II. Biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty cổ phần xây dựng thương mại XNK.
2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu máy móc và thiết bị.
2.1 Hoàn thiện công tác đàm phàn, ký kết hợp đồng.
Để có được thành công trong những cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài, những cán bộ thực hiện nhiệm vụ này trong công ty cần phải có nhiều
thành thạo trong các phương thức đàm phán như đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua thư tín.
Hiện nay, để nâng cao hiệu quả trong việc đàm phán trực tiếp với đối tác, công ty cần phải hiểu rõ điểm yếu, điểm mạnh của họ và chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán như việc sắp xếp nhân sự và chức năng cụ thể của mỗi người trong đoàn đàm phán, hiểu rõ những nét văn hoá, tập quán thương mại của đối tác để có những chiến lược cụ thể.
Trong quá trinh đàm phán, các thành viên tham gia đàm phán cần phải có sự tương tác lẫn nhau, sự hỗ trợ cần thiết nhằm tạo nên một khối thống nhất. Tuy nhiên, ban đàm phán của Công ty vẫn chưa có được sự đoàn kết nhất trí trong quá trình đàm phán, các nhân viên đàm phán thường không hiểu hết ý của nhau nên xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn và chưa hỗ trợ nhau một cách đúng lúc và kịp thời.
Trong việc soạn thảo và ký kết hợp đồng, Công ty cần quy định rõ ràng và chặt chẽ cácđiều khoản, điều kiện trong hợp đồng nhằm tránh những khiếu nại tranh chấp xảy ra. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, tỷ giá giữa đồng Việt Nam với các đồng ngoại tệ khác không ổn định mà thời gian từ lúc soạn thảo hợp đồng với đối tác đến lúc thực hiện hợp đồng rất dài nên có thể sẽ gây bất lợi cho Công ty, do đó trong điều khoản của hợp đồng nên có những điều kiện về sự biến động của tỷ giá hối đoái nhằm hạn chế rủi ro cho công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.2 Hoàn thiện công tác làm tục Hải quan.
Trong thời gian qua, Việt Nam đã không ngừng cố gắng cải cách những thủ tục hành chính theo hướng gọn nhẹ và có hiệu quả, trong đó có thủ tục hành chính của Hải quan. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều trở ngại đối với những doanh nghiệp trong việc thông quan hàng hoá. Do đó, để chủ động trong việc thông quan hàng hoá nhập khẩu, Công ty cần chuẩn bị kỹ những
giấy tờ cần thiết như: hợp đồng ngoại thương, giấy phép nhập khẩu, giấy phép kinh doanh, tờ khai Hải quan theo mã hàng nhập khẩu… để xuất trình ngay khi có yêu cầu để việc thông quan hàng hoá diễn ra nhanh chóng.
Trong thời gian tới, Công ty cần triển khai việc áp dụng thông quan điện tử giúp giảm thời gian và chi phí. Công ty chỉ cần nạp dữ liệu của tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu vào phần mềm được cài đặt tại trụ sở của mình sau đó chuyển đến cơ quan Hải quan qua hệ thống mạng. Khi đến nộp hồ sơ chính thức, các dữ liệu đã có sẵn trong hệ thống máy móc của cơ quan Hải quan, chính sách mặt hàng và chính sách thuế áp dụng cho lô hàng đó hầu như đã được định trước, công ty không mất thời gian chờ đợi. Với hình thức này, thời gian làm thủ tục hải quan giảm đáng kể cả ở khâu đăng ký và thanh khoản; mặt khác sẽ giảm thiểu thời gian đi lại, chi phí của công ty khi làm thủ tục.
2.3 Hoàn thiện khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
• Về việc lên kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Xây dựng kế hoạch thực hiện hợp đồng giúp Công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra trên cơ sở những thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu thị trường. Việc xây dựng các kế hoạch này, giúp Công ty hạn chế được những rủi ro, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, Công ty cần làm những việc sau:
- Phân tích, đánh giá về tình hình thị trường máy móc thiết bị, về nguồn hàng, nguồn cung, cầu trên thị trường cùng với những bảng báo giá về máy móc thiết bị cần nhập khẩu ở các thị trường.
- Dự đoán trước các yếu tố như doanh thu, điểm hoà vốn, chi phí, lãi dự tính, tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu, đánh giá rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện hoạt động nhập khẩu.
• Việc kiểm soát quá trình nhập khẩu:
Trong khâu này, Công ty cần làm những công việc sau:
- Kiểm tra và đôn đốc các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng.
- Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng theo các bước: thuê tàu, mua bảo hiểm, vận chuyển, thanh toán tiền hàng…
- Quản lý trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.
- Thường xuyên báo cáo về tiến độ làm việc trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
• Về việc mua bảo hiểm cho hàng hoá:
Do máy móc thiết bị xây dựng là những mặt hàng cồng kềnh, nên trong quá trình vận chuyển rất dễ xảy ra những va đập gây hỏng hóc máy móc thiết bị nên Công ty nên mua bảo hiểm cho máy móc thiết bị khi chọn điều kiện giao hàng mà không có điều kiện về bảo hiểm.
• Về phương thức thanh toán:
Hiện nay Công ty chỉ sử dụng phương pháp thanh toán tín dụng chứng tù là chủ yếu, vì vậy công ty cần áp dụng nhiều phương pháp thanh toán tiền hàng với đối tác nhiều hơn nữa để phân bổ những rủi ro ví dụ như áp dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền đối với những đối tác quen.
• Về việc giảm chi phí thực hiện hợp đồng:
Chi phí trong hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị là nhân tố cấu thành nên giá thành hàng hóa và từ đó quyết định đến giá bán, lợi nhuận mà
doanh nghiệp thu được. Do vậy, giảm chi phí trong việc thực hiện hợp đồng là điều tất yếu để tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Các giải pháp giảm chi phí nhập khẩu là:
- Thực hiện tốt các khâu trong hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị, đặc biệt là khâu kiểm tra hàng hóa nhằm phát hiện ra những hàng hoá kém chất lượng, hỏng hóc khi vận chuyển. Trong các hợp đồng nhập khẩu cần có các điều khoản quy định rõ chất lượng hàng hóa. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần nắm vững lịch hàng đến cảng, sắp xếp việc dỡ hàng, vận chuyển hàng hoá sao cho hợp lý nhất để giảm chi phí lưu kho, tận dụng được các điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng ra khỏi tàu.
- Cần nâng cao ý thức tiết kiệm của cán bộ công nhân viên liên quan đến hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị và có một số biện pháp xử phạt nếu có hành vi vi phạm.
- Có cơ chế giám sát và giám sát chặt chẽ việc sử dụng vốn, không để xảy ra rủi ro, thua lỗ hoặc mất vốn để đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả