II. Thực trạng phát triển dịch vụ chuyển phát nhanh của VPT.
5. Tổ chức phát triển thị trường dịch vụ chuyển phát nhanh.
Quy trình kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh bao gồm các khâu chính sau:
Tổ chức khai thác, chia, chọn, phân tuyến, kiểm soát thư, bưu phẩm bưu kiện, vận chuyển và phát thư, bưu phẩm,bưu kiện. các khâu này phải được phối hợp nhịp nhàng, thông suốt tạo thành hệ thống phân phối hoàn chỉnh.
* Đối với khâu khai thác gồm có khâu khai thác bưu gửi theo chiều đi và khai thác theo chiều đến:
Quy trình khai thác, chia, chọn và phân loại bưu gửi chiều đi.
Trước tiên là hướng dẫn khách hàng hoàn thiền các thủ tục trên vỏ phiếu gửi, giấy tờ kèm theo trong quá trình vận chuyển, đối với bưu phẩm quốc tế cần phải hoàn thiện tờ khai hải quan đối với vật phẩm, hàng hoá. Sau đó nhân viên giao dịch kiểm tra lại thông tin ghi trên phiếu gửi, vỏ bọc để phát hiện đúng sai. Cân bưu gửi, tính cước theo từng loại dịch vụ, hoàn thiện mọi thủ tục trên phiếu gửi, vỏ bưu phẩm. vào bảng kê chi tiết hoặc giao sang bộ phận khai thác, điền thông tin nhận vào sổ nhận bưu phẩm, bưu kiện. phân loại bưu gửi trong tuyến VPT hoặc kết nối qua các hãng chuyển phát nhanh
khác. Phân chia bưu gửi theo tuyến, loại dịch vụ, đối chiếu số hiệu trên bảng kê với hiện vật để xác định thừa thiếu tránh bỏ sót bưu gửi không khai thác. Đóng túi gói theo hành trình đường thư, cân đối số lượng theo từng túi gói và ghi khối lượng trên nhãn cổ tải, vào bảng kê tổng của chuyến thư. Lập phiếu giao nhận, vào sổ theo dõi chuyến thư đi tại bưu cục, vào sổ xuất bưu phẩm, bưu kiện tại bưu cục. Sau đó bưu gửi được tập kết về các trung tâm khai thác, chia chọn khu vực theo phạm vi các bưu cục ở các tỉnh, thành phố, sau đó bưu gửi chuyển phát nhanh sẽ được chuyển thẳng tới các bưu cục tỉnh, thành phố hay chuyển tiếp tới các trung tâm phân phối khu vực của VPT. Kết thúc công việc chia chọn theo chiều đi.
Quy trình khai thác, chia, chọn và phân loại bưu gửi chiều đến.
Nhân viên tiếp nhận bưu gửi từ các nơi chuyển đến phải kiểm soát mở túi gói thư, đối soát số lượng, chất lượng của túi gói, bưu gửi, sau đó phân loại, sắp xếp, chia bưu gửi theo tuyến phát và thực hiện giao bưu gửi tới tay người nhận, khi phát bưu gửi nhân viên phát bưu gửi phảivào sổ phát bưu gửi hoặc bảng kê chi tiết, giao lại kiểm soát viên hoặc tổ trưởng những bưu gửi không phát được, lưu phiếu phát theo ngày gửi để xử lý khi có khiếu nại. Mạng lưới trung tâm khai thác của VPT chia thành 4 trung tâm: Khu vực1 (Hà Nội), khu vực 2 (Đà Nẵng), khu vực 3 (Hồ Chí Minh), khu vực 4 (Cần Thơ). với 64 tỉnh thành. Những thành phố lớn như Hà Nội, Thành Phố Hồ Chí Minh, mỗi quận VPT mở một bưu cục do có nhiều khách hàng và có nhiều bưu gửi phát.
Việc tổ chức khai được thực hiện theo nguyên tắc mỗi bộ phận khu vực chia bưu gửi thành 4 loại: loại 1 phát trực tiếp, 1 đi nội tỉnh, một loại đi máy bay và một loại đi nước ngoài.
Có 3 hình thức vận chuyển bưu gửi:
Vận chuyển bằng ô tô của Công Ty: hình thức này được sử dụng phổ biến với cước phí vận chuyển thấp, có tính chủ đông cao.
