Công ty nên nhập đầy đủ NVL cần dùng cho các nhà máy khác nhau tại kho nhà máy đó, để có thể cung cấp NVL kịp thời cho quá trình sản xuất mà không phải vận chuyển từ nhà máy chính sang các nhà máy khác khi sử dụng. Đồng thời các kế toán nhà mảy vẫn phải quản lí chặt chẽ đối với quá trình ghi chép ban đầu. Giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển NVL trong khi sản xuất. Kế toán nên quy ước lại cách đánh số thứ tự trên các Chứng từ gốc như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…, nên gắn thêm “năm và tháng”.
đó là “ PN/PX/[tháng][năm][số thứ tự của lượt hàng nhập- xuất]
ví dụ: PN120801 là phiếu nhập kho đầu tiên trong tháng 12 năm 2008
Với cách ghi chép này dễ nhớ đối với việc quản lý và kê khai, quyết toán thuế. Đồng thời xem xét tính chất của các loại NVL, xem NVL nào có thể cùng bảo quản một kho, loại nào cần được tách riêng một kho, vừa tránh khỏi sự ảnh hưởng tác động của các NVL với nhau.
Công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm NVL vì doanh nghiệp sử dụng khá nhiều loai NVL bởi vậy trên cơ sở phân loại NVL và để tránh nhầm lẫn, thiếu sót. Công ty có thể mã hóa NVL theo quy tắc:
152/mã loại/mã kho/mã tên NVL
Đây là cơ sở tập hợp toàn bộ số vật tư đã sử dụng của doanh nghiệp. Mã vật tư phải được quy định thống nhất. Phân loại này giúp doanh nghiệp quản lí NVL một cách chặt chẽ và thuận tiện hơn.
Biểu mẫu 3-1:
Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
HỆ THỐNG DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Kí hiệu Tên,quy cách, nhãn
hiệu…của NVL
Đơn vị
tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1521 NVL chính 1521-K1LSK Lát sắn khô Kg … … 1521-K1BSA Bột sắn ẩm Kg … … …. …… ….. ….. …. ….. 1522 NVL phụ 1522-K1ESC Enzime SC Kg … …. 1522-K1ELP Enzime LP Kg …. …. ………… …….. ……… ……… ……. 1523 Nhiên liệu 1523-K1TĐ5 Than đốt 5 Kg … …. 1523-K1TĐ3 Than đốt 3 Kg … … 1523-K1THT Than hoạt tính Kg … … 1523-K1X Xăng lít …. …. …………. ………. ……….. ….. ….. ……