Để quản lý tốt NVL, định kỳ hoặc đột xuất mà doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê kho NVL để xác định tồn kho của từng danh điểm. Từ đó làm cơ sở đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định NVL thừa thiếu:
Với trường hợp kết quả kiểm kê phát hiện thiếu NVL, căn cứ vào Biên bản kiểm kê xác định giá trị NVL mất mát, hao hụt:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152 – Giá thực tế NVL thiếu.
• Căn cứ vào Biên bản xử lý về giá trị NVL hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 11, 112, 334, 338 – Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 632 – Chênh lệch đánh giá lại phần hao hụt Có TK 1381- tài sản thiếu chờ xử lý.
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
(1) Kết chuyển NVL đi đường và (5) Kết chuyển NVL đi đường và
tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ
TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 (2) Giá trị thực tế NVL mua vào (4)Trả NVL cho người bán hoặc trả CKTM
trong kỳ giảm giá hàng mua được hưởng TK 133 TK 133
TK 411, 711
TK 621, 627, 641, 642 (3) Các trường hợp tăng NVL khác (6) Giá trị NVL đã sử dụng trong kỳ
thuộc loại phân bổ 1 lần
TK 142, 242
(7)Giá trị NVL xuất (8) Phân bổ dùng thuộc loại vào chi phí ở phân bổ 50% và các kỳ sau nhiều lần
Với trường hợp kết quả kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách kế toán, kế toán xác định nguồn gốc của số NVL này để có biện pháp xử lý:
Nợ TK 152:
Có TK 711 – NVL thừa xác định là của DN Có TK 3381 – NVL thừa do phía nhà cung cấp.
• Nếu DN trả lại nhà cung cấp, kế toán ghi đơn: Nợ TK 002 • Và khi trả lại:
Nợ TK 3381 Có TK 152
Đồng thời ghi Có TK 002
• Nếu đơn vị mua nốt số thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 3381
Có TK 331, 111, 112