Vận chuyển bằng đường hàng không: vận chuyển bằng phương tiện này tiết kiệm được thời gian, bưu gửi được chuyển đi nhanh chóng nhưng cước phí lại rất cao, cách vận chuyển này thường được thực hiện với các bưu gửi quốc tế và một số tyuến trong nước có cự ly tương đối xa như vận chuyển bưu gửi chuyển phát nhanh Bắc – Nam, các trung tâm đầu mối chính thuận tiện cảng hàng không như: Đà Nẵng, Nha Trang, Thành Phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Việc vận chuyển hàng không trong nước độc quyền bởi Việt Nam Airline, do vậy với hình thức vận chuyển này VPT hoàn toàn bị động.
Vận chuyển bằng đường sắt: vận chuyển bằng cách này thời gian chậm hơn nhưng chi phí thấp, do vậy khi lựa chọn phương tiện này phải cân nhắc trước thời gian gian cho bưu gửi chuyển phát nhanh mặc dù đường truyền tương đối ổn định, cước phí thấp. Trong trường hợp cự ly tương đối xa, không vận chuyển bằng đường hàng không và đường bộ, nếu thuận tiện gần ga, đường sắt thì việc lựa chọn cách vận chuyển này là hợp lý.
VPT vận chuyển bưu gửi chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế:
Đường vận chuyển trong nước:
Theo đường hàng không: để thực hiện việc vận chuyển bưu gửi chuyển phát nhanh VPT đã ký hợp đồng với hãng hàng không ViệtNamAirline với 9 tuyến hoạt động theo đường bay nội địa, thực hiện vận chuyển bưu gửi đi và đến, trong đó có tuyến Hà Nội – Thành Phố Hồ Chí Minh và ngược lại có khối lượng bưu gửi lớn nhất
Vận chuyển bằng đường sắt: VPT ký hợp đông vận chuyển bằng đường sắt, sử dụng tầu hành trình 44 h để vận chuyển bưu gửi chuyển phát nhanh,
VPT chỉ vận chuyển bằng đường sắt đối với những tỉnh có đường bộ đi lại khó khăn hay xảy ra thiên tai, sạt lở…như tỉnh Lào Cai chẳng hạn.
Vận chuyển bằng đường bộ: VPT sử dụng ôtô của chính công ty mình để vận chuyển đối với những chặng đường ngắn.
Đường vận chuyển quốc tế:
Đối với những bưu gửi quốc tế VPT vẫn phải nhờ qua VNPT để chuyển, do VPT chưu ký hợp đồng với các hãng bay quốc tế.
* Khâu giao nhận chuyển thư: Bưu cục đóng chuyến thư phải lập phiếu giao nhận chuyến thư cho từng bưu cục nhận túi gói trên tuyến đường thư, phiếu giao nhận được lập thành 03 liên, 01 lưu lại bưu cục, 02 giao cho hộ tống viên. Nhân viên nhận chuyến thư phải đối soát số lượng túi gói, kiểm tra chất lượng từng túi gói (vỏ bọc, niêm phong, khối lượng…). Căn cứ vào phiếu giao nhận túi gói để kiểm tổng, nếu số lượng, chất lượng túi gói không được bảo đảm: bên giao ghi rõ số lượng thừa hay thiếu lên phiếu giao nhận, bên nhận ghi số lượng thực tế đã nhận, hai bên cùng ký xác nhận, lập biên bản ghi đầy đủ hiện trạng hai bên cùng ký, báo cho bộ phận liên quan phối hợp xử lý. Hoàn thiện thủ tục giao nhận chuyến thư: ký nhận trên phiếu giao nhận túi gói trả hộ tống viên hoặc lái xe 01 liên, 01 liên lưu lại tại bưu cục nhận, kiểm tra cổ túi phát hiện lạc tuyến.
* khâu chia chọn phân phát: đây là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh, các nhân viên phát bưu gửi theo tuyến của mình phải có trách nhiệm phát bưu gửi đến tận tay người nhận. Bưu gửi chuyển phát nhanh tiến hành phát riêng, không thực hiện cùng với các dịch vụ bưu chính khác để đảm bảo đến tay người nhận nhanh nhất.