Thời gian để thực hiện một dự án là rất dài và thường có nguồn vốn lớn, do đó cần phải phân loại các công việc trong dự án theo từng giai đoạn để có kế hoạch thực hiện, kế hoạch huy động nguồn lực cho dự án và dễ dàng hơn trong công tác quản lý dự án.
• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
- Công tác lập dự án đầu tư :
Như chúng ta đã biết, để đảm bảo cho mọi công cuộc đầu tư được tiến hành thuận lợi, đạt được mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả cao thì trước khi thực hiện dự án, cần phải làm tốt công việc chuẩn bị, đó là việc xem xét tính toán toàn diện các khía cạnh, thị trường, kinh tế tài chính, môi trường xã hội…có liên quan đến quá trình đầu tư; đồng thời phải dự đoán được các yếu tố bất định có ảnh hưởng đến kết quả của công cuộc đầu tư. Mọi việc xem xét, tính toán, chuẩn bị này được thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tư. Có thể nói, dự án đầu tư là kim chỉ nam, là cơ sở vững chắc cho việc thực hiện các công cuộc đầu tư đạt hiệu quả kinh tế - xã hội mong muốn.
Do đó, ở giai đoạn này, ngoài việc lựa chọn nhà tư vấn lập dự án đầu tư có đủ năng lực tài chính, năng lực chuyên môn và kinh nghiêm trong công tác tư vấn lập những dự án tương tự thì cần quan tâm đúng mức đến việc tổ chức thẩm định dự án. Bởi lẽ, công tác thẩm định dự án nhằm lựa chọn được dự án có tính khả thi cao, đánh giá khả năng thực hiện của dự án. Một dự án có hiệu quả cao nhưng cần phải có khả năng thực hiện, nếu không dự án sẽ bị thất bại. Bên cạnh việc chọn nhà tư vấn và quan tâm đến công tác thẩm định dự án, cần đưa ra các điều kiện, điều khoản ràng buộc trong hợp đồng khi ký kết giữa chủ đầu tư với bên tư vấn nhằm gắn trách nhiệm của tổ chức tư vấn lập dự án với sản phẩm tư vấn của mình.
“Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hoá những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện công việc đó”. Việc lập kế hoạch dự án có vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý dự án; đó là cơ sở để tuyển dụng đào tạo nhân lực, tổng quyết toán ngân sách toàn bộ dự án cũng như từng công việc,…
Việc lập kế hoạch dự án không phải là đơn giản, đòi hỏi người lập ra kế hoạch phải có trình độ quản lý, có kinh nghiêm trong công tác quản lý dự án, đặc biệt là các dự án có tính chất tương tự và nắm rõ các quy định, văn bản có liên quan đến quản lý đầu tư, quản lý xây dựng. Do đó rất cần sự quan tâm đúng mức.
Việc lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực.
• Giai đoạn thực hiện đầu tư.
- Giải phóng mặt bằng:
Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng của dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai đã diễn ra đúng kế hoạch và không có khó khăn nào. Có được điều đó là vì khu vực xây dựng nằm trên lô F9, F10 đã được quy hoạch, đền bù, giải phóng và san lấp hoàn chỉnh.
Ngoài ra do được sự quan tâm của UBND tỉnh Lào Cai bằng công văn số 04/TBUB ngày 16/02/2004 tạo điều kiện và ưu tiên quy hoạch quỹ đất cấp cho dự án; các chính sách ưu đãi thu hút đầu tư nên các thủ tục liên quan đã được giải quyết nhanh chóng.
Để phát huy công tác giải phóng mặt bằng tốt hơn trong các dự án sắp tới của mình, công ty cần nắm rõ các văn bản pháp luật về đất đai, giá đất của bộ tài chính; các chính sách ưu đãi đầu tư tại nơi dự án sẽ triển khai…
Để nâng cao khả năng tổ chức đấu thầu cần có những biện pháp sau:
+ Nắm vững các văn bản, nghị định pháp luật của nhà nước về quy chế đấu thầu và quản lý đấu thầu.
+ Có những khoá học nhằm nâng cao trình độ về tổ chức đấu thầu cho các cán bộ tham gia quản lý dự án.
+ Thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về các nhà thầu dự thầu. + Hồ sơ mời thầu phải được soạn thảo bởi các tổ chức có đủ năng lực
- Giám sát thi công:
Kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo các mặt về thời gian, chi phí, chất lượng… của dự án. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra, giám sát thi công:
+ Tổ chức các khoá học về giám sát công trình, giám sát tư vấn. + Thường xuyên kiểm tra, giám sát trong quá trình thi công.
+ Thực hiện chặt chẽ quy trình kiểm tra, giám sát thi công, từ khâu kiểm tra vật tư thiết bị đưa vào công trình đến khối lượng thi công, và chất lượng từng hạng mục công trình, toàn bộ công trình.
+ Có các biện pháp xử lý nghiêm đối với các vi phạm của đơn vị thi công công trình.