu cầu thơng tin một cách chính xác, khách quan và kịp thời. Để đáp ứng được yêu cầu đặt ra cần phải thực hiện tốt các nội dung nêu trên, trong đĩ phải đặc biệt coi trọng nội dung đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ kế tốn về sự hiểu biết và sử dụng máy vi tính kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, các trung tâm máy tính để thiết kế lập trình cho phù hợp với đặc điểm tình hình của doanh nghiệp.
Chương II :Thực trạng về tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp thương mại – du lịch trên địa bàn Tiền
Giang.